Innhold - Hva denne artikkelen handler om?
1. Generell informasjon - Hva handler det om?
2. Import av objekter med mal-fil
3. Feil i importen
4. Historikk-fanen og feilfilen
1. Generell informasjon - Hva handler det om?
Utgivelsesnotater
Denne funksjonaliteten er anslått å være inkludert i en fremtidig utgivelse av Handyman Office
Kort beskrivelse
Import av objekter er en enkel måte å opprette mange objekter - installasjonssteder og utstyr - på få trinn, til en eksisterende kunde. Import av objekter er en funksjonalitet for å importere grunnleggende data (installasjonssteder og utstyr) ved hjelp av en nedlastbar excel-mal.
Når malen er lastet ned, kan du begynne å kopiere dataene dine for å importere til denne filen.
Importerte objekter kan sees i Handyman servicemodul etter import
Hvem kan importere objekter?
Funksjonaliteten er kun tilgjengelig for Handyman Office-brukere med brukerrettigheter til å importere grunnleggende data.
Hvor er det?
For å starte en import går du til Konfigurasjon i hovedmenyen, velg Basic Data og deretter Import-menyen.
Hvordan gjøre det steg-for-steg?
Hvordan gjøre det med ord?
- Velg Konfigurasjon, Grunnleggende data/filimport.
-
Last deretter ned malfilen: 'Import of Assets'-mal.
-
Hvis kunden ikke eksisterer, legg til som ny kunde manuelt i Handyman Office.
-
Gå tilbake, bla gjennom filen og last opp den fullførte malen og klikk neste i veiviseren.
-
Deretter starter importen. Du får en oppsummering av det du skal importere, "filen inneholder": antall kunder, installasjonssteder, utstyr og feil. De ti største feilene med feilmeldinger vises.
- Hvis det oppstår en feil, er opplasting ikke tillatt, importknappen er deaktivert, og korrekt informasjon (topp 10 feil) blir gitt. I dette tilfellet må feil korrigeres før importen kan startes på nytt.
-
Når importen er fullført, er det en oppsummering av resultatene i Historikk-fanen og den nedlastbare excel-filen med listen over mislykkede elementer og feilmeldinger. Hvis importen var vellykket uten feil, er det selvfølgelig ingen feilfil der.
-
Feil må rettes.
-
Å laste opp den korrigerte filen på nytt er en ny import.
Hvor mange objekter kan importeres samtidig?
Det er en begrensning når det gjelder maksimalt antall eiendeler, da excel-malen håndterer 3000 rader. Husk at hvis bare ett element må legges til, tar prosessen mindre tid.
Å laste opp mange objekter kan være en lengre prosess.
2. Mal-filen
Hva handler det om snart?
Import of Objects er en funksjonalitet for å importere grunnleggende data (nettsteder og utstyr) ved hjelp av en nedlastbar excel-malfil.
Når malen ble lastet ned, kan du begynne å kopiere dataene dine for å importere til denne filen.
Hvor er malfilen?
Funksjonen er i Handyman Web. https://hm-qa.gsgroup.io/
For å starte en import går du til Konfigurasjon i hovedmenyen, velg Basic Data og deretter Import-menyen.
Klikk på "Last ned mal".
Hvordan jobbe med malen?
Malen
Det er en enkel å bruke excel-fil med 2 regneark.
Du jobber med den første, kalt 'Import av objektmal', og fullfører dataene du vil importere. Den andre, kalt "Hjelp", er en rask hjelp for å forstå:
- arkiverte navn
- type (input) format - f.eks. i feltet for installert dato må det være en dato skrevet som 2023-01-01
- forklaring - hjelp til feltnavnene
Antall kolonner, navn på feltene kan ikke endres.
Obligatoriske felt
Obligatoriske felt må alltid fylles ut. Som hjelp er obligatoriske og valgfrie felt markert med forskjellig farge. Du finner hjelp også i 'Hjelp'-arbeidsarket i malfilen.
-
oransje: Obligatorisk for både plasser og utstyr.
-
grønn: Obligatorisk for nettsteder.
-
blå: Obligatorisk for utstyr.
-
hvit: Ikke obligatorisk, valgfritt.
-
grå: Feilmelding, skal ikke fylles ut av brukeren.
Valgfrie felt er ikke obligatoriske å fylle ut, men anbefales hvis du har informasjon.
Noen felt har en nedtrekksliste. (f.eks. Type, Installasjonsopprinnelse, Status, Landskode)
Sorterer meg-knappen
'Sorterer meg' -knappen kan hjelpe til med å organisere hierarkinivåer, siden installasjonssteder alltid må komme før utstyret deres. Ellers vil det resultere i en feil. Hvis du bruker 'sorter meg'-knappen, må du alltid lagre en kopi av filen før du sorterer. Det kan være for mange hierarkier å sortere i filen, og sorteringen kan bli unøyaktig. Det er ingen mulighet til å sortere tilbake til malen og få tilbake den opprinnelige filversjonen!
Hvordan aktivere makroer
Finn informasjon her: https://support.microsoft.com/en-us/office/enable-or-disable-macros-in-microsoft-365-files-12b036fd-d140-4e74-b45e-16fed1a7e5c6
Feltnavn i malen
Felt | Type/input format | Forklaring |
Kunde (nummer) | Nummer (positivt heltall, større enn 0) | Kundenummer, må eksistere i Handyman. Kun Handyman ID er tillatt. |
Installasjonssted/Utstyr | Maks 20 tegn | ID på installasjonssted/utstyr som skal importeres |
Navn | Maks 255 tegn | Id på installasjonssted/utstyr som skal importeres |
Type | Rullgardinmeny | Type objekt, Installasjonssted eller utstyr |
Kategori (nummer) | Nummer (positivt heltall, større enn 0) | ID for kategori type for installasjonssted/utstyr, må eksistere i Handyman. Kun Handyman ID er tillatt. |
Noe hjelp for foreldre-IDer | Foreldre-ID er obligatorisk for alle underinstallsasjoner og utstyr. Foreldre kan spesifiseres med en intern ID, som er Handyman sin egen ID, og/eller med en ekstern ID, som er kundens ID. Intern ID foretrekkes å bruke da den alltid er unik. Ekstern ID er ikke nødvendigvis unik i Handyman, flere kunder kan ha eiendeler med samme eksterne ID. Hvis ekstern ID er satt som forelder, vil importen sjekke om kunden har flere eiendeler med samme eksterne ID. Slike linjer vil ikke bli importert. Hvis intern ID er satt som forelder, er det ingen tilsvarende sjekk, siden denne ID-en er unik. - Installasjonssted kan være en underinstallasjon til et annet installasjonssted - Installasjonssted kan ikke være en underinstallasjon til utstyr - Utstyr må tilhøre et installasjonssted - Utstyr kan være underutstyr til annet utstyr |
|
Forelder - Ekstern | Maks 20 tegn |
Ekstern ID på forelderinstallasjonssted/utstyr, som det importerte installasjonsstedet/utstyret skal tilhøre. Forelderinstallasjonsstedet må eksistere i Handyman. |
Forelder - Handyman | Nummer (positivt heltall, større enn 0) | Handyman-ID på forelderinstallasjonssted/utstyr som det importerte installasjonsstedet/utstyret skal tilhøre. Forelderinstallasjonsstedet i Handyman må eksistere i Handyman. |
Gatenavn | Maks 40 tegn | Nettstedets adresse - Navnet på gaten |
Gatenummer | Maks 10 tegn | Nettstedets adresse - Gatenummer |
Postnummer | Maks 10 tegn | Nettstedets adresse - Postnummer |
Postområde | Maks 30 tegn | Stedsadresse - Postområde |
Opprinnelse til installasjon | Rullgardinmeny | Opprinnelsen til stedet/utstyret |
Status | Rullgardinmeny | - Ny - Installert - installert fra før - Pauset - nettstedet/utstyret er i pausemodus - Historisk - nettstedet/utstyret er ikke aktivt lenger |
Installert dato | ÅÅÅÅ-MM-DD | Dato for installasjon |
Avdeling (nummer) | Nummer (positivt heltall, større enn 0) | ID på avdelingen som installasjonsstedet/utstyret tilhører. Kun Handyman ID er tillatt. |
Ansvarlig (antall) | Nummer (positivt heltall, større enn 0) | ID på personen som vil være ansvarlig på installasjonsstedet/utstyret. Personen må eksistere i Handyman. Kun Handyman ID er tillatt. |
Foretrukket ansatt 1 (antall) | Nummer (positivt heltall, større enn 0) | ID for foretrukket ansatt/tekniker 1 |
Foretrukket ansatt 2 (antall) | Nummer (positivt heltall, større enn 0) | ID for foretrukket ansatt/tekniker 2 |
Siste servicedato | YYYY-MM-DD | Dato for siste service |
Siste reparasjonsdato | ÅÅÅÅ-MM-DD | Dato for siste reparasjon |
Produksjonsdato | ÅÅÅÅ-MM-DD | Produksjonsdato |
Startdato for garantien | ÅÅÅÅ-MM-DD | Startdato for garantien |
Garantiperiode | Antall måneder, Nummer (positivt heltall, større enn eller lik 0) | Garantiperiode i antall måneder |
Skanner-ID | Maks 255 tegn | Skanner-ID |
Reiseavstand | Nummer (00.00) (positivt, to desimaler) | Reiseavstand, vanligvis fra kontoret til avdelingen som kan være oppført som eier på installasjonsstedet/utstyret |
Beregnet reisetid | Antall minutter (positivt heltall, større enn eller lik 0) | Beregnet reisetid |
Utstyr plassert | Maks 8000 tegn | Utstyr plassert |
Utstyr tjener | Maks 8000 tegn | Utstyr tjener |
Produsent | Maks 255 tegn | Produsent |
Modell | Maks 255 tegn | Modell |
Serienummer | Maks 255 tegn | Serienummer |
Kommentar | Maks tegn | Kommentar |
Adressenavn | Maks 60 tegn | Nettstedsadresse - Navn på adressen |
Breddegrad | Nummer (positivt heltall, større enn eller lik 0) | Breddegrad, WGS84-format (i milliondeler av grad) i 8-sifret format uten komma og prikk. Eks.: N 47.480074 -> 47480074 |
Lengdegrad | Nummer (positivt heltall, større enn eller lik 0) | Lengdegrad, WGS84-format (i milliondeler av grad) i 8-sifret format uten komma og prikk. Eks.: E 19.02686 -> 19026860 |
adresse 2 | Maks 40 tegn | Nettstedets adresse - Adresse 2 |
Adresse 3 | Maks 50 tegn | Nettstedets adresse - Adresse 3 |
Adresse 4 | Maks 50 tegn | Nettstedets adresse - Adresse 4 |
Land | Fall ned | Nettstedets adresse – land |
Importer melding | Ikke å fylle ut dette feltet | Feilmelding kan leses her etter at importen er utført, feil kan filtreres |
3. Feil ved import
Dobbel feilsjekk - hva er dette?
Det er en formell sjekk etter at du lastet opp filen og importen ble startet.
Det utføres en datakontroll når den faktiske importen skjer. På dette tidspunktet er alle data i riktig format, alle obligatoriske celler er fullført.
Formell sjekk
Etter nedlasting av den fullførte Excel-filen som inneholder all dataen du vil importere, utføres en formell validering. Det handler mer om å sjekke filformatet, ikke dataene i cellene.
De første 10 feilene vises.
Hvis det oppstår en feil, er opplasting ikke tillatt, importknappen er deaktivert, og riktig informasjon (topp 10) blir gitt. Slik kan brukeren forstå hva problemet var under den formelle valideringen, og feilen kan rettes opp.
Feilkoder kan være:
-
Det er ingen data: Det er ingen data i det obligatoriske feltet "x" i linjen "y"
-
Antall kolonner er ikke det samme som i malfilen: Antall kolonner er ikke det samme som i malfilen
-
Ikke de samme kolonnene som i malfilen: Ikke de samme kolonnene som i malfilen
-
Ikke nummer": "x" er ikke et tall i linjen "y"
-
Ikke riktig datoformat": "x" er ikke i riktig format (ÅÅÅÅ-MM-DD) i linjen "y"
-
Ikke riktig valgt verdi: "x" er ikke en riktig verdi. Vennligst velg fra valglisten på linje
-
Filformatfeil: Filformatet er ikke .xls eller .xlsx
-
Fullføres av brukeren: "x" er fullført av brukeren. Dette er en systemmelding, la den være tom på linje "y"
-
Er ikke et tall eller er skrevet feil: "x" er ikke et tall eller det er skrevet feil. Skriv det slik: 10,55 i linjen "y"
-
Lengre enn: «x» er lengre enn «y»-tegn i linjen «z»
4. Historikkfanen og feilfilen
Hva skjer med importen før du har en logglogg i Logg-fanen?
Historikk-fanen
Når importen var ferdig, finner du i Historikk-fanen et resultatsammendrag og en nedlastbar excel-fil med den mislykkede postlisten med feilmeldinger.
Hvis importen var vellykket uten noen feil, er det selvfølgelig ingen feilfil der.
Feilfil
Mislykkede elementer er merket i rødt i den nedlastbare feilfilen. Importfeilmeldingen hjelper deg med å forstå hva feilen var, hvilket felt som mangler eller ikke er fylt ut riktig.
De må rettes manuelt i feilfilen (godkjente filformater: xls, xlsx, xlsm). For å fullføre prosessen må du laste opp filen på nytt.
Denne funksjonaliteten kan brukes til å redigere, legge til nye data til allerede eksisterende objekter også.
Resultatsammendrag
I Historikk-fanen er det en logg på importhistorikk med informasjon om:
-
Filnavn: navnet på filen som ble lastet opp
-
Status for importen: pågår (venter), fullført vellykket, ferdig med feil
-
Dato: dato for import
-
Brukernavn: lastet opp av
-
Sammendrag: det er en systemlogg, viser resultater hva som ble lastet opp eller mislyktes
-
Feil: nedlastbar fil med feil
Vanlige feil
Alle varer skal ha en ekstern ID, en ID som er unik.
Hvis obligatoriske felt ikke er fylt ut, kan ikke elementet lastes opp.
Hvis det er en feil i noen av feltene, kan ikke elementet lastes opp.
Flere feil på rad: kun én feilmelding blir skrevet i feilfilen for hver rad. Dette er alltid den første i sekvensen. Hvis det er flere feil etter en rad, vil importen mislykkes igjen. Men en ny feilmelding vil være i feilfilen.
Foreldre- og barnehierarki: alt utstyr må ha et nettsted. Installasjonssteder kan ha installasjonssteder og utstyr kan ha utstyr. I malen bør høyere hierarkiske nivåer komme før lavere nivåer. Hvis utstyret kommer før siden i malen, kan ikke utstyret lastes opp da det ikke har en side. Så Site må komme før utstyret.
Kunde, Nettsted med adresse, Utstyrstype, Utstyrskategori, Avdeling Ansvarlig Foretrukket tekniker må finnes i Handyman.
Importen stopper ved første tomme rad, sjekk om det er noen.
Bilder, vedlegg
De er ikke tillatt.