Abteilungs-Sachbearbeiter
"Abteilungs-Sachbearbeiter" ist ein Benutzer-Recht in Handyman Office. Das Recht wird vergeben über
Konfiguration - Benutzer. Der Abteilungs-Sachbearbeiter hat die Rechte des Sachbearbeiters, aber nur
ein einer einzigen Abteilung.
Angebot
- In Handyman gibt es zwei Arten von Angeboten:
Angebote für Verträge aus dem Modul Service Management. Sobald das Angebot von Kunden
akzeptiert und unterzeichnet ist wird daraus ein Vertrag. - Angebote für Aufträge. Sobald das Angebot vom Kunden akzeptiert ist, wird daraus ein Vertrag.
Aufgabe
Betrifft nur das optionale Modul Ressourcenplanung. Eine Aufgabe ist ein Termin für eine Ressource für
einen Auftrag. Für die gleiche Ressource können verschiedene Aufgaben innerhalb des gleichen Auf-
trages erstellt werden.
Einfache Integration
Hierbei handelt es sich um eine Art der Integration mit dem Warenwirtschaftssystem. Sie wird über Han-
dyman Control Center eingestellt. Die Einstellung sollte nur einmalig bei der Erst-Konfiguration des Sys-
tems vorgenommen werden.
Ist diese Einstellung aktiviert, so findet kein automatischer Export von Handyman an das Waren-
wirtschaftssystem statt. Alle Positionen aus Handyman Mobile laufen in Handyman Office auf. Dort wer-
den sie zunächst genehmigt. Anschließend kann der Benutzer den Export der genehmigten Positionen
für ausgewählte Aufträge starten.
Einteilungen
Einteilungen sind zusätzliche Dimensionen für Erfassungen in einem Auftrag. Es gibt drei Einteilungen.
Die Terminologie kann für das Unternehmen, für die Abteilung oder für den Auftrag (nur über den XML-
Auftrags-Import) angepasst werden. Die drei Dimensionen können unabhängig voneinander verwendet
werden, oder in Abhängigkeit voneinander: Dann ist die Auswahlmöglichkeit für Einteilung 2 davon
abhängig, welche Wahl der Benutzer für Einteilung 1 getroffen hat. Die Auswahlmöglichkeiten können
für die Auftragskategorie und für den einzelnen Auftrag definiert werden. Dort kann auch die Eingabe bei
Erfassungen im Auftrag verpflichtend gemacht werden. Diese Regeln können in der Konfiguration der
einzelnen Kostenart überstimmt werden. Einteilungen können auch zur Preisfindung bei der Rech-
nungsstellung eingesetzt werden.
Durch die große Flexibilität können Einteilungen in sehr unterschiedlicher Weise eingesetzt werden. Ein
typisches Einsatzgebiet ist die Angabe von Kostenstellen oder Angebotspositionen bei der Buchung von
Stunden und Material. Grundsätzlich kommen Einteilungen immer dann zum Einsatz, wenn für eine ein-
zelne Erfassung zusätzliche Angaben des Benutzers notwendig sind.
Erfassung
Eingaben auf Zeilenebene in einem Auftrag: Zeiterfassung, Materialerfassung, Auftragsbeschreibungen,
Checklisten, Anhänge
Freier Auftrag
Ein freier Auftrag ist nicht einem oder mehreren Teilnehmern fest zugeordnet, sondern wird einer Gruppe
an Mitarbeitern zum Abruf angeboten. Nur ein Mitarbeiter kann den freien Auftrag in Handyman Mobile
aktivieren und wird so Teilnehmer im Auftrag. Die Aktivierung erfordert eine Synchronisation. Ein nicht
aktivierter freier Auftrag ist in Handyman Mobile schreibgeschützt.Freie Aufträge können nur mit Han-
dyman Mobile eingesetzt werden.
Geplante Menge
Teil des optionalen Moduls Service-Management ist die Möglichkeit, im Büro für einzelne Arti-
kelpositionen eine geplante Menge zu erfassen. In Handyman Mobile kann der Auftrag nur abge-
schlossen werden, wenn für die Position die tatsächlich verwendete Menge erfasst wird. Erst in diesem
Moment findet ein Materialverbrauch und gegebenenfalls eine Lagerbewegung statt. Um mit dieser Funk-
tion zu arbeiten, darf im Büro nur das Feld geplante Anzahl ausgefüllt werden, nicht aber das Feld ver-
wendete Anzahl.
Hauptteilnehmer
Pro Auftrag gibt es einen Hauptteilnehmer. In Handyman Mobile kann nur er die Unterschrift des Kunden
einholen. Im Regelfall schließt der Hauptteilnehmer als letzter Teilnehmer seine Arbeit am Auftrag ab. Im
Regelfall steuert und koordiniert der Hauptteilnehmer die Arbeit vor Ort.
Installationsort
Innerhalb des optionalen Moduls Service Management bezeichnet „Installationsort“ den Ort, an dem sich
ein Objekt befindet. Jedes Objekt gehört zu genau einem Installationsort. Installationsorte dienen auch
der hierarchischen Gliederung. Ein Installationsort kann in der Baumstruktur beliebig viele Instal-
lationsorte und Objekte unter sich haben. Ein Installationsort kann sich aber nicht direkt unterhalb eines
Objektes befinden.
Installationsorte verfügen weitgehend über die gleichen Eigenschaften wie Objekte. Sie können das Ser-
vice-Management System auch ohne Objekte, allein mit Installationsorten nutzen. Der entscheidende
Unterschied zwischen Installationsort und Objekt ist dass nur der Installationsort über eine Adresse ver-
fügt. Am gleichen Installationsort können sich zahlreiche Objekte verschiedener Kunden befinden.
Interner Auftrag
Interne Aufträge werden verwendet, um firmeninterne Aktivitäten zu dokumentieren, die sich nicht auf
einen Kundenauftrag beziehen. Im Zusammenspiel mit einem Warenwirtschaftssystem können interne
Aufträge verwendet werden, um Kostenstellen mit nicht produktiven Aufwendungen zu belasten. Interne
Aufträge verfügen grundsätzlich über die gleiche Funktionalität wie normale Aufträge. Ihre Nutzung wird
durch eigene Konfigurationseinstellungen gesteuert.
Konformitätserklärung
Die Konformitätserklärung ist ein spezieller Report. Er wird verwendet um die Konformität der Arbeits-
ausführung mit bestimmten Normen und gesetzlichen Vorgaben zu bestätigen. Derzeit wird er nur für die
Elektroinstallation in Norwegen eingesetzt.
Kostenart
Kostenarten dienen der Erfassung von Kosten und Leistungen, die von Ressourcen erbracht wurden. Im
Gegensatz zu Materialverbräuchen sind sie nicht physisch fassbar und werden nicht gelagert. Typische
Beispiele für Kostenarten sind Arbeitszeit, Fahrzeit, Kilometer, Entfernungspauschalen oder Rei-
sekosten, aber auch unproduktive Zeiten wie Krankheit, Urlaub oder Schulungen.
Objekt
An einem Objekt werden im optionalen Modul Service Management Service-Leistungen wie Installation,
Reparatur und Wartung durchgeführt. Beispiele für Objekte sind Klimaanlagen, Schiebetüren, Hei-
zungsanlagen oder Baumaschinen. Je nach Unternehmen werden anstelle des Begriffes "Objekt" auch
die Begriffe Service-Objekt, Service-Artikel, Equipment oder Anlage verwendet. Objekte können in einer
mehrstufigen Hierarchie organisiert werden. Für ein Objekt können verschiedene Details erfasst werden
wie Seriennummer, Name, Installations-Datum, Status, oder Garantiedaten.
Objekttyp
Objekttypen sind Vorlagen für die vereinfachte Erstellung neuer Objekte. In der hierarchischen Ansicht
können Sie ein neues Objekt anlegen, indem Sie einen Objekttype auf die gewünschte Stelle in der
Baumstruktur ziehen.
Preisindex
Preisindizes sind statistische Daten, die verwendet werden, um Preis in Handyman entsprechen dem
Index zu erhöhen.
Ressource
Mitarbeiter oder Güter, die für die Ausführung eines Auftrages benötigt werden. Ressourcen werden über
die optionale Ressourcenplanung verplant. Ressourcen werden wie Mitarbeiter angelegt, erfordern aber
keine Lizenz.
Sachbearbeiter
Sachbearbeiter ist ein Benutzer-Recht in Handyman Office. Das Recht wird vergeben über Konfiguration
- Benutzer. Der Sachbearbeiter steht in der Hierarchie zwischen Abteilungs-Sachbearbeiter und Sys-
temadministrator.
Außerdem bezeichnet "Sachbearbeiter" den für einen Auftrag zuständigen Mitarbeiter in Handyman
Office.
Serviceformular
Serviceformulare beschreiben, welche Arbeiten ein Servicetechniker bei regelmäßigen Ser-
viceleistungen in welcher Frequenz auszuführen hat. Sie werden im Regelfall über einen Vertrag einem
Objekt oder Installationsort zugeordnet. Sie bestimmen die jährlichen Wartungsgebühren für den Vertrag.
Service-Level
Mit Service-Leveln legen Sie fest, wann, wie schnell und zu welchem Preis ein Service geleistet wird.
Geben Sie beispielsweise an, zu welchen Tageszeiten der Service geleistet wird, ob er auch an Fei-
ertagen und Wochenenden geleistet wird, wie lang die Ausrückzeit und wie hoch die Gebühr ist.
Systemadministrator
Höchste Berechtigungsstufe eines Mitarbeiters. Das Recht wird vergeben über Konfiguration - Benutzer.
Der Systemadministrator kann grundsätzlich sämtliche Einstellungen in Handyman Office vornehmen
und ändern. Eine Einschränkung über Benutzer-Profile und Benutzer-Konfiguration ist möglich, kann
aber vom Systemadministrator selbst wieder aufgehoben werden.
Teilnehmer
Ressourcen, die an einem Auftrag mitwirken: Hauptteilnehmer und sonstige Teilnehmer.
Terminologie
Im Regelfall haben Felder in Handyman eine feste Bezeichnung. Für einzelne Felder kann die Bezeich-
nung aber an die individuellen Wünsche des Anwenders angepasst werden. Dies geschieht über die Ter-
minologie. Die Terminologie kann pro Abteilung definiert werden. Die Abteilungs-Terminologie wird
überschrieben durch die für das gesamte Unternehmen definierte Terminologie. Legen Sie zunächst die
unternehmensweite Terminologie fest. Anschließend definieren Sie Abweichungen pro Abteilung. Indi-
viduelle Einstellungen der Terminologie können dazu führen, dass einzelne Felder bei Ihnen eine
andere Bezeichnung haben als in dieser Hilfe.
Vertrag
Unter „Vertrag“ verwalten Sie innerhalb des optionalen Moduls Service Management Ihre Verträge und
Geschäftsbedingungen und anderen rechtliche und kaufmännische Regelungen und Bedingungen. Sie
finden dort Funktionen zur Unterzeichnung, Verlängerung, Kündigung, Abtretung und Index-basierten
Preisanpassung für Ihre Verträge und Sie können den gesamten Schriftsatz unterzeichnungsfertig erstel-
len. Verträge beziehen sich immer auf Objekte und Installationsorte. Beinhaltet der Vertrag auch War-
tungsleistungen so bildet sich über die Serviceformulare ein Wartungsplan.
Vertragstyp
Ein „Vertragstyp“ ist eine Vorlage, die zum Erstellen von neuen Verträgen verwendet wird. Definieren Sie
beispielsweise, ob der Vertrag für Service- und oder Reparaturaufträge verfügbar sein soll, die Ver-
tragslaufzeit, die Art und den Zeitpunkt der Verlängerung und die Regeln zur Abrechnung. Sie können
hier auch eigene Standardtexte für Vertragstexte, etwa allgemeine Geschäftsbedingungen definieren.