Kontrakt
Under "Kontrakt" administrerer du kontraktene dine og forretningsvilkår og andre juridiske og kommersielle regler og betingelser innenfor den valgfrie modulen Service Management. Du finner funksjoner for signering, fornyelse, oppsigelse, tildeling og indeksbasert prisjustering for kontraktene dine, og du kan opprette hele settet med dokumenter. Kontraktene refererer alltid til utstyr og installasjonssteder. Hvis kontrakten også inkluderer vedlikehold, dannes en vedlikeholdsplan via serviceskjemaene.
Kontrakttype
En "Kontrakttype" er en mal som brukes til å opprette nye kontrakter. Definer for eksempel om kontrakten skal være tilgjengelig for service- og/eller reparasjonsordrer, kontraktsvarighet, type og tidspunkt for fornyelse, og regler for fakturering. Du kan også definere dine egne standardtekster for kontraktdokumenter, som for eksempel generelle vilkår og betingelser.
Samsvarserklæring
Samsvarserklæringen er en spesialrapport. Den brukes for å bekrefte at arbeidet er i samsvar med visse standarder og lovpålagte krav. For øyeblikket brukes den bare for elektriske installasjoner i Norge.
Lønnsart
Lønnsarter brukes til å registrere kostnader og aktiviteter utført av ressurser. Til forskjell fra materiellforbruk er de ikke fysisk håndgripelige og blir ikke lagret. Typiske eksempler på lønnsarter er arbeidstid, reisetid, kilometer, reisegodtgjørelser eller reisekostnader, men også uproduktiv tid som sykdom, ferie eller opplæring.
Utstyr
I den valgfrie modulen for servicehåndtering utføres tjenester som installasjon, reparasjon og vedlikehold på utstyr. Eksempler på utstyr er klimaanlegg, skyvedører, varmesystemer eller anleggsmaskiner. Noen kunder kan referere til utstyr ved å bruke begreper som "servicepunkt" eller "anlegg". Utstyr kan organiseres i en hierarki/trestruktur. Forskjellige detaljer kan registreres for utstyr, for eksempel serienummer, navn, installasjonsdato, status eller garantidata.
Type utstyr
Utstyrstyper er maler for forenklet opprettelse av nytt utstyr. I den hierarkiske visningen kan du opprette nytt utstyr ved å dra en utstyrstype til ønsket posisjon i trestrukturen.
Ledig ordre
En ledig ordre er ikke permanent tildelt en eller flere deltakere, men tilbys til en gruppe ansatte for henting. Bare én ansatt kan aktivere den ledige ordren i Handyman Mobile
og blir dermed en deltaker i ordren. Aktivering krever synkronisering. En ledig ordre som ikke er
aktivert er skrivebeskyttet i Handyman Mobile. Ledige ordre kan bare brukes med Handyman Mobile.
Inndeling
Inndelingslinjer er ekstra dimensjoner for oppføringer i en ordre. Det er tre nivåer av inndelinger. Terminologien kan tilpasses for selskapet, for avdelingen eller for ordren (kun via XML-
Ordre import). De tre dimensjonene kan brukes uavhengig av hverandre, eller avhengig av hverandre: i dette tilfellet avhenger valget for inndeling 2 av valget brukeren har gjort for inndeling 1. Valgene kan defineres for ordrekategorien og for den enkelte ordren. Det er også mulig å gjøre inndata for oppføringer i ordren obligatorisk. Disse reglene kan overstyres i konfigurasjonen av den enkelte lønnsart. Inndelinger kan også brukes til å bestemme priser ved fakturering.
På grunn av den store fleksibiliteten kan Inndelinger brukes på svært forskjellige måter. En typisk anvendelse er spesifikasjon av kostnadssteder eller tilbudsartikler ved bokføring av timer og materiell. Generelt brukes Inndelinger når brukeren trenger tilleggsinformasjon for en individuell oppføring.
Intern ordre
Internordrer brukes for å dokumentere interne selskapsaktiviteter som ikke er relatert til en kundeordre. I kombinasjon med et ressursplanleggingssystem kan internordrer brukes til å belaste kostnadssteder med ikke-produktive utgifter. Internordrer har i utgangspunktet samme funksjonalitet som normale ordrer. Bruken deres styres av egne konfigurasjonsinnstillinger.
Hoveddeltaker
Det er en hoveddeltaker per ordre. I Handyman Mobile kan bare han få signaturen til kunden. Generelt sett er hoveddeltakeren den siste deltakeren som fullfører arbeidet på ordren.
Saksbehandler
"Saksbehandler - Avdeling" er en brukerrettighet i Handyman Office. Rettigheten tildeles via
Konfigurasjon - Brukere. Avdelingssaksbehandler har rettighetene til saksbehandler, men bare for en enkelt avdeling.
Saksbehandler
Saksbehandler er en brukerrettighet i Handyman Office. Rettigheten tildeles via Konfigurasjon - Brukere. Saksbehandler er plassert i hierarkiet mellom avdelingssaksbehandler og systemansvarlig. I tillegg refererer "Saksbehandler" til den ansatte som er ansvarlig for en jobb i Handyman Office.
Deltakere
Ressurser som deltar i en jobb: Hoveddeltakere og andre deltakere.
Planlagt mengde
En del av det valgfrie Service Management-modulen er evnen til å legge inn en planlagt mengde i kontoret/ERP for individuelle elementer. I Handyman Mobile kan ordren bare fullføres hvis den faktiske mengden som brukes for elementet blir registrert. Bare på dette tidspunktet skjer materiellforbruk og eventuelt en lagerbevegelse. For å kunne bruke denne funksjonen, fyll bare inn feltet for planlagt mengde på kontoret, men ikke feltet for bruk mengde.
Prisindeks
Prisindekser er statistiske data som brukes til å øke prisen i Handyman i henhold til indeksen.
Tilbud
I Handyman finnes det to typer Tilbud:
- Tilbud for kontrakter fra Service Management-modulen. Når tilbudet er akseptert og
og signert, blir det en kontrakt. - Tilbud for kontrakter. Når tilbudet er akseptert av kunden, blir det en kontrakt.
Registrering
Innføring på linjenivå i en ordre: tidsregistrering, materiellregistrering, ordrebeskrivelser,
sjekklister, vedlegg
Ressurs
Ansatte eller varer som trengs for utførelsen av en ordre. Ressurser planlegges ved hjelp av den valgfrie Ressursplanleggeren. Ressurser opprettes som ansatte, men krever ikke en lisens.
Serviceskjema
Serviceskjema beskriver arbeidet som skal utføres av en servicetekniker under vanlig service og frekvensen for gjentakelse av dette arbeidet. Som regel tilordnes de til utstyr eller installasjonssted ved hjelp av en kontrakt. De bestemmer årlige vedlikeholdsavgifter for kontrakten. Serviceskjema kan brukes til å legge til (planlagt) materiell i en serviceordre.
Servicenivå
Med servicenivåer definerer du når, hvor raskt og til hvilken pris en service utføres. For eksempel kan du spesifisere tidspunktene på dagen tjenesten blir utført, om den også blir utført på helligdager og helger, varigheten av utrykningstiden og avgiften.
Enkel integrasjon
Dette er en type integrasjon med systemet for ressursplanlegging. Det er satt via Handyman
Kontrollsenter. Innstillingen bør bare gjøres én gang under den initielle konfigurasjonen av systemet.
konfigurasjonen av systemet.
Hvis denne innstillingen er aktivert, vil det ikke være noen automatisk eksport fra Handyman til ERP-systemet.
økonomisystemet vil finne sted. Alle posisjoner fra Handyman Mobile overføres til Handyman Office. Først må de godkjennes. Deretter kan brukeren starte eksporten av godkjente elementer for valgte ordre.
Installasjonssted
Innenfor det valgfrie modulen for Service Management, betyr "Installasjonssted" stedet der et utstyr er plassert. Hvert utstyr tilhører nøyaktig ett installasjonssted. Installasjonssteder brukes også til å opprette den hierarkiske strukturen. Et installasjonssted kan ha et hvilket som helst antall installasjonssteder og utstyr under seg i trellestruktur. Imidlertid kan ikke et installasjonssted være direkte under et objekt.
Installasjonssteder har i stor grad de samme egenskapene som utstyr. Du kan bruke systemet for servicehåndtering uten utstyr, men kun med installasjonssteder. Den avgjørende forskjellen mellom et installasjonssted og utstyr er at bare utstyret har en adresse. Det kan være mye utstyr fra forskjellige kunder på samme installasjonssted.
Systemansvarlig
Høyeste autorisasjonsnivå for en ansatt i Handyman Office. Rettigheten tildeles via Konfigurasjon - Bruker. Systemansvarlig kan lage og endre alle innstillinger i Handyman Office. En begrensning via brukerprofiler og brukerkonfigurasjon er mulig, men kan fjernes av systemansvarlig.
Oppgave
Gjelder bare for valgfri modul for ressursplanlegging. En oppgave er en avtale for en ressurs for
en ordre. For samme ressurs kan det opprettes forskjellige oppgaver innen samme ordre.
Terminologi
Som regel har feltene i Handyman en fast betegnelse. For individuelle felt kan imidlertid betegnelsen tilpasses brukerens individuelle ønsker. Dette gjøres via terminologien. Terminologien kan defineres per avdeling. Terminologien for avdelingen blir overskrevet av terminologien som er definert for hele selskapet. Definer først terminologien for hele selskapet. Deretter definer variasjoner per avdeling.
Individuelle innstillinger for terminologien kan føre til at individuelle felt har forskjellige etiketter i systemet ditt enn i produktdokumentasjonen.