Wie Sie das Kunden-Datenimportblatt ausfüllen

Dieser Artikel erklärt, wie Sie Ihre Daten mit dem Kunden-Datenimportblatt vorbereiten, damit Ihre Daten von Anfang an korrekt in Handyman strukturiert sind. Wenn Sie dies lieber für sich einrichten lassen möchten, kann Ihnen unser Consulting-Team helfen – aber diese Anleitung enthält alle Informationen, die Sie benötigen, um es selbst zu machen.

Hinweis: Dieses Blatt sollte nur für Daten verwendet werden, die nicht aus einem externen System synchronisiert werden. Wenn Sie eine Integration verwenden, die Daten automatisch an Handyman sendet (z. B. Kunden, Mitarbeiter oder Projekte aus einem externen System), füllen Sie diese Daten hier nicht ein – sie werden über die Integration importiert, sobald diese aktiv ist. Verwenden Sie dieses Blatt nur für Datenpunkte, die nicht durch eine Integration abgedeckt sind.

Welche Registerkarten benötigen Sie?

Die Datei enthält insgesamt 34 Registerkarten, aber Sie benötigen nicht alle. Welche Registerkarten relevant sind, hängt von Ihren Modulen ab:

Löschen Sie alle Registerkarten, die für Ihre Module oder Ihre Integrationskonfiguration nicht zutreffen, bevor Sie mit dem Ausfüllen der Daten beginnen.

Bevor Sie beginnen

• Erstellen Sie eine Kopie der Tabelle, bevor Sie Daten eingeben.
• Entfernen Sie den Blattschutz auf den Registerkarten, die Sie ausfüllen werden.
• Löschen Sie alle Registerkarten, die für Ihre Konfiguration nicht relevant sind – die Datei enthält mehr Registerkarten, als die meisten Kunden benötigen.
• Jedes Feld, das orange markiert ist, ist Pflichtfeld.
• Jedes Blatt enthält eine Anleitungszeile direkt unter den Spaltenüberschriften, die genau erklärt, was in jedes Feld eingetragen werden soll. Prüfen Sie diese Zeile immer, bevor Sie eine Spalte ausfüllen, bei der Sie unsicher sind.

Zuerst die Hierarchie richtig festlegen

Bevor Sie Daten eingeben, lohnt es sich, Ihre Struktur auf Papier zu planen. Dies ist der wichtigste Schritt, um sicherzustellen, dass Handyman gut skaliert, wenn Sie im Laufe der Zeit mehr Daten hinzufügen.

Die Kernstruktur von Handyman funktioniert wie folgt:

• Kunde – das Unternehmen oder die Person, zu der die Daten gehören.
• Standort – ein physischer Ort. Ein Standort kann einen übergeordneten Standort haben, so dass Sie Strukturen wie einen Hauptstandort mit mehreren Unterstandorten darunter aufbauen können.
• Ausrüstung – gehört immer zu einem Standort. Ein Standort kann eine oder mehrere Ausrüstungen haben.

Wenn Sie Daten haben, die zusammengehören (z. B. mehrere Standorte unter einem Hauptstandort oder mehrere Kontakte und Adressen unter einem Kunden), entscheiden Sie im Voraus, welcher Datensatz die oberste Ebene ist und was darunter angeordnet werden soll. Wenn Sie dies von Anfang an richtig machen, vermeiden Sie eine spätere Umstrukturierung.

Einrichtung Ihrer Organisation

• Abteilungen – benötigen nur eine Abteilungs-ID und einen Namen.
• Mitarbeiter – die Mitarbeiter-ID verbindet sie an anderer Stelle im Blatt (z. B. als Verantwortlicher oder Techniker). Wenn Ihre Mitarbeiter aus einem anderen System synchronisiert werden, verwenden Sie dieselbe ID wie in diesem System.
• Gruppen – werden verwendet, um den Zugriff auf Dinge wie Preislisten, Checklisten oder Gehaltscodes zu verwalten. Nur relevant, wenn Sie steuern müssen, wer auf was Zugriff hat.

Kategorien

Kategorien werden im gesamten Blatt verwendet, um verschiedene Datentypen zu kennzeichnen und zu gruppieren – zum Beispiel Standorte, Ausrüstung, Gehaltscodes oder Großhändler. Jede Kategorie hat einen Typ, der Handyman sagt, wofür sie verwendet wird. Die Anleitungszeile im Kategorien-Blatt listet alle verfügbaren Typen auf – prüfen Sie diese, um den richtigen für Ihre Einrichtung zu finden. Eine Kategorie-ID muss innerhalb ihres Typs eindeutig sein.

Kunden

Füllen Sie eine eindeutige Kundennummer, den Namen und ob der Kunde ein Unternehmen oder eine natürliche Person ist, aus. Wenn ein Kunde mehr als eine Adresse oder Kontaktperson hat, verwenden Sie die separaten Blätter Kundenadressen und Kundenkontakte und verweisen Sie auf die richtige Kundennummer – dies ist dasselbe 1-zu-viele-Prinzip wie bei Standorten und Ausrüstung.

Standorte

Für jeden Standort füllen Sie aus:

• Standort-ID und Name
• Übergeordnete Standort-ID – lassen Sie dieses Feld leer, wenn es sich um einen Hauptstandort handelt; andernfalls verweisen Sie auf die Standort-ID des übergeordneten Standorts
• Status, Kategorie, Kundennummer und vollständige Adressdaten – diese sind Pflichtfelder
• Andere Felder (verantwortlicher Mitarbeiter, Fahrstrecke, letztes Service-Datum usw.) können hinzugefügt werden, wenn die Informationen verfügbar sind

Ausrüstung

Für jedes Ausrüstungsstück füllen Sie aus:

• Ausrüstungs-ID und Name
• Übergeordneter Standort – jedes Ausrüstungsstück muss zu einem Standort gehören
• Status und Installationsdatum
• Ausrüstungstyp und Ausrüstungskategorie, falls verwendet
• Seriennummer
• Kundennummer – erforderlich, um die Hierarchie Kunde → Standort → Ausrüstung korrekt zu halten
• Andere Felder (verantwortlicher Mitarbeiter, letztes Service-Datum usw.), wenn für Ihre Einrichtung relevant

Weitere Datenbereiche

Das Blatt enthält auch Registerkarten für Dinge wie Gehaltscodes, Preisgestaltung und Materialien, Checklisten und Serviceformulare. Diese sind spezialisierter und hängen typischerweise davon ab, welche Module und Lizenzen Ihr Unternehmen verwendet. Wenn diese für Ihre Einrichtung relevant sind, empfehlen wir, unser Consulting-Team einzubeziehen oder für die jeweilige Registerkarte um Unterstützung zu bitten.

Brauchen Sie Hilfe?

Unser Consulting-Team kann Sie bei der Strukturierung und dem Import Ihrer Daten unterstützen. Wenden Sie sich an Ihren Projektleiter oder senden Sie eine E-Mail an consulting@gsgroup.no, um eine Kostenschätzung für die durchzuführende Arbeit zu erhalten.

Laden Sie das Datenblatt unten in Ihrer bevorzugten Sprache herunter