Willkommen im Handyman Portal
Dieses Dokument ist ein einfaches Benutzerhandbuch, das Ihnen hilft, das Handyman Portal schnell zu nutzen. Es ergänzt die Produktdokumentation und die Schulungen, die von den Handyman-Beratern angeboten werden.
Das Dokument fasst die wichtigsten Schritte der Grundkonfiguration zusammen und empfiehlt eine Reihenfolge für die einzelnen Konfigurationen.
- Welche Mitarbeiter sollten Administratorrechte im Handyman Portal haben?
- Welche Informationen möchten Sie mit Ihren Kunden teilen?
- Benutzerrechte im Handyman Portal erstellen
Sie benötigen einen Handyman Office-Benutzer mit Systemadministratorrechten, um die notwendigen Einstellungen im Handyman vorzunehmen.
Das Dokument enthält nicht den technischen Teil der Einrichtung des Handyman-Portals in Verbindung mit Ihrer Handyman-Installation.
Erstelle einen Handyman Portal Administrator.
Mitarbeiter/innen, die Handyman-Portal-Administratoren sind, haben alle Rechte, um alle Einstellungen in Bezug auf das Portal vorzunehmen, wie z. B. die Öffnung des Portals für neue Kunden, die Festlegung von Rechten auf allen Ebenen, das Anlegen neuer Benutzer/innen usw.
Mindestens 1 Mitarbeiter muss als Handyman-Portal-Administrator eingerichtet werden.
Dies geschieht auf diese Weise:
Erstellen Sie ein GSGroup-Benutzerkonto
Wähle den Mitarbeiter aus, der der Handyman-Portal-Administrator sein soll, und wähle GSGroup-Benutzerkonto erstellen.
Der Arbeitnehmer erhält dann automatisch zwei E-Mails von Handyman: eine E-Mail, in der die Adresse bestätigt werden muss, ein Passwort, das eingegeben werden muss, und ein Link zum Portal-Login.
Richte den Mitarbeiter als Portaladministrator ein.
Sobald das Benutzerkonto erstellt wurde, können Sie diesen Mitarbeiter als Administrator im Portal einstellen:
Welche Informationen möchten Sie mit Ihren Kunden teilen?
Bevor Sie den Kundenzugang aktivieren, sollten Sie einen Überblick darüber haben, welche Daten die Kunden sehen werden.
Die meisten Einstellungen werden im Handyman Office und einige im Handyman Portal konfiguriert.
Auftragsbeschreibungen
Auftragsbeschreibungen, die als intern markiert sind, werden im Portal nicht angezeigt.
Dies ist keine globale Einstellung, sondern wird pro Anmeldung vorgenommen.
Berichte
Die Berichte, die die Kunden sehen können sollen, werden pro Abteilung festgelegt. Alle Berichtstypen, auch kundenspezifische, können angezeigt werden. Die Einstellung erfolgt pro Abteilung und Bericht, an/aus.
Checklisten
Ausgefüllte Checklisten können auch im Handyman-Portal angezeigt werden. Zuerst wird eine globale Einstellung pro Abteilung erstellt, gefolgt von einer Einstellung für jede Checklistenart.
Einstellung pro Abteilung, ob Checklisten angezeigt werden sollen:
Einstellung je Checklistentyp, ob dieser angezeigt werden soll
Dokumente
Bestellunterlagen können im Handyman Portal angezeigt werden.
Die Einstellung erfolgt manuell pro Dokument.
Benutzerrechte im Handyman Portal erstellen
Alle anderen Rechte werden im Portal eingerichtet.
Sie können sich im Handyman Portal mit der Rolle des Portaladministrators anmelden, um weitere Einstellungen vorzunehmen.
Berechtigungen (Rechte) für den Kundenkontakt werden über ein Profil verwaltet.
Es können viele Profile erstellt werden, ein Kundenkontakt muss jedoch einem Profil zugeordnet sein.
Ein Profil enthält eine Gruppe von Rechten:
- Sehen Sie sich neue Beschreibungen an und/oder fügen Sie sie hinzu
- Neue Dokumente anzeigen und/oder hinzufügen
- Neue Bestellkontakte anzeigen und/oder hinzufügen
- Erstelle einen Arbeitsauftrag. Alle Aufträge, die im Portal erstellt werden, sind Auftragsentwürfe, die im Handyman Office ausgefüllt werden müssen.
- Erstellen Sie Reparaturaufträge, die mit Geräten im Servicemodul verknüpft sind. Wie bei Arbeitsaufträgen werden auch Reparaturaufträge zu Auftragsentwürfen, die im Handyman Office abgeschlossen werden müssen.
- Zugriff auf die Anzeige von Angeboten (aus dem Handyman-Angebotsmodul)
- Zugriff zum Anzeigen von Rechnungen
- Zugriff auf die Eingabe von Hauptbestellung, Bestellanforderung und Kundenreferenz beim Erstellen neuer Bestellungen
- Zugang zur Angabe des gewünschten Datums für die Bestellung.
Zugriff zum Erstellen eines Zugriffs für andere Benutzer im selben Unternehmen
Freischaltung des Neukundenzugangs
Dies geschieht in dieser Reihenfolge:
- Aktivieren Sie das Unternehmen
- Aktiviere den ersten Kundenkontakt.
Der Kundenkontakt erhält zwei E-Mails, die mit dem Handyman Portal Administrator korrespondieren.
- Wählen Sie das Profil aus, das der Kundenkontakt haben soll.
Wenn dieser Kundenkontakt das Recht hat, andere Personen hinzuzufügen, kann er den Zugang anderer Personen in seinem eigenen Unternehmen verwalten.
- Wählen Sie die Ausrüstung aus, die die Person sehen wird. Dies gilt für diejenigen, die über ein Handyman-Servicemodul verfügen.
Der Kundenkontakt kann sich dann in das Portal einloggen und Zugang zu dem Unternehmen und den Geräten erhalten, denen die Person zugewiesen wurde.
Aktivierung des Unternehmens
Dies kann auf folgende Weise erreicht werden:
Kundenkontakte hinzufügen
Sobald Sie das Unternehmen aktiviert haben, können Sie Ihren ersten Kundenkontakt erstellen.
Sobald die Person erstellt wurde, wählen Sie das Profil aus, das der Kundenkontakt haben soll.
Wenn dieser Kundenkontakt das Recht hat, selbst neue Benutzer anzulegen, kann er neuen Benutzern nur die gleichen oder weniger Rechte gewähren, als er selbst hat.
Der Zugriff des Kundenkontakts auf Unternehmen und Geräte
Ein Kundenkontakt kann auf Wunsch Zugriff auf mehrere Unternehmen erhalten.
Das kann relevant sein, wenn diese Person Aufträge für mehrere Unternehmen abwickeln soll, z. B. für eine Hausverwaltung.
Im folgenden Beispiel hat der Kundenkontakt Per Pettersen zusätzlich zu dem Unternehmen, zu dem er gehört, Unionen, Zugriff auf zwei Unternehmen erhalten:
Sobald der Zugang zum Unternehmen festgelegt wurde, kann der Zugang zu Geräten gewährt werden (erfordert das Modul „Handyman Service“).
Wählen Sie auf derselben Seite wie oben die Option „Ausrüstung“.
In der Liste werden alle Geräte gesammelt, die den Unternehmen gehören, denen der Kundenkontakt zugeordnet ist. Der Zugriff kann auf jedem Gerät individuell eingestellt werden.