Denne artikkelen forklarer hvordan du forbereder dataene dine ved hjelp av kundeimportarket, slik at dataene dine er riktig strukturert i Handyman fra dag én. Hvis du heller vil ha dette satt opp for deg, kan vårt konsulentteam hjelpe — men denne guiden dekker det du trenger å vite for å gjøre det selv.
Merk: Dette arket skal kun brukes for data som ikke skal synkroniseres fra et eksternt system. Hvis du bruker en integrasjon som automatisk sender data til Handyman (f.eks. kunder, ansatte eller prosjekter fra et eksternt system), må du ikke fylle inn disse dataene her — de vil bli importert gjennom integrasjonen når den er aktiv. Bruk dette arket kun for datapunkter som ikke dekkes av en integrasjon.
Hvilke faner trenger du?
Filen inneholder totalt 34 faner, men du trenger ikke alle. Hvilke faner som er relevante avhenger av modulene dine:
| Modul | Relevante data |
|---|---|
| Kontor / Mobil | Kunder, Grossister og Varer, Ansatte, Lønnskoder |
| Service Light | Utstyrskategorier, Utstyrstyper, Steder, Utstyr, Reparasjonsårsaker |
| Service Full | Service Skjemaer, Servicetasker, Kontrakttyper, Kontrakter |
Slett alle faner som ikke gjelder for modulene dine eller integrasjonsoppsettet ditt før du begynner å fylle inn data.
Før du begynner
- Lag en kopi av regnearket før du legger inn noen data.
- Fjern arksikring på fanene du skal fylle ut.
- Slett faner som ikke er relevante for oppsettet ditt — filen inneholder flere faner enn det de fleste kunder trenger.
- Alle felt merket med oransje er obligatoriske.
- Hvert ark inkluderer en instruksjonsrad rett under kolonneoverskriftene som forklarer nøyaktig hva hvert felt forventer. Sjekk alltid denne raden før du fyller inn en kolonne du er usikker på.
Få hierarkiet riktig først
Før du fyller inn noen data, er det verdt å planlegge strukturen på papir. Dette er det aller viktigste steget for å sikre at Handyman skalerer godt når du legger til mer data over tid.
Handymans kjerneoppbygging fungerer slik:
- Kunde – selskapet eller personen dataene tilhører.
- Sted – en fysisk lokasjon. Et sted kan ha et overordnet sted, noe som lar deg bygge strukturer som et hovedsted med flere underliggende lokasjoner.
- Utstyr – tilhører alltid et sted. Et sted kan ha ett eller flere utstyr.
Hvis du har data som hører sammen (f.eks. flere lokasjoner under ett hovedsted, eller flere kontakter og adresser under en kunde), bestem på forhånd hva toppnivåposten er og hva som skal ligge under den. Å få dette riktig fra starten unngår at du må omstrukturere alt senere.
Opprette organisasjonen din
- Avdelinger – trenger kun Avdelings-ID og Navn.
- Ansatte – Ansatt-ID er det som kobler dem til andre steder i arket (f.eks. som Ansvarlig eller Teknisk personell). Hvis dine ansatte synkroniseres fra et annet system, bruk samme ID som i det systemet.
- Grupper – brukes for å styre tilgang til f.eks. prisbøker, sjekklister eller lønnskoder. Kun relevant hvis du trenger å kontrollere hvem som har tilgang til hva.
Kategorier
Kategorier brukes gjennom hele arket for å merke og gruppere ulike typer data — for eksempel Steder, Utstyr, Lønnskoder eller Grossister. Hver kategori har en Type, som forteller Handyman hva den brukes til. Instruksjonsraden i kategorifanen viser alle tilgjengelige typer — sjekk denne for å finne riktig type for det du setter opp. En kategori-ID må være unik innenfor sin egen type.
Kunder
Fyll inn et unikt kundenummer, navn og om kunden er et firma eller en fysisk person. Hvis en kunde har mer enn én adresse eller kontaktperson, bruk de separate fanene for Kundeadresser og Kundekontakter og referer dem tilbake til riktig kundenummer — dette er det samme 1-til-mange-prinsippet som med Steder og Utstyr.
Steder
For hvert sted fyller du inn:
- Steds-ID og navn
- Overordnet steds-ID — la stå tomt hvis dette er en toppnivålokasjon; ellers referer til overordnet steds-ID
- Status, kategori, kundenummer og fullstendige adresseopplysninger — disse er obligatoriske
- Andre felt (ansvarlig ansatt, reiseavstand, siste service-dato osv.) kan fylles ut hvis informasjonen er tilgjengelig
Utstyr
For hvert utstyr fyller du inn:
- Utstyrs-ID og navn
- Overordnet sted — hvert utstyr må tilhøre et sted
- Status og installasjonsdato
- Utstyrstype og utstyrskategori, hvis brukt
- Serienummer
- Kundenummer — nødvendig for å holde Kunde → Sted → Utstyr-hierarkiet korrekt
- Andre felt (ansvarlig ansatt, siste service-dato osv.) hvis relevant for ditt oppsett
Andre dataområder
Arket inkluderer også faner for ting som lønnskoder, priser og materialer, sjekklister og service skjemaer. Disse er mer spesialiserte og avhenger vanligvis av hvilke moduler og lisenser selskapet ditt bruker. Hvis disse er relevante for ditt oppsett, anbefaler vi å involvere vårt konsulentteam eller ta kontakt for veiledning om den spesifikke fanen.
Trenger du hjelp?
Vårt konsulentteam kan hjelpe med strukturering og import av dataene dine. Ta kontakt med prosjektlederen din eller send en e-post til consulting@gsgroup.no for å få et estimat på arbeidet som skal gjøres.
Last ned datasettet på ditt foretrukne språk nedenfor