Den här artikeln förklarar hur du förbereder dina data med hjälp av kunddataimportbladet, så att dina data är korrekt strukturerade i Handyman från dag ett. Om du hellre vill att vi sätter upp detta åt dig kan vårt konsultteam hjälpa till — men denna guide täcker vad du behöver veta för att göra det själv.
Obs: Detta blad ska endast användas för data som inte ska synkroniseras från ett externt system. Om du använder en integration som automatiskt skickar data till Handyman (t.ex. kunder, anställda eller projekt från ett externt system), ska du inte fylla i dessa data här — de kommer att importeras via integrationen när den är aktiv. Använd detta blad endast för de datapunkter som inte täcks av en integration.
Vilka flikar behöver du?
Filen innehåller totalt 34 flikar, men du behöver inte alla. Vilka flikar som är relevanta beror på dina moduler:
| Modul | Relevant data |
|---|---|
| Office / Mobile | Kunder, Grossister och Artiklar, Anställda, Löne-koder |
| Service Light | Utrustningskategorier, Utrustningstyper, Platser, Utrustning, Orsaker till reparation |
| Service Full | Serviceformulär, Servicetjänster, Kontrakttyper, Kontrakt |
Ta bort flikar som inte gäller för dina moduler eller din integrationsinställning innan du börjar fylla i data.
Innan du börjar
- Gör en kopia av kalkylbladet innan du anger några data.
- Ta bort skyddet på de flikar du ska fylla i.
- Ta bort flikar som inte är relevanta för din setup — filen innehåller fler flikar än vad de flesta kunder behöver.
- Varje fält markerat i orange är obligatoriskt.
- Varje blad innehåller en instruktionsrad direkt under kolumnrubrikerna som förklarar exakt vad varje fält förväntar sig. Kontrollera alltid denna rad innan du fyller i en kolumn du är osäker på.
Få hierarkin rätt först
Innan du fyller i några data är det värt att planera din struktur på papper. Detta är det absolut viktigaste steget för att säkerställa att Handyman fungerar bra när du lägger till mer data över tid.
Handymans kärnstruktur fungerar så här:
- Kund – företaget eller personen som datan tillhör.
- Plats – en fysisk plats. En plats kan ha en överordnad plats, vilket låter dig bygga strukturer som en huvudplats med flera underplatser.
- Utrustning – tillhör alltid en plats. En plats kan ha en eller flera utrustningsobjekt.
Om du har data som hör ihop (t.ex. flera platser under en huvudplats, eller flera kontakter och adresser under en kund), bestäm i förväg vilken post som är överst i hierarkin och vad som ska ligga under den. Att få detta rätt från början undviker att behöva omstrukturera allt senare.
Att sätta upp din organisation
- Avdelningar – behöver bara ett avdelnings-ID och namn.
- Anställda – Anställdas ID är vad som kopplar dem till andra delar i bladet (t.ex. som ansvarig eller tekniker). Om dina anställda synkas från ett annat system, använd samma ID som i det systemet.
- Grupper – används för att hantera åtkomst till saker som prislistor, checklistor eller lönekoder. Endast relevant om du behöver kontrollera vem som har tillgång till vad.
Kategorier
Kategorier används genom hela bladet för att tagga och gruppera olika typer av data — till exempel platser, utrustning, lönekoder eller grossister. Varje kategori har en typ som berättar för Handyman vad den används till. Instruktionsraden i kategorifliken listar alla tillgängliga typer — kontrollera denna för att hitta rätt för det du sätter upp. Ett kategori-ID måste vara unikt inom sin egen typ.
Kunder
Fyll i ett unikt kundnummer, namn och om kunden är ett företag eller en fysisk person. Om en kund har mer än en adress eller kontaktperson, använd de separata flikarna för kundadresser och kundkontakter och referera tillbaka till rätt kundnummer — detta är samma 1-till-många-princip som med platser och utrustning.
Platser
För varje plats fyller du i:
- Plats-ID och namn
- Överordnat plats-ID — lämna tomt om detta är en toppnivåplats; annars referera till förälderns plats-ID
- Status, kategori, kundnummer och fullständiga adressuppgifter — dessa är obligatoriska
- Andra fält (ansvarig anställd, resetid, senaste service datum etc.) kan läggas till om informationen finns tillgänglig
Utrustning
För varje utrustningsobjekt fyller du i:
- Utrustnings-ID och namn
- Överordnad plats — varje utrustningsobjekt måste tillhöra en plats
- Status och installationsdatum
- Utrustningstyp och utrustningskategori, om det används
- Serienummer
- Kundnummer — krävs för att hålla kund → plats → utrustning-hierarkin korrekt
- Andra fält (ansvarig anställd, senaste service datum etc.) om relevant för din setup
Andra dataområden
Bladet innehåller också flikar för saker som lönekoder, prissättning och material, checklistor och serviceformulär. Dessa är mer specialiserade och beror vanligtvis på vilka moduler och licenser ditt företag använder. Om dessa är relevanta för din setup rekommenderar vi att du involverar vårt konsultteam eller kontaktar oss för vägledning om den specifika fliken.
Behöver du hjälp?
Vårt konsultteam kan hjälpa till med att strukturera och importera dina data. Kontakta din projektledare eller skicka ett mejl till consulting@gsgroup.no för att få en uppskattning av arbetet som ska göras.
Ladda ner datasheetet på ditt föredragna språk nedan