Oppsett av automatisk utskrift/utsending av rapporter
Hvis du trenger å sende rapporter fra Handyman Office, for enten intern dokumentasjon, eller til kunder automatisk, finnes det et oppsett på avdelingsnivået, som du kan bruke for å sette opp utskrift på papir og sending via e-post, samt lagring av en kopi av PDF-en.
Konfigurasjon → Avdeling → Rapportsinnstillinger → Automatisk levering
I avdelingsinnstillingene finner du en fane kalt 'Rapportsinnstillinger'.
Denne inneholder alle rapportene i klienten, som kan tilpasses av sluttbrukere.
Automatisk levering er ikke tilgjengelig for alle rapporter, men kan settes opp for sjekklister, samsvarserklæringer, ordreoversikt, og ordrebekreftelse.
I eksemplet har vi brukt sjekklistrapporten som har valg for å utløse utskrift/sending når en fullført sjekkliste synkroniseres fra Handyman Mobile, og for å skrive ut alle sjekklistene når ordren er fullført.
- Avkrysningsboksene kan brukes uavhengig av hverandre, men én av de må være krysset av.
Levering via e-post kan settes opp med ett av tre alternativer for hovedmottaker.
Kunden selv, en fast e-postadresse, eller saksbehandler for ordren.
- Når det sendes til kundens e-postadresse, finnes det alternativer for å sende en kopi til saksbehandler for ordren, og til en fast adresse.
På høyre side av innstillingsvinduet er det en veiledning for referanser som kan brukes til variabler fra andre deler av klienten.
For eksempel: hvis du trenger å sende en kopi av rapporten til alle deltakere på ordren, men aldri har de samme personene som jobber på alle ordrer.
For e-postens emnefelt peker alle referanser til ordren rapporten stammer fra.
Disse kan kombineres for å lage en emnelinje som hjelper med å identifisere innholdet i e-posten og hvilket arbeid det gjelder.
Til slutt finnes det et alternativ for alltid å lagre en kopi på PDF i en mappe du angir, slik at du raskt kan hente en kopi av enhver sendt rapport.
For utskrift til papir finnes det valg for utskriftsretning, papirkilde, antall kopier som skal skrives ut, samt et reservealternativ for utskrift til PDF.