Import av Objekt med mallfil

Innehåll - Vad handlar denna artikel om? 

1. Allmän information - Vad handlar det om?

2. Import av Objekt med mallfil

3. Fel vid importen

4. Historikfliken och fel filen

 

 

1. Allmän information - Vad handlar det om?

Utgivningsanmärkningar

Denna funktion beräknas inkluderas i en framtida version av Handyman Office

 

Kort beskrivning

Import av Objekt är ett enkelt sätt att skapa flera objekt - anläggningar och objekt - på några få steg, till en befintlig kund. Import av objekt är en funktion för att importera grundläggande data (anläggningar och objekt) med hjälp av en nedladdningsbar excelmall.

När mallen är nedladdad kan du börja kopiera dina data för att importera till den här filen. 

Importerade objekt kan ses i Handyman service modul efter import

 

Vem kan importera objekt?

Funktionen är endast tillgänglig för Handyman Office användare med användarrättigheter att importera grundläggande data.

 

Var finns det?

För att starta en import gå till Konfiguration i huvudmenyn, välj Grundläggande data och sedan Importera meny.

https://hm-qa.gsgroup.io/

 

 

 

 

 

Hur gör man det steg för steg?

 

 

Hur gör man det med ord?

1. Välj Konfiguration, Grundläggande data/Filimport.

2. Ladda sedan ner mallfilen: 'Import av Objekt' mall.

3. Om kunden inte finns, lägg till som en ny kund manuellt i Handyman Office.

4. Gå tillbaka, bläddra igenom din fil och ladda upp den ifyllda mallen och klicka på nästa i guiden.

5. Sedan startar importen. Du får en sammanfattning av vad du kommer att importera, "filen innehåller": antal kunder, anläggningar, objekt och fel. De tio vanligaste felen med felmeddelanden visas.

6. Om det uppstår ett fel är uppladdning inte tillåtet, importknappen är inaktiverad och korrekt information (topp 10 fel) visas. I det här fallet ska fel korrigeras och sedan startas importen igen.

7. När importen är klar finns det en sammanfattning av resultaten i fliken Historik och en nedladdningsbar Excel-fil med en lista över misslyckade objekt och felmeddelanden. Om importen lyckades utan några fel finns det självklart ingen felaktig fil där.

8. Felen måste korrigeras.

9. Att ladda upp den korrigerade filen igen är en ny import.

 

Hur många objekt kan importeras samtidigt?

Det finns en begränsning när det gäller det maximala antalet objekt, eftersom Excelfilen hanterar 3000 rader. Kom ihåg att om bara ett objekt behöver läggas till tar processen mindre tid.

Att ladda upp många objekt kan ta längre tid.

 

 

 

 

2. Mallfilen

Vad handlar det om kortfattat?

Import av objekt är en funktion för att importera grundläggande data (anläggningar och objekt) med hjälp av en nedladdningsbar excelmall.

När mallen har laddats ner kan du börja kopiera dina data för att importera till denna fil. 

 

Var finns mallfilen?

Funktionen finns i Handyman Web. https://hm-qa.gsgroup.io/

För att starta en import gå till Konfiguration i huvudmenyn, välj Grunddata och sedan Importmenyn.

Klicka på "Ladda ner mall".

 

 

How to work with the template?

 

The template

It is an easy to use excel file with 2 worksheets.

Du arbetar med den första, som heter 'Import av objektmall', och fyller i den data du vill importera. Den andra, som kallas "Hjälp", är en snabbhjälp för att förstå:

• fältnamn
• typ (inmatning) format - t.ex. i fältet Installerat datum måste det vara ett datum skrivet som 2023-01-01
• förklaring - hjälp för fältnamnen

Antal kolumner, namnet på fälten kan inte ändras.

 

Obligatoriska fält

Obligatoriska fält måste alltid fyllas i. Som hjälp är obligatoriska och valfria fält markerade med en annan färg. Du kan också hitta hjälp i arbetsbladet 'Hjälp' i mallfilen.

• orange: Obligatoriskt för både anläggningar och objekt.

• grön: Obligatoriskt för anläggningar.

• blå: Obligatoriskt för objekt.

• vit: Inte obligatoriskt, valfritt.

• grå: Felmeddelande, ska inte fyllas i av användaren.

Frivilliga fält behöver inte fyllas i, men rekommenderas om du har information.

Vissa fält har en rullgardinsmeny. (t.ex. Typ, Ursprung för installation, Status, Landskod)

 

 

 

Sortera mig-knapp

'Sortera mig' knappen kan hjälpa till att organisera hierarkinivåer, eftersom anläggningar alltid måste komma före sina objekt. Annars resulterar det i ett fel. Om du använder 'sortera mig' knappen, spara alltid en kopia av filen innan du sorterar. Det kan finnas för många hierarkier att sortera i filen och sorteringen kanske inte hanteras korrekt. Det finns ingen möjlighet att sortera tillbaka till mallen och återfå den ursprungliga filversionen!

Hur man aktiverar makron

Hitta information här: https://support.microsoft.com/en-us/office/enable-or-disable-macros-in-microsoft-365-files-12b036fd-d140-4e74-b45e-16fed1a7e5c6

 

Fältnamn i mallen

 

 

 

 

3. Fel vid import

 

Dubbel felkontroll - vad är det här?

Det finns en formell kontroll efter att du har laddat upp filen och importen har startat.

Det finns en datavalidering när den faktiska importen sker. Vid detta tillfälle är all data i rätt format och alla obligatoriska celler är ifyllda.

 

Formell kontroll

Efter att ha laddat ner den färdiga excelfilen med all data du vill importera, finns det en formell validering.  Det handlar mer om att kontrollera filformatet, inte data i cellerna.

De första 10 felen visas.

Om det finns ett fel tillåts inte uppladdning, importknappen är inaktiverad, och korrekt information (topp 10) tillhandahålls. Så att användaren kan förstå vilket problem som uppstod under den formella valideringen och felet kan rättas till.

 

 

 

 

Felkoder kan vara:

• Det finns ingen data: Det finns ingen data i obligatoriskt fält "x" på raden "y"

• Antalet kolumner är inte samma som i mallfilen: Antalet kolumner är inte samma som i mallfilen

• Inte samma kolumner som i mallfilen: Inte samma kolumner som i mallfilen

• Inte ett nummer: "x" är inte ett nummer på raden "y"

• Inte korrekt datumformat: "x" är inte i korrekt format (ÅÅÅÅ-MM-DD) på raden "y"

• Inte korrekt valt värde": "x" är inte ett korrekt värde. Vänligen välj från urvalsfältet på raden

• Felaktigt filformat: Filformatet är inte .xls eller .xlsx

• Slutfört av användaren: "x" är slutfört av användaren. Det är ett systemmeddelande, lämna det tomt på raden "y"

• Är inte ett nummer eller är skrivet felaktigt: "x" är inte ett nummer eller är skrivet felaktigt. Skriv det som: 10.55 i raden “y”

• Längre än: “x” är längre än “y” tecken i raden “z"

 

 

 

 

4. Historikfliken och fel filen

 

Vad händer med importen innan du har en historiklog i Historikfliken?

 

Historikfliken

När importen var klar hittar du i Historikfliken en sammanfattning av resultatet och en nedladdningsbar excelfil med listan över misslyckade poster med felmeddelanden.

Om importen var framgångsrik utan några fel, finns självklart ingen felaktig fil där.

 

Fel fil

Misslyckade element är markerade i rött i den nedladdningsbara fel-filen. Importfelmeddelandet hjälper dig att förstå vad felet var, vilket fält som saknas eller inte fylldes i korrekt.

De måste manuellt korrigeras i fel-filen (accepterade filformat: xls, xlsx, xlsm). För att slutföra processen bör du ladda upp filen igen.

Denna funktion kan användas för att redigera, lägga till nya data till redan befintliga objekt.

Resultatsammanfattning

I Historik fliken finns en logg över importhistorik med information om:

• Filnamn: namnet på den uppladdade filen

• Status för import: pågående (väntar), avslutad utan fel, avslutad med fel

• Datum: importdatum

• Användarnamn: uppladdad av

• Sammanfattning: det är en systemlogg som visar resultatet av vad som har laddats upp framgångsrikt eller misslyckats

• Fel: nedladdningsbar fil med fel

Vanliga fel

Alla objekt bör ha en extern ID, ett ID som är unikt.

Om obligatoriska fält inte är ifyllda kan objektet inte laddas upp.

Om det finns ett fel i något av fälten kan objektet inte laddas upp.

Flera fel i rad: endast ett felmeddelande skrivs i fel-filen för varje rad. Detta är alltid den första i sekvensen. Om det finns flera fel efter en rad kommer importen att misslyckas igen. Men ett nytt felmeddelande kommer att finnas i fel filen. 

Förälder- och barnhierarki: alla objekt måste ha en anläggning. Anläggningar kan ha anläggningar och objekt kan ha objekt. I mallen ska högre hierarkiska nivåer komma före lägre nivåer. Om utrustningen kommer före sidan i mallen kan utrustningen inte laddas upp eftersom den inte har en sida. Så Anläggning måste komma före dess objekt.

Kund, Anläggning med en adress, Objekttyp, Objektkategori, Avdelning, Ansvarig Förvald tekniker måste finnas i Handyman.

Importen stannar vid den första tomma raden, kontrollera om det finns någon.

Bilder, bilagor

De är inte tillåtna.