Innhold

Produktkatalog
Opprettelse av en ny leverandør
Opprettelse av et nytt element
Import av en prisliste
Innstillinger for hele selskapet
Innstillinger per avdeling
Handyman Mobile - Generelt
Handyman Mobile - Automatiske tilkoblinger
Opprettelse av brukere
Saksbehandler
Mobile brukere
Sjekklister
Lønnsarter
Ordrekategorier
Grupper for ansatte
Faggruppe
Lønnsartgruppe
E-post avsender

 

Dette dokumentet er ment som en enkel brukermanual for å hjelpe deg i gang på en enkel måte. Dokumentet supplerer produktets dokumentasjon og opplæring gitt av Handyman-konsulenter.

Formålet med dokumentet er å oppsummere de viktigste trinnene i grunnkonfigurasjonen og å anbefale en rekkefølge for de individuelle konfigurasjonene.

Oppsett av komplekse systemer krever en mer sofistikert konfigurasjon. En Handyman-konsulent er glad for å hjelpe med dette.

 

Handyman-systemet består hovedsakelig av 3 komponenter.

• Handyman Office – arbeidsplassen for planleggere og service/prosjektledere.
• Handyman Mobile – appen for serviceteknikeren.
• Handyman Connect – kundeportal for deres kunder.

For å bruke denne hurtigstartguiden trenger du en Handyman Office-bruker med systemansvarlig rettigheter.

 

Referanse til elementer i Handyman-brukergrensesnittet vises på denne måten:

 

Produktkatalog

En viktig del av Handyman er å registrere forbruket av materiell/varer på ordre.  
I Handyman brukes begrepene produkt og materiell om hverandre.

 

Alle varer tilhører én leverandør, med unntak av diverse varer. For å kunne registrere forbruk av materiell, må det derfor opprettes minst én leverandør. Varene blir deretter registrert i leverandørens prisliste. Samme vare kan finnes i flere prislister, for eksempel til ulike priser fra ulike leverandører.

 

Lagerstyring med lagerbeholdning og telling er ikke beskrevet i dette dokumentet.

Opprett en ny leverandør

Logistikk - Leverandør - Ny

Skriv inn leverandørens nummer og navn.

Senere blir leverandøren tilgjengelig for den enkelte ansatte via faggruppene.

 

Opprett en ny vare

Logistikk – Leverandør – Prisliste – Prislisteelementer - Ny

Fyll ut minst de merkede obligatoriske feltene for hvert element.

 

Importer en prisliste

Logistikk – Importer prisliste

Du kan bruke en CSV-fil for å importere en prisliste med kostnader og kundepriser. For å gjøre dette, følg instruksjonene i Handyman Office hjelp: Importere en CSV-prisliste

 

Innstillinger for hele selskapet

Konfigurasjon - Selskap - Selskap

Her legger du inn de viktigste dataene for selskapet ditt. Disse dataene er hovedsakelig nødvendig for selskapsinformasjonen i Handyman standardrapporter.

Innstillinger per avdeling

Større serviceorganisasjoner er ofte delt inn i ulike fagområder, regioner, ekspertområder, osv. Slike strukturer kan opprettes i Handyman via avdelinger.

Som standard har Handyman alltid 1 avdeling. Dette er tilstrekkelig for enkle serviceorganisasjoner.

 

Med flere avdelinger er det mulig å:

• Skrive ut forskjellige firma-informasjon i rapporten (for eksempel adressen til avdelingen)
• Avdelingsspesifikke innstillinger for automatisk rapportgenerering
• Begrense tilgang til:
  • Ordrer
  • Ordrekategorier
  • Diverse grunndata i service-modulen (serviceskjemaer, kontrakttyper, utstyrstyper, etc.)
• Avdelingsspesifikk navngiving av enkeltfelt i Handyman (terminologi)
• Bruk av ulike konfigurasjoner av Handyman i ulike avdelinger (f.eks. for opprettelse av nye ordre i Handyman Mobile eller automatisk synkronisering)

Bruk av flere avdelinger gjør det mulig å ha tilpassede rutiner for arbeidsflyt og dokumentasjonskrav for ulike områder av selskapet. Samtidig øker kompleksiteten noe. Vi anbefaler derfor å bruke flere avdelinger bare hvis det kommer naturlig, og å skille dette adskilt.

Handyman gir mulighet for en rekke konfigurasjonsalternativer for avdelinger. De følgende kapitlene peker på de viktigste og viser en typisk konfigurasjon.

 

Handyman Mobile - Generelt

Konfigurasjon - Avdeling: Rediger - Innstillinger - Handyman Mobile

De ovennevnte innstillingene er de mest vanlige å starte med.

 

Handyman Mobile - Automatiske tilkoblinger

Konfigurasjon - Avdeling: Rediger - Innstillinger - Automatiske tilkoblinger

Handyman Mobile-appen fungerer uten direkte tilkobling til kontoret, slik at serviceteknikeren alltid kan registrere arbeidet sitt så snart ønsket, selv uten mobildekning. Disse innstillingene sikrer at data sendes så raskt som mulig til kontoret, der det er naturlig i en normal arbeidsflyt.

 

Opprett brukere

Konfigurasjon - Bruker: Ny

Saksbehandler

Skriv inn minst disse verdiene for ansatt:

• Navn
• Bruker-ID: Brukes for å logge på Handyman Office
• Ansatt-nummer
• Avdeling

For å bruke Handyman Office må brukeren tildeles en lisens for Handyman Office og en rolle som tilsvarer funksjonen.

 

Mobile brukere

For den nye serviceteknikeren, skriv inn minst disse verdiene:

• Navn
• Ansattnr.
• Avdeling

For å bruke Handyman Mobile må det tildeles en lisens til brukeren.

Konfigurasjonen av gruppene for de ansatte gjøres senere.

 

Sjekklister

Sjekklister brukes til dokumentasjon, som en del av en praktisk utførelse av en ordre i Handyman, f.eks. for å fullføre testrapporter, måleprotokoller, vedlikeholdssjekklister, endelige kontroller, osv.

 

Hjelp til å opprette dine egne sjekklister beskrives og vises nedenfor. En mer detaljert beskrivelse finnes her Sjekklister – Handyman Support (gsgroup.no) .

1. Lage ny sjekkliste.

Konfigurasjon - Sjekkliste: Ny

1. Hvordan legge til nye sjekklistepunkter i en ny sjekkliste
   1. I øvre venstre hjørne, velg ikonet for Ny Sjekkliste
   2. Velg type sjekklistepunkt i nedtrekksmenyen til høyre, dette vil igjen bestemme svaralternativene og opsjoner som vil bli tilgjengelige i Handyman Mobile.
   3. Skriv inn beskrivelsen du vil vise på sjekklistepunktet. Dette er hva Handyman Mobile brukere vil se når de går gjennom sjekklisten.
   4. Under Definisjon, velg de reglene du ønsker å bruke når brukerne registrerer og gjennomfører en sjekkliste.
2. Bruk Gruppe fliken for å legge til hvilke grupper som skal ha tilgang til sjekklisten.
3. Når sjekklisten er ferdig laget, avslutt og lagre med å trykke på OK-knappen.

Lønnsarter

Lønnsarter brukes til å registrere timeforbruk og andre kostnader som utføres av ansatte. Typiske eksempler er lønnsarter for vanlig lønn, reisetid, kilometergodtgjørelse, men kan også være registrering av ikke-fakturerbar tid, fravær eller ferie.

 

Konfigurasjon - Lønnsart: Ny

En typisk lønnsart for registrering av timeforbruk har følgende konfigurasjon:

• Lønnsart nummer
• Beskrivelse
• Enhet: Timer
• Type tid: Normaltid
• Registering av tid (som inneholder registering av starttidspunkt og slutt tidspunkt der det er påkrevet)

Handyman Mobile kan også bruke en tidtaker for å registrere tid som et alternativ til manuell registrering. For at denne lønnsarten skal kunne brukes på den måten, velger du dette her:

Alternativet "Justering er tillatt" lar brukere justere slutttiden som ble registrert automatisk av tidtakerfunksjonen.

Ordrekategorier

Ordrekategorier brukes til å skille mellom ulike typer ordre/oppgaver som selskapet ditt utfører. I Handyman kan kategoriene brukes til å bestemme regler for planlegging, gjennomføring og krav til dokumentasjon. Dette betyr at ønsket kvalitet automatisk oppnås i utførelsen av ordrene.

Blant annet kan du bestemme:

• Mulighet til å velge om kundesignatur er påkrevet for en spesifikk ordrekategori.
• Bestemme hvilke sjekklister som automatisk skal følge med når en ny ordre skapes.
• Krav til kompetanse kan også angis
• Begrense hvilke lønnsarter som kan benyttes
• Hvor lenge før planlagt start ordren vises for serviceteknikeren i Handyman Mobile

Den vanligste konfigurasjonen for ordrekategorier er beskrevet nedenfor:

 

Konfigurasjon - Kategori - Ordrekategori: Ny

For den nye serviceteknikeren angir du minst disse verdiene:

• Navn og nummer på en kategori.
• Mulighet til å bestemme om en ordrekategori skal være tilgjengelig for spesifikke avdelinger.
• Ikke tilgjengelige for å skape nye ordre på Handyman Mobile.
• Sette en ordrekategori som standard når en ny ordre skapes.

 

Under fanen "Standard sjekklister" angir du hvilke sjekklister du vil at Handyman automatisk skal legge til når en ordre opprettes med denne ordrekategorien. Nye ordre vil automatisk motta alle nødvendige sjekklister som kreves for den forespurte dokumentasjonen.

Grupper for ansatte

Grupper brukes til å bestemme hvilke ansatte som har tilgang til hvilke grunnleggende data. Handyman leveres som standard med 1 faggruppe og 1 lønnsartgruppe.

Flere grupper kan opprettes for å gi hver enkelt ansatt mer relevante grunnleggende data.

For hver gruppe definerer du hvilke ansatte som er medlemmer og hvilke grunnleggende data som er tilgjengelige. En ansatt kan være medlem av flere grupper.

 

Konfigurasjon - Gruppe - Ny

Faggruppe

I en faggruppe blir det blant annet bestemt hvilke prislister og sjekklister som skal være tilgjengelige for medlemmene i gruppen.

 

Velg Faggruppe, gi den et navn og eventuelt en beskrivelse.

Når gruppen er opprettet, velges prisliste/sjekklister og ansatte fra høyre side og "dras" over til venstre side. Du kan også bruke pilene i midten av bildet.

Lønnsartsgruppe

Lønnsartgrupper bestemmer hvilke lønnsarter hver enkelt ansatt kan bruke.

Velg Lønnsartgruppe, gi den et navn og eventuelt en beskrivelse

Når gruppen er opprettet, velges lønnsarter og ansatte fra høyre side og "dras" over til venstre side.

Send e-post:

Hvis du vil sende rapporter og meldinger til ansatte og kunder via e-post fra Handyman, må en e-postserver defineres.

Dette gjøres her: System - Innstillinger - E-post
E-postkontoen må være uten to-faktor-autentisering.

E-post fra Handyman Mobile sendes via mobilens standard e-postoppsett eller en annen konfigurert e-postserver i Handyman Mobile.