Denne artikel forklarer, hvordan du forbereder dine data ved hjælp af kundedata-importarket, så dine data er korrekt struktureret i Handyman fra dag ét. Hvis du hellere vil have dette sat op for dig, kan vores konsulentteam hjælpe — men denne guide dækker, hvad du skal vide for at gøre det selv.
Bemærk: Dette ark bør kun bruges til data, som ikke skal synkroniseres fra et eksternt system. Hvis du bruger en integration, der automatisk sender data til Handyman (f.eks. kunder, medarbejdere eller projekter fra et eksternt system), må du ikke udfylde disse data her — de vil blive importeret gennem integrationen, når den er aktiv. Brug dette ark kun til datapunkter, der ikke dækkes af en integration.
Hvilke faner har du brug for?
Filen indeholder i alt 34 faner, men du får ikke brug for dem alle. Hvilke faner der er relevante, afhænger af dine moduler:
| Modul | Relevant data |
|---|---|
| Office / Mobile | Kunder, Grossister og Varer, Medarbejdere, Lønkoder |
| Service Light | Udstyrskategorier, Udstyrstyper, Lokationer, Udstyr, Årsager til reparation |
| Service Full | Serviceformularer, Servicetasks, Kontrakttyper, Kontrakter |
Slet alle faner, der ikke gælder for dine moduler eller din integrationsopsætning, før du begynder at udfylde data.
Før du går i gang
- Lav en kopi af regnearket, inden du indtaster nogen data.
- Fjern arksikringen på de faner, du skal udfylde.
- Slet alle faner, der ikke er relevante for din opsætning — filen indeholder flere faner, end de fleste kunder har brug for.
- Alle felter markeret med orange er obligatoriske.
- Hvert ark indeholder en instruktionsrække direkte under kolonneoverskrifterne, som forklarer præcis, hvad hvert felt forventer. Tjek altid denne række, før du udfylder en kolonne, du er i tvivl om.
Få hierarkiet på plads først
Før du udfylder nogen data, er det værd at planlægge din struktur på papir. Dette er det vigtigste skridt for at sikre, at Handyman skalerer godt, efterhånden som du tilføjer mere data over tid.
Handymans kerneopbygning fungerer således:
- Kunde – den virksomhed eller person, som dataene tilhører.
- Lokation – en fysisk placering. En lokation kan have en overordnet lokation, så du kan bygge strukturer som en hovedlokation med flere underlokationer.
- Udstyr – hører altid til en lokation. En lokation kan have ét eller flere udstyrsstykker.
Hvis du har data, der hører sammen (f.eks. flere lokationer under én hovedlokation, eller flere kontakter og adresser under én kunde), skal du på forhånd beslutte, hvad der er topniveau-posten, og hvad der skal ligge under den. At få dette rigtigt fra starten undgår, at du skal omstrukturere alt senere.
Opsætning af din organisation
- Afdelinger – kræver kun en afdelings-ID og navn.
- Medarbejdere – Medarbejder-ID er det, der forbinder dem med andre steder i arket (f.eks. som ansvarlig eller tekniker). Hvis dine medarbejdere synkroniseres fra et andet system, skal du bruge samme ID som i det system.
- Grupper – bruges til at styre adgang til ting som prisbøger, tjeklister eller lønkoder. Kun relevant, hvis du har behov for at kontrollere, hvem der har adgang til hvad.
Kategorier
Kategorier bruges gennem hele arket til at mærke og gruppere forskellige typer data — for eksempel Lokationer, Udstyr, Lønkoder eller Grossister. Hver kategori har en type, som fortæller Handyman, hvad den bruges til. Instruktionsrækken i kategorifanen viser alle tilgængelige typer — tjek denne for at finde den rigtige til det, du opsætter. Et kategori-ID skal være unikt inden for sin egen type.
Kunder
Udfyld et unikt kundenummer, navn og om kunden er en virksomhed eller en fysisk person. Hvis en kunde har mere end én adresse eller kontaktperson, skal du bruge de separate faner for kundeadresser og kundekontakter og referere dem tilbage til det rigtige kundenummer — dette er samme 1-til-mange-princip som med lokationer og udstyr.
Lokationer
For hver lokation skal du udfylde:
- Lokations-ID og navn
- Overordnet lokations-ID — lad være at udfylde, hvis det er en topniveau-lokation; ellers referer til den overordnede lokations ID
- Status, kategori, kundenummer og fulde adresseoplysninger — disse er obligatoriske
- Andre felter (ansvarlig medarbejder, rejseafstand, sidste service-dato osv.) kan tilføjes, hvis oplysningerne er tilgængelige
Udstyr
For hvert udstyrsstykke skal du udfylde:
- Udstyrs-ID og navn
- Overordnet lokation — hvert udstyrsstykke skal høre til en lokation
- Status og installationsdato
- Udstyrstype og udstyrskategori, hvis det bruges
- Serienummer
- Kundenummer — påkrævet for at bevare hierarkiet Kunde → Lokation → Udstyr korrekt
- Andre felter (ansvarlig medarbejder, sidste service-dato osv.), hvis relevant for din opsætning
Andre dataområder
Arket indeholder også faner til ting som lønkoder, priser og materialer, tjeklister og serviceformularer. Disse er mere specialiserede og afhænger typisk af, hvilke moduler og licenser din virksomhed bruger. Hvis disse er relevante for din opsætning, anbefaler vi at involvere vores konsulentteam eller kontakte os for vejledning om den specifikke fane.
Brug for hjælp?
Vores konsulentteam kan hjælpe med at strukturere og importere dine data. Kontakt din projektleder eller send en e-mail til consulting@gsgroup.no for at få et estimat på det arbejde, der skal udføres.
Download datasheetet på dit foretrukne sprog nedenfor