Översikt
Handyman-integrationen med Tripletex är en tvåvägsintegration byggd kring projekt. Ett projekt i Tripletex är en order i Handyman, och den kopplingen bär hela integrationen: projektet skapas eller underhålls i något av systemen, teknikerna utför arbetet i Handyman, och allt de registrerar — timmar, material, resekostnader, milersättning, beskrivningar och dokument — skrivs tillbaka till samma projekt så att det kan faktureras från Tripletex.
Runt denna kärna rör sig stamdata endast i en riktning. Tripletex är huvudkälla för avdelningar, anställda, kunder, kategorier, lönekoder och produktkataloger; Handyman tar emot dem och skickar inga ändringar tillbaka. Det enda undantaget är kunder: en kund som skapas i Handyman exporteras till Tripletex första gången den används på en order, och därefter ägs den av Tripletex.
Lager ingår inte i integrationen. Inventarier, butikens artiklar, lagerförflyttningar och inventeringar stannar i respektive system, och fakturering sker i Tripletex — integrationen levererar det prissatta material och de timmar fakturan byggs på, men aldrig själva fakturan.
Dataflöde i korthet
Stamdata och projekt kommer från Tripletex; det arbete som registreras på ordern går tillbaka till samma projekt. Tabellen nedan beskriver samma utbyte i ord.
Vad som utbyts
| Riktning | Data | Anmärkningar |
| Tripletex → Handyman | Avdelningar, anställda, kunder med deras adresser och kontakter. | Anställda importeras så att de som kan vara projektledare känns igen som sådana. Inaktiva kunder importeras inte. |
| Tripletex → Handyman | Kundkategorier och projektkategorier. | Projektkategorier blir orderkategorier; de kan begränsas till ett valt urval. |
| Tripletex → Handyman | Projektaktiviteter, resekostnadskategorier och milersättningssatser. | Alla tre blir lönekoder i Handyman — i timmar, belopp och kilometer respektive. |
| Tripletex → Handyman | Produkter och kataloger från valda grossister. | Produkter blir artiklar på en grossist som representerar ditt eget företag; grossistkataloger blir artikel-listor under sin egen grossist, efter NRF- eller EL-nummer. |
| Tripletex → Handyman | Projekt, med deltagare, beskrivning, kategori, leveransadress och orderrader. | Projektet blir en order; dess orderrader blir material på den ordern. |
| Handyman → Tripletex | Själva ordern, som ett projekt. | Skapas vid första export, uppdateras vid senare. Deltagare hålls synkroniserade, och deltagare som tas bort i Handyman tas bort från projektet. |
| Handyman → Tripletex | Orderbeskrivningar. | Projektbeskrivningen skrivs tillbaka till projektet; övriga beskrivningar blir orderrader på det. Interna beskrivningar skickas aldrig. |
| Handyman → Tripletex | Materialregistreringar. | Som projektorderrader, prissatta enligt vad teknikern registrerat och matchat till Tripletex-produkt via artikel, NRF- eller EL-nummer. |
| Handyman → Tripletex | Timregistreringar. | Som tidrapporter, och — när export av timpris är aktiverad — som projektspecifika timpriser per dag, anställd och aktivitet. |
| Handyman → Tripletex | Kostnads- och milregistreringar. | Som resekostnader och milersättningar, samlade per anställd på en öppen reseräkning per projekt. |
| Handyman → Tripletex | Orderdokument och rapporter. | Uppladdade till projektets dokumentarkiv. Valfritt, och varje dokument skickas endast en gång. |
| Handyman → Tripletex | Kunder skapade i Handyman. | Exporteras första gången kunden används som faktureringskund på en exporterad order. |
| Ej utbytt | Timmar, kostnader och mil registrerade i Tripletex. | Registreringar flödar endast mot Tripletex. Tid som matas in direkt i Tripletex visas inte på Handyman-ordern. |
| Via 3.parts integration från Suppli | Inventarier, butikens artiklar, lagerförflyttningar och inventering. | Lager hålls separat i varje system. |
| Via 3.parts integration från Suppli | Fakturor och inköpsorder. | Fakturering sker i Tripletex på det exporterade projektet. |
Hur integrationen fungerar
Integration körs som en tjänst. Den bevakar förändringar på båda sidor och reagerar på dem; det finns inget nattligt batchjobb som allt väntar på, och ingen klientprogramvara att hålla uppdaterad.
Vad som sätter igång den
| Trigger | Vad som händer |
| Material bokas på ett projekt i Tripletex | När ett verifikat bokförs eller uppdateras läses projekten det bokförs på om, så material och kostnader registrerade via verifikatet visas på Handyman-ordern. Tripletex genererar inte en projektändring för detta, därför bevakas verifikatet självt. |
| En order ändras i Handyman | Ordern exporteras till Tripletex — antingen vid varje ändring, eller bara när den når det statusvärde som avtalats för installationen. En order kan också exporteras manuellt från Handyman. |
| En post ändras i Tripletex | Tripletex meddelar integrationen när en anställd, kund, kontakt, produkt eller projekt ändras, och den enskilda posten uppdateras i Handyman inom några ögonblick. |
| En schemalagd uppdatering | Produkt- och grossistkataloger är stora och ändras ständigt, så de uppdateras enligt schema istället för en post i taget. |
| En full import begärs | Stamdata kan importeras om från Handyman när något behöver synkroniseras igen — efter ett längre avbrott, till exempel, eller när en ny grossist läggs till. |
Hur en körning utförs
Arbete för en installation utförs en körning i taget, så en inkommande förändring väntar hellre än kolliderar med en pågående import. Importer av stora datamängder görs i portioner: varje typ av data minns den senaste ändring den såg, så nästa körning frågar Tripletex endast efter vad som ändrats sedan dess, och en katalogimport som omfattar tusentals poster fortsätter helt enkelt tills den är klar.
En export följer en fast ordning. Ordern blir ett projekt — kunden skapas först om den ännu inte finns i Tripletex — och därefter placeras deltagare, beskrivningar, material och registreringar på det projektet. Dokument följer sist, när ordern själv har exporterats framgångsrikt.
Hur de två systemen hålls synkroniserade
Varje post som utbytts bär en referens till sin motsvarighet: Handyman-ordern känner till sitt Tripletex-projekt, varje materialrad känner till sin projektorderrad, och varje registrering känner till tidrapportposten eller reseräkningen den skapade. Det är detta som förhindrar att en andra export skapar en duplicat — att exportera samma order igen uppdaterar det befintliga projektet istället för att lägga till ett nytt — och det innebär att en order säkert kan skickas om om något behöver rättas.
Vad du ser när något misslyckas
Varje körning rapporterar tillbaka till Handyman, post för post: vad som behandlades och vad som misslyckades, med anledning. En avvisad export rapporteras mot den order den hör till, så den som gjorde registreringen kan se varför den inte nådde Tripletex. Ett fel på en enskild post stoppar inte resten — de återstående ordrarna och registreringarna behandlas fortfarande.
Vad som behövs för att komma igång
Integration ansluter till Tripletex som en anställd i ditt eget företag, med en åtkomsttoken som du genererar i Tripletex och överlämnar till GSGroup.
| Vad | Detaljer |
| Åtkomst till Tripletex | En anställd-token skapad i ditt Tripletex-konto för GSGroup-integrationen. Allt arbete utförs som den anställde, så den behöver rättigheter till projekt, kunder, anställda, produkter, tidrapporter och reseräkningar. Håll den anställde aktiv — integrationen slutar fungera om token återkallas eller den anställde inaktiveras. |
| En standard betalningstyp | Obligatoriskt. Resor och kostnadsregistreringar exporteras mot en Tripletex-betalningstyp; integrationen kan inte köras förrän den valts. |
| De grossister som ska användas | Vilka av dina Tripletex-grossister som ska vara tillgängliga för tekniker i Handyman, och om varje används med NRF- eller EL-nummer. |
| Beslut om kategori | Om alla Tripletex-projekt ska bli Handyman-ordrar, eller bara de i vissa projektkategorier. |
| Startdatum | När Tripletex-projekt redan har historiskt material, ett datum från vilket material ska importeras, så att gamla rader inte dras in i Handyman. |
Alternativ – Produkter och grossister
Vilka Tripletex-produktkataloger teknikerna ser i Handyman, och hur priser och enheter härleds.
| Alternativ | Värden / standard | Vad det gör |
| NrfWholesalersToImport | Lista över Tripletex-grossister | De grossister vars produkter görs tillgängliga via NRF-nummer. Varje grossist blir en separat grossist i Handyman. Om listan är tom importeras inga NRF-kataloger. |
| ElWholesalersToImport | Lista över Tripletex-grossister | Samma för grossister som används med EL-nummer. En grossist som finns i båda listorna skapas två gånger i Handyman — en gång för NRF och en gång för EL-nummer — eftersom de två katalogerna använder olika artikelnummer. |
| DefaultProductUnit | Text | Enhet som används när en Tripletex-produkt saknar egen enhet. Enheter längre än fyra tecken förkortas. |
| CostMarkupForPriceCalculation | Procent | När satt beräknas försäljningspriset i Handyman från Tripletex inköpspris med denna påslag, och Tripletex försäljningspris behålls som listpris. När det inte är satt används Tripletex försäljningspris direkt. Används där material prissätts från kostnad snarare än katalogpris. |
| ExecuteImportOnTimer | Ja / Nej, standard Nej | Inkluderar installationen i schemalagd kataloguppdatering, så att produkter och grossistartiklar hålls uppdaterade utan att någon behöver begära import. |
Alternativ – Projekt som blir ordrar
Hur Tripletex-projekt visas som ordrar i Handyman.
| Alternativ | Värden / standard | Vad det gör |
| ProjectCategoryFilter | Lista över projektkategorier | Begränsar integrationen till projekt i valda kategorier, och importerar endast dessa kategorier som orderkategorier. När det inte är satt importeras alla projekt. Observera att att välja inga kategorier alls inte är samma som att lämna det osatt — det filtrerar bort allt. |
| ImportProjectDescriptionToMessage | Ja / Nej, standard Nej | Lägger Tripletex projektbeskrivning i orderns meddelandefält, där teknikern ser den på enheten. När det är avstängt importeras beskrivningen som en orderbeskrivning istället. |
| SetOrdersToFreeIfNoParticipant | Ja / Nej, standard Nej | Markerar en importerad order som fri — tillgänglig för vem som helst — när Tripletex-projektet saknar deltagare. Ordrar med deltagare påverkas inte. |
| ImportProjectManagerAsOrderParticipant | Ja / Nej, standard Nej | Normalt blir projektledaren orderns ansvarige och utelämnas från deltagarlistan. Slå på detta för att lägga till projektledaren som deltagare också, så att ledaren också ser ordern som ett uppdrag. |
| AllowImportOfEmptyProductInOrderlines | Ja / Nej, standard Nej | Importerar projektorderrader utan produkt. Som standard hoppas sådana rader över eftersom de inte kan matchas till en artikel i Handyman. |
| DisableImportOfOrderLineWhenZeroQuantity | Ja / Nej, standard Nej | Hoppar över orderrader med kvantitet noll eller utan kvantitet alls. Använd där sådana rader används i Tripletex för text- eller prisändamål och inte ska visas som material på ordern. |
| MigrationDate | Datum | Endast orderrader skapade i Tripletex på eller efter detta datum importeras. Sätt detta vid igångsättning så att historiskt material på befintliga projekt stannar i Tripletex. |
Alternativ – Timmar, resor och lönekoder
Tripletex-aktiviteter blir lönekoder i timmar, resekostnadskategorier blir lönekoder i belopp och milersättningssatser blir lönekoder i kilometer. Det teknikerna registrerar i Handyman returneras till Tripletex som tidrapporter, resekostnader och milersättningar.
Timtypen för en importerad aktivitet bestäms utifrån dess namn. Varje timtyp har en lista med textfragment; en aktivitet vars namn innehåller något av dem importeras med den typen. Matchning ignorerar versaler och gemener och söker var som helst i namnet, listorna kontrolleras i ordningen nedan, och en aktivitet som inte matchar något blir vanlig tid.
| Alternativ | Värden / standard | Vad det gör |
| DefaultPaymentTypeId | Tripletex betalningstyp, obligatorisk | Betalningstyp som används för varje kostnadsregistrering som integrationen exporterar. Integration körs inte för installationen förrän det är satt. |
| HoursType1Texts | Lista med textfragment | Aktiviteter vars namn innehåller något av dessa importeras som övertid. |
| HoursType2Texts | Lista med textfragment | Importeras som semester. |
| HoursType3Texts | Lista med textfragment | Importeras som sjukfrånvaro. |
| HoursType4Texts | Lista med textfragment | Importeras som extra lön. |
| HoursType5Texts | Lista med textfragment | Importeras som kvantitet. Till skillnad från de fyra ovan summeras inte kvantitetslönekoder på tidrapporten. |
| ExportHourlyRates | Ja / Nej, standard Nej | Exporterar kundpriset för varje timregistrering som ett projektspecifikt timpris i Tripletex, per dag, anställd och aktivitet. Använd där priset bestäms i Handyman snarare än i Tripletex. Två olika priser för samma anställd, aktivitet och dag kan inte representeras och rapporteras som ett fel på ordern. |
Alternativ – Export av ordrar
Hur Handyman-ordrar skrivs tillbaka till Tripletex.
| Alternativ | Värden / standard | Vad det gör |
| ExportOrdersOnStatus | Orderstatus, eller vid varje ändring | Bestämmer när en order skickas. Antingen exporteras ordern vid varje relevant ändring, inklusive manuell export, eller bara när dess kontrollerade status når det avtalade värdet — vanligtvis för att bara exportera kontrollerade ordrar. Observera att när status används respekteras inte manuell export. |
| SetOrderNameFromServiceModule | Ja / Nej, standard Nej | För ordrar utan eget namn byggs projektnamnet från platsen: dess nummer följt av platsnamnet. Annars används orderns adress som namn. |
| FixedTripletexProjectManagerId | Tripletex-anställd | Sätter varje exporterade projekt på en fast projektledare, oavsett vem som är ansvarig i Handyman. Använd där Tripletex kräver en ansvarig person som Handyman inte spårar. |
| DisableExportOfOrderDescription | Ja / Nej, standard Nej | Förhindrar att orderbeskrivningar skrivs till Tripletex som projektorderrader. Interna beskrivningar exporteras aldrig i vilket fall. |
| DisableProjectDescriptionUpdateOnExport | Ja / Nej, standard Nej | Låter Tripletex projektbeskrivning vara orörd vid export. Som standard skrivs beskrivningen tillbaka, vilket skriver över ändringar gjorda i Tripletex under tiden. |
| ExportOrderEndDateOnlyWhenReadyForInvoicing | Ja / Nej, standard Nej | Skickar projektslutdatum endast när ordern är avslutad och redo för fakturering. Som standard skickas slutdatum vid varje export, vilket flyttar projektperioden i Tripletex medan arbetet fortfarande pågår. |
Alternativ – Dokument och rapporter
Dokument som är kopplade till en order och rapporter som Handyman genererar för den kan laddas upp till dokumentarkivet för motsvarande Tripletex-projekt.
| Alternativ | Värden / standard | Vad det gör |
| ExportDocuments | Ja / Nej, standard Nej | Laddar upp orderdokument till Tripletex-projektet efter att ordern exporterats framgångsrikt. Rapporter inkluderas när ordern är slutförd. |
| ReportsToExport | Lista över rapporter | Begränsar vilka genererade rapporter som laddas upp. När det inte är satt laddas alla rapporter upp; att välja inga håller rapporter ute medan vanliga bilagor fortfarande exporteras. |
Bra att veta
Beteenden som ofta misstas för fel.
| Ämne | Vad du kan förvänta dig |
| En ny Tripletex-token träder i kraft gradvis | Integration behåller sin Tripletex-session i upp till en dag. En nyutfärdad eller nyligen återkallad token kan ta så lång tid att få full effekt. |
| Material följer Tripletex | Material som finns på en Handyman-order men tagits bort från Tripletex-projektet tas bort från ordern vid nästa import. |
| Registreringar går åt ett håll | Timmar, kostnader och mil som matas in direkt i Tripletex visas inte på Handyman-ordern. Registreringar gjorda i Handyman når Tripletex. |
| Dokument skickas en gång | Ett dokument som redan laddats upp skickas inte igen, även om det ändras efteråt. |
| Beskrivningar hanteras noggrant fram och tillbaka | Projektbeskrivningen som importerats från Tripletex känns igen vid export, så den dupliceras inte som en orderrad. |
| Inaktiva poster hoppas över | Kunder, leverantörer och produkter som är inaktiva i Tripletex importeras inte. Aktiviteter och kostnadskategorier som är inaktiverade tas bort från lönekodsgrupperna i Handyman. |
| Fakturering sker i Tripletex | Integration levererar prissatt material, timmar och kostnader till projektet. Själva fakturan skapas i Tripletex. |