Oversikt

Handyman-integrasjonen med Tripletex er en toveis integrasjon bygget rundt prosjekter. Et prosjekt i Tripletex er en ordre i Handyman, og dette paret bærer hele integrasjonen: prosjektet opprettes eller vedlikeholdes i enten system, teknikerne utfører arbeidet i Handyman, og alt de registrerer — timer, materiell, reisekostnader, kjørelengde, beskrivelser og dokumenter — skrives tilbake på samme prosjekt slik at det kan faktureres fra Tripletex.

Rundt denne kjernen beveger masterdata seg kun én vei. Tripletex er master for avdelinger, ansatte, kunder, kategorier, lønnskoder og produktkataloger; Handyman mottar disse og sender ikke endringer tilbake. Det eneste unntaket er kunder: en kunde opprettet i Handyman eksporteres til Tripletex første gang den brukes på en ordre, og deretter eies den av Tripletex.

Lager er ikke en del av integrasjonen. Varelager, butikkartikler, lagerbevegelser og lageropptelling holdes i hvert system, og fakturering skjer i Tripletex — integrasjonen leverer priset materiell og timer som fakturaen bygges på, men aldri selve fakturaen.

Dataflyt i korte trekk

Masterdata og prosjekter kommer fra Tripletex; arbeidet som registreres på ordren går tilbake til samme prosjekt. Tabellen under beskriver den samme utvekslingen med ord.

Hva som utveksles

Retning	Data	Notater
Tripletex → Handyman	Avdelinger, ansatte, kunder med adresser og kontakter.	Ansatte importeres slik at de som kan være prosjektledere gjenkjennes som det. Inaktive kunder importeres ikke.
Tripletex → Handyman	Kundekategorier og prosjektkategorier.	Prosjektkategorier blir ordre-kategorier; de kan begrenses til et valgt sett.
Tripletex → Handyman	Prosjektaktiviteter, reisekostnadskategorier og satser for kjøregodtgjørelse.	Alle tre blir lønnskoder i Handyman — i timer, beløp og kilometer henholdsvis.
Tripletex → Handyman	Produkter, og katalogene til de valgte grossistene.	Produkter blir til artikler på en grossist som representerer ditt eget firma; grossistkataloger blir artikkellister under sin egen grossist, sortert etter NRF- eller EL-nummer.
Tripletex → Handyman	Prosjekter, med deltakere, beskrivelse, kategori, leveringsadresse og ordrelinjer.	Prosjektet blir en ordre; ordrelinjene blir materiell på den ordren.
Handyman → Tripletex	Selve ordren, som et prosjekt.	Opprettes ved første eksport, oppdateres ved senere. Deltakere holdes i synk, og deltakere fjernet i Handyman fjernes fra prosjektet.
Handyman → Tripletex	Ordrebskrifter.	Prosjektbeskrivelsen skrives tilbake til prosjektet; de øvrige beskrivelsene blir ordrelinjer på det. Interne beskrivelser sendes aldri.
Handyman → Tripletex	Materiellregistreringer.	Som prosjektordrelinjer, priset etter det teknikeren registrerte og matchet til Tripletex-produktet etter artikkel, NRF- eller EL-nummer.
Handyman → Tripletex	Timeregistreringer.	Som timelisteposter, og — når eksport av timepriser er aktivert — som prosjektspesifikke timepriser for dag, ansatt og aktivitet.
Handyman → Tripletex	Kostnads- og kjørelengde-registreringer.	Som reiseregninger og kjøregodtgjørelser, samlet per ansatt på én åpen reiseregning per prosjekt.
Handyman → Tripletex	Ordredokumenter og rapporter.	Lastes opp til prosjektets dokumentarkiv. Valgfritt, og hvert dokument sendes én gang.
Handyman → Tripletex	Kunder opprettet i Handyman.	Eksporteres første gang kunden brukes som fakturakunde på en eksportert ordre.
Ikke utvekslet	Timer, kostnader og kjørelengde registrert i Tripletex.	Registreringer flyter kun mot Tripletex. Tid registrert direkte i Tripletex vises ikke på Handyman-ordren.
Via 3.parts integrasjon fra Suppli	Varelager, butikkartikler, lagerbevegelser og lageropptelling.	Lager holdes separat i hvert system.
Via 3.parts integrasjon fra Suppli	Fakturaer og innkjøpsordrer.	Fakturering skjer i Tripletex på det eksporterte prosjektet.

Hvordan integrasjonen fungerer

Integrasjonen kjører som en tjeneste. Den overvåker endringer på begge sider og reagerer på dem; det finnes ingen nattlig batch som alt venter på, og ingen klientprogramvare som må holdes oppdatert.

Hva som setter den i gang

Utløser	Hva som skjer
Materiell bokføres på et prosjekt i Tripletex	Når en bilag posteres eller oppdateres, leses prosjektene det bokføres på på nytt, slik at materiell og kostnad registrert gjennom bilaget vises på Handyman-ordren. Tripletex varsler ikke om prosjektendring for dette, derfor overvåkes bilaget direkte.
En ordre endres i Handyman	Ordren eksporteres til Tripletex — enten ved hver endring, eller bare når den når den avtalte statusen for installasjonen. En ordre kan også eksporteres manuelt fra Handyman.
En post endres i Tripletex	Tripletex varsler integrasjonen når en ansatt, kunde, kontakt, produkt eller prosjekt endres, og denne enkeltposten oppdateres i Handyman innen kort tid.
En planlagt oppdatering	Produkt- og grossistkataloger er store og endres kontinuerlig, derfor oppdateres de etter en fast plan i stedet for én post av gangen.
En full import etterspørres	Masterdata kan re-importeres til Handyman når noe må synkroniseres på nytt — for eksempel etter lengre nedetid, eller når en ny grossist legges til.

Hvordan en kjøring gjennomføres

Arbeid for én installasjon utføres én kjøring av gangen, slik at en innkommende endring venter i stedet for å kollidere med en pågående import. Importer av store datasett gjøres i porsjoner: hver type data husker siste endring den så, slik at neste kjøring kun spør Tripletex om hva som har endret seg siden, og en katalogimport som spenner over tusenvis av poster fortsetter bare til den er ferdig.

En eksport følger en fast rekkefølge. Ordren blir et prosjekt — først opprettes kunden hvis den ikke finnes i Tripletex — deretter legges deltakere, beskrivelser, materiell og registreringer på prosjektet. Dokumenter følger sist, når selve ordren er eksportert med suksess.

Hvordan de to systemene holdes synkroniserte

Hver post som er utvekslet bærer en referanse til sin motpart: Handyman-ordren kjenner sitt Tripletex-prosjekt, hver materiellinje kjenner sin prosjektordrelinje, og hver registrering kjenner timelisteposten eller reiseregningen den produserte. Det er dette som hindrer at en ny eksport lager duplikater — å eksportere samme ordre igjen oppdaterer det eksisterende prosjektet i stedet for å legge til et nytt — og det betyr at en ordre trygt kan sendes på nytt hvis noe må korrigeres.

Hva du ser når noe feiler

Hver kjøring rapporterer tilbake til Handyman, post for post: hva som ble behandlet og hva som feilet, med årsak. En avvist eksport rapporteres på ordren den tilhører, slik at den som gjorde registreringen kan se hvorfor den ikke nådde Tripletex. En feil på én post stopper ikke resten — de øvrige ordrer og registreringer behandles fortsatt.

Hva som trengs for å komme i gang

Integrasjonen kobler til Tripletex som en ansatt i ditt eget firma, ved å bruke et tilgangstoken som du genererer i Tripletex og overleverer til GSGroup.

Hva	Detaljer
Tilgang til Tripletex	Et ansatt-token opprettet i din Tripletex-konto for GSGroup-integrasjonen. Alt arbeid utføres som denne ansatte, så den må ha rettigheter til prosjekter, kunder, ansatte, produkter, timelister og reiseregninger. Hold den ansatte aktiv — integrasjonen slutter å fungere hvis tokenet tilbakekalles eller den ansatte deaktiveres.
En standard betalingstype	Påkrevd. Reise- og kostnadsregistreringer eksporteres mot én Tripletex-betalingstype; integrasjonen kan ikke kjøre før denne er valgt.
Grossistene som skal brukes	Hvilke av dine Tripletex-grossister som skal være tilgjengelige for teknikere i Handyman, og om hver brukes med NRF- eller EL-nummer.
Et kategorivalg	Om alle Tripletex-prosjekter skal bli Handyman-ordrer, eller bare de i visse prosjektkategorier.
En startdato	Der Tripletex-prosjekter allerede har historisk materiell, en dato fra når materiell skal importeres, slik at gamle linjer ikke trekkes inn i Handyman.

Valg – Produkter og grossister

Hvilke Tripletex-produktkataloger teknikerne ser i Handyman, og hvordan priser og enheter hentes ut.

Valg	Verdier / standard	Hva det gjør
NrfWholesalersToImport	Liste over Tripletex-grossister	Grossistene hvis produkter gjøres tilgjengelige via NRF-nummer. Hver blir en egen grossist i Handyman. Hvis listen er tom, importeres ingen NRF-kataloger.
ElWholesalersToImport	Liste over Tripletex-grossister	Det samme for grossister brukt med EL-nummer. En grossist som står i begge lister opprettes to ganger i Handyman — én gang for NRF og én gang for EL-nummer — fordi de to katalogene bruker forskjellige artikkelnumre.
DefaultProductUnit	Tekst	Enhet brukt når et Tripletex-produkt ikke har egen enhet. Enheter lengre enn fire tegn forkortes.
CostMarkupForPriceCalculation	Prosent	Når satt, beregnes salgsprisen i Handyman ut fra Tripletex kostpris med denne påslagsprosenten, og Tripletex salgspris beholdes som listepris. Når den ikke er satt, brukes Tripletex salgspris direkte. Brukes der materiell prises ut fra kostpris i stedet for katalogpris.
ExecuteImportOnTimer	Ja / Nei, standard Nei	Inkluderer installasjonen i den planlagte katalogoppdateringen, slik at produkter og grossistartikler holdes oppdatert uten at noen ber om import.

Valg – Prosjekter som blir ordre

Hvordan Tripletex-prosjekter vises som ordrer i Handyman.

Valg	Verdier / standard	Hva det gjør
ProjectCategoryFilter	Liste over prosjektkategorier	Begrenser integrasjonen til prosjekter i valgte kategorier, og importerer kun disse som ordre-kategorier. Når den ikke er satt, importeres alle prosjekter. Merk at å velge ingen kategorier ikke er det samme som å la det være usatt — det filtrerer ut alt.
ImportProjectDescriptionToMessage	Ja / Nei, standard Nei	Setter Tripletex prosjektbeskrivelse i ordre-meldingsfeltet, der teknikeren ser den på enheten. Når den er av, importeres beskrivelsen som en ordrebeskrivelse i stedet.
SetOrdersToFreeIfNoParticipant	Ja / Nei, standard Nei	Markerer en importert ordre som fri — tilgjengelig for alle — når Tripletex-prosjektet ikke har deltakere. Ordrer som har deltakere påvirkes ikke.
ImportProjectManagerAsOrderParticipant	Ja / Nei, standard Nei	Normalt blir prosjektleder ordremanager og utelatt fra deltakerlisten. Slå på for å legge til prosjektleder som deltaker også, slik at manageren også ser ordren som et oppdrag.
AllowImportOfEmptyProductInOrderlines	Ja / Nei, standard Nei	Importerer prosjektordrelinjer uten produkt. Som standard hoppes slike linjer over, siden de ikke kan matches til en artikkel i Handyman.
DisableImportOfOrderLineWhenZeroQuantity	Ja / Nei, standard Nei	Hopper over ordrelinjer med mengde null, eller uten mengde i det hele tatt. Brukes der slike linjer i Tripletex brukes til tekst eller prising og ikke skal vises som materiell på ordren.
MigrationDate	Dato	Kun ordrelinjer opprettet i Tripletex på eller etter denne datoen importeres. Settes ved igangkjøring slik at historisk materiell på eksisterende prosjekter forblir i Tripletex.

Valg – Timer, reise og lønnskoder

Tripletex-aktiviteter blir lønnskoder i timer, reisekostnadskategorier blir lønnskoder i beløp, og satser for kjøregodtgjørelse blir lønnskoder i kilometer. Det teknikerne registrerer i Handyman returneres til Tripletex som timelisteposter, reisekostnader og kjøregodtgjørelser.

Timetypen til en importert aktivitet bestemmes ut fra navnet. Hver timetype har en liste med tekstfragmenter; en aktivitet hvis navn inneholder ett av disse importeres med den typen. Matching ignorerer store og små bokstaver og ser overalt i navnet, listene sjekkes i rekkefølgen under, og en aktivitet som ikke matcher noe blir normal tid.

Valg	Verdier / standard	Hva det gjør
DefaultPaymentTypeId	Tripletex betalingstype, påkrevd	Betalingstypen som brukes for hver kostnadsregistrering integrasjonen eksporterer. Integrasjonen kjører ikke for installasjonen før denne er satt.
HoursType1Texts	Liste med tekstfragmenter	Aktiviteter som inneholder ett av disse importeres som overtid.
HoursType2Texts	Liste med tekstfragmenter	Importeres som ferie.
HoursType3Texts	Liste med tekstfragmenter	Importeres som sykefravær.
HoursType4Texts	Liste med tekstfragmenter	Importeres som tillegg.
HoursType5Texts	Liste med tekstfragmenter	Importeres som mengde. I motsetning til de fire typene over, summeres ikke mengde-lønnskoder på timelisten.
ExportHourlyRates	Ja / Nei, standard Nei	Eksporterer kundens pris for hver timeregistrering som en prosjektspesifikk timepris i Tripletex, per dag, ansatt og aktivitet. Brukes der prisen bestemmes i Handyman i stedet for i Tripletex. To forskjellige priser for samme ansatt, aktivitet og dag kan ikke representeres og rapporteres som feil på ordren.

Valg – Eksport av ordrer

Hvordan Handyman-ordrer skrives tilbake til Tripletex.

Valg	Verdier / standard	Hva det gjør
ExportOrdersOnStatus	Ordrestatus, eller hver endring	Bestemmer når en ordre sendes. Enten eksporteres ordren ved hver relevant endring, inkludert manuell eksport, eller bare når dens kontrollerte status når avtalt verdi — vanligvis for kun å eksportere ordrene som er kontrollert. Merk at ved bruk av status, blir ikke manuell eksport tatt hensyn til.
SetOrderNameFromServiceModule	Ja / Nei, standard Nei	For ordrer uten eget navn, bygges prosjektnavnet fra anlegget: dets nummer etterfulgt av anleggets navn. Ellers faller navnet tilbake til adressen på ordren.
FixedTripletexProjectManagerId	Tripletex-ansatt	Setter alle eksporterte prosjekter på én fast prosjektleder, uavhengig av hvem som er ansvarlig i Handyman. Brukes der Tripletex krever en ansvarlig person som Handyman ikke sporer.
DisableExportOfOrderDescription	Ja / Nei, standard Nei	Stopper ordrebeskrivelser fra å skrives til Tripletex som prosjektordrelinjer. Interne beskrivelser eksporteres uansett aldri.
DisableProjectDescriptionUpdateOnExport	Ja / Nei, standard Nei	Lar Tripletex prosjektbeskrivelse være uberørt ved eksport. Som standard skrives beskrivelsen tilbake, noe som overskriver endringer gjort i Tripletex i mellomtiden.
ExportOrderEndDateOnlyWhenReadyForInvoicing	Ja / Nei, standard Nei	Sender prosjektets sluttdato kun når ordren er ferdigstilt og klar for fakturering. Som standard sendes sluttdato ved hver eksport, noe som flytter prosjektperioden i Tripletex mens arbeidet pågår.

Valg – Dokumenter og rapporter

Dokumenter knyttet til en ordre, og rapportene Handyman genererer for den, kan lastes opp til dokumentarkivet til tilsvarende Tripletex-prosjekt.

Valg	Verdier / standard	Hva det gjør
ExportDocuments	Ja / Nei, standard Nei	Laster opp ordredokumenter til Tripletex-prosjektet etter at ordren er eksportert med suksess. Rapporter inkluderes når ordren er ferdig.
ReportsToExport	Liste over rapporter	Begrenser hvilke genererte rapporter som lastes opp. Når den ikke er satt, lastes alle rapporter opp; å velge ingen holder rapporter ute, mens vanlige vedlegg fortsatt eksporteres.

Bra å vite

Oppførsel som ofte misforstås som feil.

Emne	Hva du kan forvente
En ny Tripletex-token trer i kraft gradvis	Integrasjonen beholder sin Tripletex-økt i opptil en dag. En nylig utstedt eller tilbakekalt token kan ta så lang tid før den får full effekt.
Materiell følger Tripletex	Materiell som finnes på en Handyman-ordre men er fjernet fra Tripletex-prosjektet, fjernes fra ordren ved neste import.
Registreringer går én vei	Timer, kostnader og kjørelengde registrert direkte i Tripletex vises ikke på Handyman-ordren. Registreringer gjort i Handyman når Tripletex.
Dokumenter sendes én gang	Et dokument som allerede er lastet opp, sendes ikke på nytt, selv om det endres etterpå.
Beskrivelser rundsendes forsiktig	Prosjektbeskrivelsen importert fra Tripletex gjenkjennes igjen ved eksport, slik at den ikke dupliseres som en ordrelinje.
Inaktive poster hoppes over	Kunder, leverandører og produkter som er inaktive i Tripletex importeres ikke. Aktiviteter og kostnadskategorier som er deaktivert fjernes fra lønnskodegruppene i Handyman.
Fakturering forblir i Tripletex	Integrasjonen leverer priset materiell, timer og kostnader til prosjektet. Selve fakturaen opprettes i Tripletex.

Relaterte artikler

Relaterte artikler