Kontrakt
En kontrakt er en langsiktig serviceavtale mellom din organisasjon og en kunde. Kontrakter administreres i den valgfrie Service Management-modulen i Handyman Office under Kontrakter.
En kontrakt definerer omfang, varighet og kommersielle betingelser for gjentakende tjenester — som årsvedlikehold, renholdsplaner eller facility management. Når en kontrakt er aktiv, kan Handyman automatisk generere ordrer basert på avtalt plan. Kontrakter er koblet til spesifikke anlegg og utstyr.
Relaterte begreper: Kontraktstype, Anlegg, Utstyr
Kontraktstype
En kontraktstype er en gjenbrukbar mal for å opprette nye kontrakter med faste standardinnstillinger. Du konfigurerer kontraktstyper i Handyman Office under Konfigurasjon → Kontraktstyper.
En kontraktstype definerer standardverdier som faktureringsintervall, ordrekategori og SLA-nivåer. Typiske kontraktstyper inkluderer "Årsservice", "Vaktavtale" og "Forebyggende vedlikehold".
Kostnadselement
Et kostnadselement er en kategori som brukes til å klassifisere tid og arbeid en ressurs registrerer på en ordre. Du konfigurerer kostnadselementer i Handyman Office under Konfigurasjon → Kostnadselementer.
Hvert kostnadselement definerer hvilken type arbeid som utføres — for eksempel "Normaltime", "Overtid", "Reisetid" eller "Utrykning". Kostnadselementer styrer hvordan timer beregnes for lønn, fakturering og rapportering.
Samsvarserklæring
En samsvarserklæring er en spesiell rapport som genereres fra et fullført serviceskjema. Den bekrefter at utført arbeid oppfyller en definert standard eller regulatorisk krav.
Erklæringen genereres typisk etter at en sjekklistebasert inspeksjon er fullført i Handyman Mobile. Den kan sendes automatisk til kunden via Hendelser eller skrives ut direkte fra Handyman Office.
Utstyr
Utstyr representerer en fysisk eiendel det utføres tjenester på — for eksempel en kjel, brannalarmanlegg, heis eller ventilasjonsanlegg. Utstyr administreres i den valgfrie Service Management-modulen under Utstyr.
Hvert utstyr tilhører et anlegg og kan ha en utstyrstype. Utstyrsregistreringen lagrer lokasjon, installasjonsdato, serienummer, garantiinformasjon og servicehistorikk. Ordrer kan opprettes direkte fra et utstyr, og alt fullført arbeid kobles automatisk tilbake til utstyrets historikk.
Utstyrstype
En utstyrstype er en mal for å opprette nye utstyrsregistreringer med faste standardverdier. Du konfigurerer utstyrstyper i Handyman Office under Konfigurasjon → Utstyrstyper.
Typiske utstyrstyper inkluderer "Brannalarmpanel", "Varmepumpe" og "Sprinkleranlegg". Malen forhåndsutfyller standardfelt og reduserer manuell opprettelse.
Ledig ordre
En Ledig ordre er en ordre som ikke er forhåndsassignert til en spesifikk deltaker. Den publiseres i stedet til en gruppe ansatte som selv kan hente den i Handyman Mobile.
Ledige ordre brukes når du har tilgjengelig arbeid, men ikke trenger å tildele det til en navngitt tekniker på forhånd. I Handyman Mobile ser kvalifiserte teknikere ordren i listen over tilgjengelige ordrer og kan gjøre krav på den.
Grupperinger
Grupperinger er en valgfri ekstra klassifiseringsdimensjon du kan bruke på kostnadselementer, ordrekategorier og andre konfigurasjonsenheter. Du konfigurerer grupperinger i Handyman Office under Konfigurasjon → Grupperinger.
Grupperinger gjør det mulig å filtrere og aggregere data i rapporter uten å endre den underliggende strukturen. De brukes ofte til finansiell rapportering, avdelingskostnadsfordeling og integrasjon med ERP-systemer.
Intern ordre
En intern ordre brukes til å registrere ikke-produktivt arbeid som ikke faktureres til en kunde — for eksempel opplæring, kjøretøyvedlikehold, sykefravær eller administrative oppgaver.
Interne ordrer gir et fullstendig bilde av lønnskostnader og ressursutnyttelse. Timer registrert på interne ordrer inkluderes i lønnseksport, men utelates fra kundefakturering.
Hoveddeltaker
Hoveddeltakeren er den primære teknikeren som er tildelt en ordre. Hver ordre kan ha én hoveddeltaker og flere tilleggsdeltakere.
Hoveddeltakeren er ansvarlig for å fullføre ordren og er typisk personen som mottar det første varselet når en ordre opprettes. I Ressursplanleggeren er hoveddeltakeren ressursen ordren planlegges mot.
Ansvarlig
Ansvarlig er en brukerrettighet i Handyman Office. Rettigheten tildeles per bruker under Konfigurasjon → Brukere. Det finnes to nivåer:
- Ansvarlig — har oversikt og godkjenningsmyndighet på tvers av alle avdelinger.
- Ansvarlig - avdeling — har samme rettigheter, men kun for én tildelt avdeling.
"Ansvarlig" brukes også om den ansatte som er utpekt som ansvarlig for en spesifikk ordre.
Deltaker
En deltaker er en ansatt som er lagt til på en ordre. En ordre kan ha én hoveddeltaker og et ubegrenset antall tilleggsdeltakere.
Deltakere kan registrere tid, materialer og sjekklisteresultater mot ordren i Handyman Mobile. Hver deltaker ser ordren i oppgavelisten sin etter synkronisering.
Planlagt mengde
Planlagt mengde er estimert antall timer eller enheter budsjettert for en ordre eller oppgave. Du setter planlagt mengde ved oppretting eller redigering av en ordre i Handyman Office.
Planlagt mengde brukes til ressursplanlegging og kostnadsestimering, og vises i Ressursplanleggeren som planlagt varighet for en oppgave.
Prisindeks
En prisindeks brukes til å automatisk justere kontraktspriser over tid basert på en ekstern indeks — for eksempel konsumprisindeksen (KPI). Du konfigurerer prisindekser under Konfigurasjon → Prisindekser.
Når en kontrakt er koblet til en prisindeks, beregner Handyman justert pris automatisk når indeksen oppdateres.
Tilbud
Et tilbud er et pristilbud sendt til en kunde før arbeid påbegynnes eller før en kontrakt signeres. Handyman støtter to typer tilbud:
- Kontraktstilbud — brukes i Service Management-modulen. Når kunden godtar og signerer, konverteres tilbudet til en kontrakt.
- Ordretilbud — brukes for enkeltoppdrag. Når kunden godtar, konverteres tilbudet automatisk til en ordre.
Registreringer
Registreringer er postene som opprettes når en tekniker logger tid, materialer eller andre aktiviteter mot en ordre i Handyman Mobile. Hver registrering fanger opp kostnadselement, mengde, tidsstempel og eventuelt en beskrivelse.
Registreringer danner grunnlaget for alle lønnskostnadsberegninger, kundefakturaer og lederrapporter.
Ressurs
En ressurs er en person eller eiendel som kan planlegges til å utføre arbeid i Handyman. I praksis er ressurser oftest ansatte — teknikere og servicepersonell. Ressurser administreres under Konfigurasjon → Ressurser.
I Ressursplanleggeren er ressurser radene du planlegger oppgaver mot. En ressurs kan også være ikke-menneskelig — for eksempel et kjøretøy som må bookes sammen med en tekniker.
Serviceskjema
Et serviceskjema er et digitalt sjekkliste- eller inspeksjonsskjema som fylles ut av en tekniker i Handyman Mobile. Serviceskjemaer konfigureres i Handyman Office under Konfigurasjon → Serviceskjemaer.
Et serviceskjema kan inneholde ja/nei-spørsmål, numeriske verdier, fritekstfelt, fotovedlegg og signaturregistrering. De brukes til sikkerhets- og samsvarsdokumentasjon og tilstandsvurderinger av utstyr.
Servicenivåer
Servicenivåer definerer responstid og løsningstidens forpliktelser for ulike typer arbeid — også kjent som SLA-mål. Du konfigurerer servicenivåer under Konfigurasjon → Servicenivåer.
Et servicenivå spesifiserer for eksempel at en kritisk feil skal besvares innen 2 timer og løses innen 8 timer. Handyman beregner automatisk fristen og kan sende eskaleringsvarsler via Hendelser.
Enkel integrasjon
Enkel integrasjon er en modus for å koble Handyman til et eksternt lagerstyringssystem. Den aktiveres i Handyman ControlCenter. Denne innstillingen bør kun gjøres én gang under den første systemkonfigurasjonen.
I enkel integrasjonsmodus er det ingen automatisk eksport fra Handyman til det eksterne systemet. En administrator gjennomgår og godkjenner registreringer manuelt før de overføres til lagersystemet.
Anlegg
Et anlegg er en fysisk lokasjon der arbeid utføres — for eksempel en bygning, en fabrikk, et boligkompleks eller en kundeadresse. Anlegg kan opprettes manuelt, importeres eller synkroniseres fra et ERP-system.
Anlegg er koblet til kunder og kan inneholde flere utstyr. Ordrer er alltid knyttet til et anlegg. I Service Management-modulen er anlegg det primære nivået for kontrakter og serviceavtaler.
Systemadministrator
Systemadministrator er det høyeste brukerrettighetsnivået i Handyman. En systemadministrator har full tilgang til all konfigurasjon, data og funksjoner i Handyman Office. Rettigheten tildeles under Konfigurasjon → Brukere.
Det bør alltid være minst to systemadministratorer per Handyman-installasjon for å sikre kontinuitet.
Oppgave
En oppgave er en planlagt arbeidsenhet for en spesifikk ressurs på en spesifikk ordre. Oppgaver er kun relevante når den valgfrie Ressursplanlegging-modulen er aktiv.
I Ressursplanleggeren representerer en oppgave en tidsblokk reservert for en ressurs. Flere oppgaver kan opprettes for samme ordre og ressurs. I Handyman Mobile vises hver oppgave som en separat post i teknikerens oppgaveliste.
Terminologi
Handyman bruker spesifikk terminologi som kan avvike fra språket brukt i din organisasjon eller i andre systemer. Denne ordlisten dokumenterer standard Handyman-begreper slik de brukes på tvers av Handyman Office, Handyman Mobile og Handyman ControlCenter.
Hvis din Handyman-installasjon er tilpasset, kan noen etiketter ha blitt omdøpt. I så fall, referer til systemadministratoren din eller det originale Handyman-begrepet når du kontakter GSG Handyman Support.