Inhalt

Product catalog
Creating a new supplier
Creating a new item
Importing a price list
Settings for the entire company
Settings per department
Handyman Mobile - General
Handyman Mobile - Automatic connections
Creating users
Official in charge
Mobile users
Checklists
Cost elements
Order categories
Groups for employees
Trade group
Cost element group
E-mail sender

 

Dieses Dokument ist als einfaches Benutzerhandbuch gedacht, das Ihnen den Einstieg erleichtert. Das Dokument ergänzt die Produktdokumentation und Schulung durch Handyman-Berater.

Ziel des Dokuments ist es, die wichtigsten Schritte der Grundkonfiguration zusammenzufassen und eine Reihenfolge für die einzelnen Konfigurationen zu empfehlen.

Der Aufbau komplexer Systeme erfordert eine anspruchsvollere Konfiguration. Ein Handwerkerberater unterstützt Sie dabei gerne.

 

Das Handyman-System besteht im Wesentlichen aus 3 Komponenten.

• Handyman Office — der Arbeitsplatz für Planer und Service/Projektmanager.
• Handyman Mobile — die App für den Servicetechniker.
• Handyman Connect — Kundenportal für Ihre Kunden.

Um diese Kurzanleitung nutzen zu können, benötigen Sie einen Handyman Office-Benutzer mit Systemadministratorrechten.

 

Verweise auf Elemente in der Handyman-Benutzeroberfläche werden folgendermaßen angezeigt:

 

Produktkatalog

Ein wichtiger Teil von Handyman ist die Erfassung des Material-/Warenverbrauchs bei Bestellungen.  
In Handyman werden die Begriffe Produkt und Material synonym verwendet.

 

Mit Ausnahme sonstiger Waren gehören alle Waren einem Lieferanten. Um Materialverbräuche erfassen zu können, muss daher mindestens 1 Lieferant angelegt werden. Die Ware wird dann in die Preisliste des Lieferanten eingetragen. Derselbe Artikel kann in mehreren Preislisten vorkommen, beispielsweise zu unterschiedlichen Preisen bei verschiedenen Lieferanten.

 

Die Lagerverwaltung mit Inventur und Zählung wird in diesem Dokument nicht beschrieben.

Einen neuen Lieferanten erstellen

Logistik - Lieferant - Neu

Geben Sie die Nummer und den Namen des Lieferanten ein.

Später wird der Lieferant über die Handelsgruppen dem einzelnen Mitarbeiter zur Verfügung gestellt.

 

Neues Objekt erstellen

Logistik – Lieferant – Preisliste – Preislistenartikel – Neu

Füllen Sie für jeden Artikel mindestens die markierten Pflichtfelder aus.

 

Eine Preisliste importieren

Logistik – Importpreisliste

Sie können eine CSV-Datei verwenden, um eine Preisliste mit Kosten- und Kundenpreisen zu importieren. Befolgen Sie dazu die Anweisungen in der Handyman Office-Hilfe: Importieren einer CSV-Preisliste

 

Einstellungen für das gesamte Unternehmen

Konfiguration - Firma - Firma

Hier geben Sie die wichtigsten Daten für Ihr Unternehmen ein. Diese Daten werden hauptsächlich für die Unternehmensinformationen in den Standardberichten von Handyman benötigt.

Einstellungen pro Abteilung

Größere Dienstleistungsorganisationen sind häufig in verschiedene Berufsfelder, Regionen, Fachgebiete usw. unterteilt. Solche Strukturen können in Handyman über Abteilungen erstellt werden.

Standardmäßig hat Handyman immer 1 Abteilung. Dies ist für einfache Service-Organisationen hinreichend.

 

Mit mehreren Abteilungen ist es möglich:

• Drucken Sie verschiedene Unternehmensinformationen im Bericht aus (z. B. die Adresse der Abteilung)
• Abteilungsspezifische Einstellungen für die automatische Berichtserstellung
• Beschränken Sie den Zugriff auf:
  • Bestellungen
  • Kategorien bestellen
  • Verschiedene Basisdaten im Servicemodul (Serviceformulare, Vertragsarten, Ausrüstungstypen usw.)
• Abteilungsspezifische Benennung einzelner Felder in Handyman (Terminologie)
• Verwendung verschiedener Konfigurationen von Handyman in verschiedenen Abteilungen (z. B. für die Erstellung neuer Bestellungen in Handyman Mobile oder automatische Synchronisation)

Durch den Einsatz vieler Abteilungen sind angepasste Routinen für Arbeitsabläufe und Dokumentationsanforderungen für unterschiedliche Unternehmensbereiche möglich. Gleichzeitig nimmt die Komplexität etwas zu. Wir empfehlen daher, mehrere Abteilungen nur dann zu nutzen, wenn es selbstverständlich ist, und diese zu trennen.

Handyman ermöglicht vielfältige Konfigurationsmöglichkeiten für Abteilungen. Die folgenden Kapitel weisen auf die wichtigsten hin und zeigen eine typische Konfiguration.

 

Handyman Mobile - Allgemein

Konfiguration – Abteilung: Bearbeiten – Einstellungen – Handyman Mobile

Die oben genannten Einstellungen sind zunächst die gebräuchlichsten.

 

Handyman Mobile - Automatische Verbindungen

Konfiguration – Abteilung: Bearbeiten – Einstellungen – Automatische Verbindungen

Die Handyman Mobile-App funktioniert ohne direkte Verbindung zum Büro, so dass der Servicetechniker auch ohne Mobilfunkempfang seine Arbeit jederzeit zeitnah anmelden kann. Diese Einstellungen stellen sicher, dass die Daten so schnell wie möglich an das Büro gesendet werden, wo sie in einem normalen Arbeitsablauf natürlich verarbeitet werden.

 

Benutzer erstellen

Konfiguration – Benutzer: Neu

Verantwortlicher Beamter

Geben Sie für den Mitarbeiter mindestens diese Werte ein:

• Nome
• Benutzer-ID: Wird verwendet, um sich bei Handyman Office anzumelden
• Nummer des Mitarbeiters
• Abteilung

Um Handyman Office nutzen zu können, muss dem Benutzer eine Lizenz für Handyman Office und eine der Funktion entsprechende Rolle zugewiesen werden.

 

Nutzer von Mobilgeräten

Geben Sie für den neuen Servicetechniker mindestens diese Werte ein:

• Nome
• Mitarbeiter-Nr.
• Abteilung

Um Handyman Mobile nutzen zu können, muss dem Benutzer eine Lizenz zugewiesen werden.

Die Konfiguration der Gruppen für die Mitarbeiter erfolgt später.

 

Checklisten

Checklisten dienen der Dokumentation, im Rahmen einer praktischen Auftragsabwicklung im Handwerker, z.B. zum Ausfüllen von Prüfberichten, Messprotokollen, Wartungschecklisten, Endkontrollen etc.

 

Im Folgenden wird eine Hilfestellung zum Erstellen eigener Checklisten beschrieben und dargestellt. Eine ausführlichere Beschreibung finden Sie hier Checklisten – Handwerker-Support (gsgroup.no) .

1. Erstellen Sie eine neue Checkliste.

Konfiguration – Checkliste: Neu

1. So fügen Sie einer neuen Checkliste neue Checklistenelemente hinzu
   1. Wählen Sie in der oberen linken Ecke das Symbol Neue Checkliste
   2. Wählen Sie im Drop-down-Menü auf der rechten Seite die Art des Checklistenelements aus. Dadurch werden wiederum die Antwortoptionen und Optionen bestimmt, die in Handyman Mobile verfügbar sein werden.
   3. Geben Sie die Beschreibung ein, die Sie auf dem Checklistenelement anzeigen möchten. Dies wird Handyman Mobile-Benutzern angezeigt, wenn sie die Checkliste durchgehen.
   4. Wählen Sie unter Definition die Regeln aus, die Sie verwenden möchten, wenn sich Benutzer registrieren, und füllen Sie eine Checkliste aus.
2. Verwenden Sie die Registerkarte Gruppe, um hinzuzufügen, welche Gruppen Zugriff auf die Checkliste haben sollen.
3. Wenn die Checkliste fertig ist, beenden Sie sie und speichern Sie sie, indem Sie die OK-Taste drücken.

Kostenelemente

Mit Kostenarten werden Stundenverbräuche und andere Kosten erfasst, die von Mitarbeitern anfallen. Typische Beispiele sind Lohnarten für Normallohn, Reisezeit, Kilometer, Fahrtkostenzuschuss, können aber auch die Erfassung nicht abrechenbarer Zeit, Abwesenheit oder Urlaub sein.

 

Konfiguration - Kostenelement: Neu

Eine typische Lohnart zur Erfassung des Stundenverbrauchs hat folgenden Aufbau:

• Nummer der Gehaltsart
• Beschreibung
• Einheit: Stunden
• Art der Uhrzeit: Normalzeit
• Registrierung der Uhrzeit (die gegebenenfalls die Registrierung der Startzeit und der Endzeit enthält)

Alternativ zur manuellen Registrierung kann Handyman Mobile auch einen Timer zur Zeiterfassung nutzen. Damit diese Lohnart so verwendet werden kann, wählen Sie diese hier aus:

Mit der Option „Anpassung ist erlaubt“ können Benutzer die Endzeit anpassen, die automatisch von der Timer-Funktion aufgezeichnet wurde.

Auftragskategorien

Auftragskategorien werden verwendet, um zwischen verschiedenen Arten von Aufträgen/Aufträgen zu unterscheiden, die Ihr Unternehmen ausführt. In Handyman können anhand der Kategorien Regeln für die Planung, Umsetzung und Anforderungen an die Dokumentation ermittelt werden. Dadurch wird automatisch die gewünschte Qualität bei der Ausführung der Aufträge erreicht.

Unter anderem können Sie entscheiden:

• Option zur Auswahl, ob eine Kundensignatur für eine bestimmte Auftragskategorie erforderlich ist.
• Legen Sie fest, welche Checklisten automatisch aufgenommen werden sollen, wenn eine neue Bestellung erstellt wird.
• Kompetenzanforderungen können ebenfalls angegeben werden
• Beschränken Sie die Arten von Löhnen, die verwendet werden können
• Wie lange vor dem geplanten Start wird die Bestellung für den Servicetechniker in Handyman Mobile angezeigt

Die häufigste Konfiguration der Auftragskategorie wird im Folgenden beschrieben:

 

Konfiguration - Kategorie - Auftragskategorie: Neu

Im oberen Teil können Sie konfigurieren:

• Name und Nummer einer Kategorie.
• Möglichkeit zu entscheiden, ob eine Auftragskategorie bestimmten Abteilungen zur Verfügung stehen soll.
• Nicht verfügbar, um neue Bestellungen auf Handyman Mobile zu erstellen.
• Legen Sie eine Auftragskategorie als Standard fest, wenn eine neue Bestellung erstellt wird.

 

Unter dem Reiter „Standard-Checklisten“ legen Sie fest, welche Checklisten Handyman automatisch hinzufügen soll, wenn ein Auftrag mit dieser Auftragskategorie erstellt wird. Bei neuen Bestellungen erhalten Sie automatisch alle notwendigen Checklisten für die angeforderte Dokumentation.

Gruppen für Mitarbeiter

Mithilfe von Gruppen wird festgelegt, welche Mitarbeiter Zugriff auf welche Grunddaten haben. Handwerker wird standardmäßig mit 1 Gewerksgruppe und 1 Kostenartengruppe ausgeliefert.

Um jedem einzelnen Mitarbeiter relevantere Basisdaten zur Verfügung zu stellen, können mehrere Gruppen angelegt werden.

Für jede Gruppe legen Sie fest, welche Mitarbeiter Mitglieder sind und welche Basisdaten zur Verfügung stehen. Ein Mitarbeiter kann Mitglied mehrerer Gruppen sein.

 

Konfiguration – Gruppe – Neu

Handelsgruppe

In einer Handelsgruppe wird unter anderem entschieden, welche Preislisten und Checklisten den Mitgliedern der Gruppe zur Verfügung stehen sollen.

 

Wählen Sie die Handelsgruppe aus, geben Sie ihr einen Namen und ggf. eine Beschreibung.

Sobald die Gruppe erstellt wurde, werden Preislisten/Checklisten und Mitarbeiter auf der rechten Seite ausgewählt und auf die linke Seite „gezogen“. Sie können auch die Pfeile in der Bildmitte verwenden.

Kostenartengruppe

Kostenartengruppen legen fest, welche Lohnarten jeder einzelne Mitarbeiter nutzen kann.

Wählen Sie die Gehaltsartengruppe aus, geben Sie ihr einen Namen und ggf. eine Beschreibung

Nachdem die Gruppe erstellt wurde, werden auf der rechten Seite Lohnarten und Mitarbeiter ausgewählt und auf die linke Seite „gezogen“.

E-Mails senden

Wenn Sie von Handyman aus Berichte und Nachrichten per E-Mail an Mitarbeiter und Kunden senden möchten, muss ein E-Mail-Server definiert werden.

System – Einstellungen – E-Mail

E-Mails von Handyman Mobile werden über die Standard-E-Mail-Einrichtung des Mobiltelefons oder einen anderen konfigurierten E-Mail-Server in Handyman Mobile gesendet.