Import af objekter med skabelonfil

Indhold - Hvad handler denne artikel om? 

1. Generel information - Hvad handler det om?

2. Import af objekter med skabelonfil

3. Fejl ved importen

4. Historikfanen og fejlfilen

 

 

1. Generel information - Hvad handler det om?

Udgivelsesnotater

Denne funktionalitet forventes at blive inkluderet i en kommende udgivelse af Handyman Office

 

Kort beskrivelse

Import af objekter er en nem måde at oprette talrige objekter - installationssteder og udstyr - på få trin, til en eksisterende kunde. Import af objekter er en funktionalitet til import af grundlæggende data (installationssteder og udstyr) ved hjælp af en downloadbar excel-skabelon.

Når skabelonen er downloadet, kan du begynde at kopiere dine data til import til denne fil. 

Importeret objekter kan ses i Handyman service modul efter import

 

Hvem kan importere objekter?

Funktionaliteten er kun tilgængelig for Handyman Office-brugere med brugerrettigheder til import af grundlæggende data.

 

Hvor er det?

For at starte en import gå til Konfiguration i hovedmenuen, vælg Grundlæggende data og derefter Import menu.

https://hm-qa.gsgroup.io/

 

 

 

 

 

Hvordan gør man det trin for trin?

 

 

Hvordan gør man det med ord?

1. Vælg Konfiguration, Grundlæggende data/Filimport.

2. Derefter download skabelonfilen: 'Import af Udstyr' skabelon.

3. Hvis kunden ikke findes, tilføj som en ny kunde manuelt i Handyman Office.

4. Gå tilbage, gennemse din fil og upload den udfyldte skabelon og klik på næste i guiden.

5. Derefter starter importen. Du får en oversigt over, hvad du skal importere, "filen indeholder": antal kunder, installationssteder, udstyr og fejl. De ti mest almindelige fejl vises med fejlmeddelelser.

6. Hvis der er en fejl, er upload ikke tilladt, knappen til import er deaktiveret, og korrekte oplysninger (top 10 fejl) bliver angivet. I dette tilfælde skal fejl rettes, og derefter startes importen igen.

7. Når importen er afsluttet, er der en opsummering af resultaterne i fanen Historik og den downloadbare Excel-fil med listen over mislykkede elementer og fejlmeddelelser. Hvis importen var vellykket uden fejl, er der selvfølgelig ingen fejlfil der.

8. Fejl skal rettes.

9. At uploade den rettede fil er en ny import.

 

Hvor mange objekter kan importeres på samme tid?

Der er en begrænsning med hensyn til det maksimale antal aktiver, da Excel-skabelonen håndterer 3000 rækker. Husk, at hvis der kun skal tilføjes et enkelt element, tager processen mindre tid.

Upload af mange objekter kan være en længere proces.

 

 

 

 

2. Skabelonfilen

Hvad handler det om kort sagt?

Import af objekter er en funktionalitet til import af grundlæggende data (installationssteder og udstyr) ved hjælp af en downloadbar excel-skabelon.

Når skabelonen er downloadet, kan du begynde at kopiere dine data til import til denne fil. 

 

Hvor er skabelonfilen?

Funktionen findes i Handyman Web. https://hm-qa.gsgroup.io/

For at starte en import, gå til Konfiguration i hovedmenuen, vælg Grundlæggende data og derefter Importmenu.

Klik på "Download skabelon".

 

 

Hvordan arbejder man med skabelonen?

 

Skabelonen

Det er en nem at bruge Excel-fil med 2 ark.

Du arbejder med den første, der hedder 'Import af objektskabelon', og udfylder de data, du vil importere. Den anden, kaldet "Hjælp", er en hurtig hjælp til at forstå:

• felt navne
• type (input) format - f.eks. i feltet Installeret dato skal det være en dato skrevet som 2023-01-01
• forklaring - hjælp til feltnavne

Antallet af kolonner, navnet på felterne kan ikke ændres.

 

Obligatoriske felter

Obligatoriske felter skal altid udfyldes. Som hjælp er obligatoriske og valgfrie felter markeret med en anden farve. Du kan også finde hjælp i 'Hjælp'-arket i skabelonfilen.

• orange: Obligatorisk for både installationssteder og udstyr.

• grøn: Obligatorisk for installationssteder.

• blå: Obligatorisk for udstyr.

• hvid: Ikke obligatorisk, valgfri.

• grå: Fejlmeddelelse, skal ikke udfyldes af brugeren.

Valgfrie felter er ikke obligatoriske at udfylde, men anbefales, hvis du har information.

Nogle felter har en rulleliste. (f.eks. Type, Installationssted, Status, Landekode)

 

 

 

Sorter mig knappen

'Sorter mig' knappen kan hjælpe med at organisere hierarkiniveauer, da installationssteder altid skal komme før deres udstyr. Ellers vil det resultere i en fejl. Hvis du bruger 'sorter mig' knappen, skal du altid gemme en kopi af filen før sortering. Der kan være for mange hierarkier at sortere i filen, og sorteringen håndteres måske ikke nøjagtigt. Der er ingen mulighed for at sortere tilbage til skabelonen og få den originale filversion tilbage!

Sådan aktiveres makroer

Find information her: https://support.microsoft.com/en-us/office/enable-or-disable-macros-in-microsoft-365-files-12b036fd-d140-4e74-b45e-16fed1a7e5c6

 

Felt navne i skabelonen

 

 

 

 

3. Fejl ved import

 

Dobbelt fejltjek - hvad er disse?

Der er en formel tjek, efter du har uploadet filen og importen er startet.

Der foretages en datakontrol, når den faktiske import foretages. På dette tidspunkt er alle data i den rigtige format, alle obligatoriske celler er udfyldt.

 

Formel tjek

Efter download af den fuldførte Excel-fil, der indeholder alle de data, du vil importere, foretages der en formel validering.  Det handler mere om at kontrollere filformatet, ikke dataene i cellerne.

De første 10 fejl vises.

Hvis der er en fejl, er upload ikke tilladt, importknappen er deaktiveret, og korrekte oplysninger (top 10) er angivet. Så brugeren kan forstå, hvad problemet var under den formelle validering, og fejlen kan rettes.

 

 

 

 

Fejlkoder kan være:

• Der er ingen data: Der er ingen data i obligatorisk felt “x” i linje “y”

• Antallet af kolonner er ikke det samme som i skabelonfilen: Antallet af kolonner er ikke det samme som i skabelonfilen

• Ikke de samme kolonner som i skabelonfilen: Ikke de samme kolonner som i skabelonfilen

• Ikke et nummer": “x” er ikke et nummer i linje “y”

• Ikke korrekt datoformat": “x” er ikke i korrekt format (YYYY-MM-DD) i linje “y”

• Ikke korrekt valgt værdi": "x" er ikke en korrekt værdi. Vælg venligst fra valglisten på linje

• Filformatfejl: Filformatet er ikke .xls eller .xlsx

• Udfyldt af brugeren: "x" er udfyldt af brugeren. Det er en systembesked, lad den være tom i linje "y"

• Er ikke et tal eller er skrevet forkert: "x" er ikke et tal eller det er skrevet forkert. Skriv det som: 10.55 i linje "y"

• Længere end: "x" er længere end "y" tegn i linje "z"

 

 

 

 

4. Historikfane og fejlfil

 

Hvad sker der med importen, før du har en historiklog i Historie-fanen?

 

Historie-fane

Når importen er udført, finder du i Historie-fanen en resultatoversigt og en downloadbar Excel-fil med listen over mislykkede poster med fejlmeddelelser.

Hvis importen var vellykket uden fejl, er der selvfølgelig ingen fejlfil.

 

Fejl fil

Fejlede elementer er markeret med rødt i den downloadbare fejlfil. Import fejlbesked hjælper dig med at forstå, hvad fejlen var, hvilket felt der mangler eller ikke blev udfyldt korrekt.

De skal manuelt rettes i fejlfilen (accepterede filformater: xls, xlsx, xlsm). For at fuldføre processen skal du uploade filen igen.

Denne funktion kan også bruges til at redigere og tilføje nye data til allerede eksisterende objekter.

Resultat opsummering

I Historik fanen er der en log over import historik med oplysninger om:

• Filnavn: navnet på den uploadede fil

• Status for import: i gang (afventer), afsluttet med succes, afsluttet med fejl

• Dato: importdato

• Brugernavn: uploadet af

• Resumé: det er en systemlog, der viser resultaterne af, hvad der blev uploadet med succes, eller mislykkedes

• Fejl: downloadbar fil med fejl

Almindelige fejl

Alle elementer skal have en ekstern ID, en ID der er unik.

Hvis obligatoriske felter ikke udfyldes, kan elementet ikke uploades succesfuldt.

Hvis der er en fejl i nogen af felterne, kan elementet ikke uploades succesfuldt.

Flere fejl i træk: kun én fejlbesked skrives i fejlfilen for hver række. Dette er altid den første i sekvensen. Hvis der er flere fejl efter en række, vil importen mislykkes igen. Men en ny fejlbesked vil være i fejlfilen. 

Forælder- og børnehierarki: alt udstyr skal have et installationssted. Installationssteder kan have installationssteder, og udstyr kan have udstyr. I skabelonen skal højere hierarkiske niveauer komme før lavere niveauer. Hvis udstyret kommer før siden i skabelonen, kan udstyret ikke uploades, da det ikke har en side. Så Installationssted skal komme før dets udstyr.

Kunde, Installationssted med en adresse, Udstyrstype, Udstyrskategori, Afdeling Ansvarlig Foretrukket tekniker skal eksistere i Handyman.

Import stopper ved den første tomme række, tjek om der er nogen.

Billeder, vedhæftninger

De er ikke tilladt.