Übersicht
Die Handyman-Integration mit Tripletex ist eine bidirektionale Integration, die auf Projekten basiert. Ein Projekt in Tripletex entspricht einem Auftrag in Handyman, und diese Zuordnung trägt die gesamte Integration: Das Projekt wird in einem der beiden Systeme erstellt oder gepflegt, die Techniker führen die Arbeit in Handyman aus, und alles, was sie erfassen – Stunden, Material, Reisekosten, Kilometer, Beschreibungen und Dokumente – wird auf dasselbe Projekt zurückgeschrieben, damit es von Tripletex aus fakturiert werden kann.
Um diesen Kern herum bewegen sich Stammdaten nur in eine Richtung. Tripletex ist der Master für Abteilungen, Mitarbeiter, Kunden, Kategorien, Gehaltscodes und Produktkataloge; Handyman erhält diese Daten und sendet keine Änderungen zurück. Die einzige Ausnahme sind Kunden: Ein in Handyman erstellter Kunde wird beim ersten Einsatz in einem Auftrag nach Tripletex exportiert, und danach gehört der Kunde Tripletex.
Bestände sind kein Teil der Integration. Inventar, Lagerartikel, Lagerbewegungen und Inventuren bleiben in jedem System, und die Fakturierung erfolgt in Tripletex – die Integration liefert das bepreiste Material und die Stunden, aus denen die Rechnung aufgebaut wird, jedoch niemals die Rechnung selbst.
Datenfluss auf einen Blick
Stammdaten und Projekte stammen von Tripletex; die auf dem Auftrag erfasste Arbeit wird auf dasselbe Projekt zurückgeschrieben. Die folgende Tabelle beschreibt denselben Austausch in Worten.
Was ausgetauscht wird
| Richtung | Daten | Hinweise |
| Tripletex → Handyman | Abteilungen, Mitarbeiter, Kunden mit deren Adressen und Kontakten. | Mitarbeiter werden importiert, damit diejenigen, die Projektleiter sein können, als solche erkannt werden. Inaktive Kunden werden nicht importiert. |
| Tripletex → Handyman | Kundenkategorien und Projektkategorien. | Projektkategorien werden zu Auftragskategorien; sie können auf eine ausgewählte Menge beschränkt werden. |
| Tripletex → Handyman | Projektaktivitäten, Reisekostenkategorien und Kilometerpauschalen. | Alle drei werden zu Gehaltscodes in Handyman – jeweils in Stunden, Betrag und Kilometern. |
| Tripletex → Handyman | Produkte und die Kataloge der ausgewählten Großhändler. | Produkte werden zu Artikeln eines Großhändlers, der Ihr eigenes Unternehmen repräsentiert; Großhändlerkataloge werden zu Artikellisten unter ihrem eigenen Großhändler, nach NRF- oder EL-Nummer. |
| Tripletex → Handyman | Projekte mit Teilnehmern, Beschreibung, Kategorie, Lieferadresse und Auftragspositionen. | Das Projekt wird zu einem Auftrag; seine Auftragspositionen werden zu Material auf diesem Auftrag. |
| Handyman → Tripletex | Der Auftrag selbst, als Projekt. | Erstellt beim ersten Export, bei späteren aktualisiert. Teilnehmer werden synchron gehalten, und Teilnehmer, die in Handyman entfernt werden, werden auch aus dem Projekt entfernt. |
| Handyman → Tripletex | Auftragsbeschreibungen. | Die Projektbeschreibung wird zurück auf das Projekt geschrieben; die übrigen Beschreibungen werden zu Auftragspositionen. Interne Beschreibungen werden nie gesendet. |
| Handyman → Tripletex | Materialerfassungen. | Als Projekt-Auftragspositionen, bepreist nach den Angaben des Technikers und abgestimmt mit dem Tripletex-Produkt über Artikel-, NRF- oder EL-Nummer. |
| Handyman → Tripletex | Stundenerfassungen. | Als Stundenzettel-Einträge und – wenn der Export von Stundensätzen aktiviert ist – als projektspezifische Stundensätze für Tag, Mitarbeiter und Aktivität. |
| Handyman → Tripletex | Kosten- und Kilometererfassungen. | Als Reisekostenerstattungen und Kilometerpauschalen, gesammelt pro Mitarbeiter in einer offenen Reisekostenabrechnung pro Projekt. |
| Handyman → Tripletex | Auftragsdokumente und Berichte. | Hochgeladen in das Dokumentenarchiv des Projekts. Optional, und jedes Dokument wird nur einmal gesendet. |
| Handyman → Tripletex | In Handyman erstellte Kunden. | Exportiert beim ersten Einsatz des Kunden als Rechnungskunde eines exportierten Auftrags. |
| Nicht ausgetauscht | Stunden, Kosten und Kilometer, die in Tripletex erfasst werden. | Erfassungen fließen nur in Richtung Tripletex. Direkt in Tripletex eingegebene Zeiten erscheinen nicht im Handyman-Auftrag. |
| Via 3.party integration von Suppli | Inventar, Lagerartikel, Lagerbewegungen und Inventuren. | Bestände werden in jedem System separat geführt. |
| Via 3.party integration von Suppli | Rechnungen und Bestellungen. | Die Fakturierung erfolgt in Tripletex auf dem exportierten Projekt. |
Wie die Integration funktioniert
Die Integration läuft als Dienst. Sie überwacht Änderungen auf beiden Seiten und reagiert darauf; es gibt keinen nächtlichen Batch, auf den alles wartet, und keine Client-Software, die aktuell gehalten werden muss.
Was sie in Bewegung setzt
| Auslöser | Was passiert |
| Material wird in Tripletex auf einem Projekt gebucht | Wenn ein Beleg gebucht oder aktualisiert wird, werden die Projekte, auf die er bucht, neu eingelesen, sodass Material und Kosten, die über den Beleg erfasst wurden, im Handyman-Auftrag erscheinen. Tripletex meldet hierfür keine Projektänderung, deshalb wird der Beleg selbst überwacht. |
| Ein Auftrag ändert sich in Handyman | Der Auftrag wird nach Tripletex exportiert – entweder bei jeder Änderung oder erst, wenn er den vereinbarten Status für die Installation erreicht. Ein Auftrag kann auch manuell aus Handyman exportiert werden. |
| Ein Datensatz ändert sich in Tripletex | Tripletex benachrichtigt die Integration, wenn ein Mitarbeiter, Kunde, Kontakt, Produkt oder Projekt geändert wird, und dieser einzelne Datensatz wird innerhalb von Sekunden in Handyman aktualisiert. |
| Eine geplante Aktualisierung | Produkt- und Großhändlerkataloge sind umfangreich und ändern sich ständig, daher werden sie nach einem Zeitplan aktualisiert und nicht einzeln. |
| Ein vollständiger Import wird angefordert | Stammdaten können aus Handyman erneut importiert werden, wenn etwas wieder synchronisiert werden muss – nach einer längeren Ausfallzeit zum Beispiel oder wenn ein neuer Großhändler hinzugefügt wird. |
Wie ein Durchlauf durchgeführt wird
Die Arbeit für eine Installation wird jeweils in einem Durchlauf erledigt, sodass eine eingehende Änderung wartet, anstatt mit einem laufenden Import zu kollidieren. Große Datenmengen werden in Portionen importiert: Jede Datenart merkt sich die letzte Änderung, die sie gesehen hat, sodass der nächste Durchlauf Tripletex nur nach den seitdem geänderten Daten fragt, und ein Katalogimport, der Tausende von Datensätzen umfasst, einfach so lange fortgesetzt wird, bis er abgeschlossen ist.
Ein Export folgt einer festen Reihenfolge. Der Auftrag wird zu einem Projekt – wobei der Kunde zuerst erstellt wird, falls er in Tripletex noch nicht existiert – und dann werden Teilnehmer, Beschreibungen, Material und Erfassungen auf diesem Projekt platziert. Dokumente folgen zuletzt, sobald der Auftrag selbst erfolgreich exportiert wurde.
Wie die beiden Systeme synchron bleiben
Jeder ausgetauschte Datensatz trägt eine Referenz zu seinem Gegenstück: Der Handyman-Auftrag kennt sein Tripletex-Projekt, jede Materialposition kennt ihre Projekt-Auftragsposition, und jede Erfassung kennt den Stundenzettel-Eintrag oder die Reisekostenerstattung, die sie erzeugt hat. Das verhindert, dass ein zweiter Export Duplikate erzeugt – der gleiche Auftrag wird bei erneutem Export aktualisiert und nicht neu angelegt – und ermöglicht es, einen Auftrag sicher erneut zu senden, falls etwas korrigiert werden muss.
Was Sie sehen, wenn etwas fehlschlägt
Jeder Durchlauf meldet an Handyman zurück, Datensatz für Datensatz: was verarbeitet wurde und was fehlgeschlagen ist, mit Begründung. Ein abgelehnter Export wird dem Auftrag zugeordnet, zu dem er gehört, sodass die Person, die die Erfassung gemacht hat, sehen kann, warum sie nicht bei Tripletex angekommen ist. Ein Fehler bei einem einzelnen Datensatz stoppt nicht den Rest – die übrigen Aufträge und Erfassungen werden weiterhin verarbeitet.
Was benötigt wird, um zu starten
Die Integration verbindet sich mit Tripletex als Mitarbeiter Ihres eigenen Unternehmens, unter Verwendung eines Zugriffstokens, das Sie in Tripletex erstellen und an GSGroup übergeben.
| Was | Details |
| Zugang zu Tripletex | Ein Mitarbeiter-Token, das in Ihrem Tripletex-Konto für die GSGroup-Integration erstellt wurde. Alle Arbeiten werden als dieser Mitarbeiter ausgeführt, daher benötigt er Rechte für Projekte, Kunden, Mitarbeiter, Produkte, Stundenzettel und Reisekosten. Halten Sie den Mitarbeiter aktiv – die Integration funktioniert nicht mehr, wenn das Token widerrufen oder der Mitarbeiter deaktiviert wird. |
| Ein Standard-Zahlungstyp | Erforderlich. Reise- und Kostenerfassungen werden gegen einen Tripletex-Zahlungstyp exportiert; die Integration kann nicht laufen, bis dieser gewählt wurde. |
| Die Großhändler, mit denen gearbeitet wird | Welche Ihrer Tripletex-Großhändler den Technikern in Handyman zur Verfügung stehen sollen und ob jeder mit NRF- oder EL-Nummern verwendet wird. |
| Eine Kategoriewahl | Ob alle Tripletex-Projekte zu Handyman-Aufträgen werden sollen oder nur solche in bestimmten Projektkategorien. |
| Ein Startdatum | Wenn Tripletex-Projekte bereits historisches Material enthalten, ein Datum, ab dem Material importiert werden soll, damit alte Positionen nicht nach Handyman gezogen werden. |
Optionen – Produkte und Großhändler
Welche Tripletex-Produktkataloge die Techniker in Handyman sehen und wie Preise und Einheiten abgeleitet werden.
| Option | Werte / Standard | Was es bewirkt |
| NrfWholesalersToImport | Liste der Tripletex-Großhändler | Die Großhändler, deren Produkte über NRF-Nummer bereitgestellt werden. Jeder wird in Handyman als separater Großhändler angelegt. Ist die Liste leer, werden keine NRF-Kataloge importiert. |
| ElWholesalersToImport | Liste der Tripletex-Großhändler | Dasselbe für Großhändler, die mit EL-Nummern verwendet werden. Ein Großhändler, der in beiden Listen erscheint, wird in Handyman zweimal angelegt – einmal für NRF und einmal für EL-Nummern – da die beiden Kataloge unterschiedliche Artikelnummern verwenden. |
| DefaultProductUnit | Text | Einheit, die verwendet wird, wenn ein Tripletex-Produkt keine eigene Einheit hat. Einheiten mit mehr als vier Zeichen werden gekürzt. |
| CostMarkupForPriceCalculation | Prozentsatz | Wenn gesetzt, wird der Verkaufspreis in Handyman aus dem Tripletex-Einkaufspreis mit diesem Aufschlag berechnet, und der Tripletex-Verkaufspreis wird als Listenpreis beibehalten. Wenn nicht gesetzt, wird der Tripletex-Verkaufspreis direkt verwendet. Verwenden Sie dies, wenn Material vom Einkaufspreis und nicht vom Katalogpreis bepreist wird. |
| ExecuteImportOnTimer | Ja / Nein, Standard Nein | Bezieht die Installation in die geplante Katalogaktualisierung ein, sodass Produkte und Großhändlerartikel automatisch aktuell gehalten werden, ohne dass jemand einen Import anfordert. |
Optionen – Projekte werden zu Aufträgen
Wie Tripletex-Projekte als Aufträge in Handyman erscheinen.
| Option | Werte / Standard | Was es bewirkt |
| ProjectCategoryFilter | Liste von Projektkategorien | Beschränkt die Integration auf Projekte in den ausgewählten Kategorien und importiert nur diese Kategorien als Auftragskategorien. Wenn nicht gesetzt, werden alle Projekte importiert. Beachten Sie, dass das Nicht-Auswählen von Kategorien nicht dasselbe ist wie das Nicht-Setzen – es filtert alles heraus. |
| ImportProjectDescriptionToMessage | Ja / Nein, Standard Nein | Setzt die Tripletex-Projektbeschreibung in das Nachrichtenfeld des Auftrags, wo der Techniker sie auf dem Gerät sieht. Ist es deaktiviert, wird die Beschreibung als Auftragsbeschreibung importiert. |
| SetOrdersToFreeIfNoParticipant | Ja / Nein, Standard Nein | Kennzeichnet einen importierten Auftrag als frei – für jeden verfügbar – wenn das Tripletex-Projekt keine Teilnehmer hat. Aufträge mit Teilnehmern bleiben unverändert. |
| ImportProjectManagerAsOrderParticipant | Ja / Nein, Standard Nein | Normalerweise wird der Projektleiter zum Auftragsleiter und nicht in die Teilnehmerliste aufgenommen. Aktivieren Sie dies, um den Projektleiter auch als Teilnehmer hinzuzufügen, sodass er den Auftrag ebenfalls als Aufgabe sieht. |
| AllowImportOfEmptyProductInOrderlines | Ja / Nein, Standard Nein | Importiert Projekt-Auftragspositionen ohne Produkt. Standardmäßig werden solche Positionen übersprungen, da sie keinem Artikel in Handyman zugeordnet werden können. |
| DisableImportOfOrderLineWhenZeroQuantity | Ja / Nein, Standard Nein | Überspringt Auftragspositionen mit Menge Null oder ohne Menge. Verwenden Sie dies, wenn solche Positionen in Tripletex für Text- oder Preiszwecke verwendet werden und nicht als Material im Auftrag erscheinen sollen. |
| MigrationDate | Datum | Nur Auftragspositionen, die in Tripletex am oder nach diesem Datum erstellt wurden, werden importiert. Setzen Sie dies zum Go-Live, damit historisches Material in bestehenden Projekten in Tripletex bleibt. |
Optionen – Stunden, Reisen und Gehaltscodes
Tripletex-Aktivitäten werden zu Gehaltscodes in Stunden, Reisekostenkategorien zu Gehaltscodes in Beträgen und Kilometerpauschalen zu Gehaltscodes in Kilometern. Was die Techniker in Handyman erfassen, wird an Tripletex als Stundenzettel-Einträge, Reisekostenerstattungen und Kilometerpauschalen zurückgegeben.
Der Stundentyp einer importierten Aktivität wird aus ihrem Namen bestimmt. Jeder Stundentyp hat eine Liste von Textfragmenten; eine Aktivität, deren Name eines davon enthält, wird mit diesem Typ importiert. Die Übereinstimmung ignoriert Groß- und Kleinschreibung und sucht überall im Namen, die Listen werden in der unten stehenden Reihenfolge geprüft, und eine Aktivität, die nichts trifft, wird als Normalzeit importiert.
| Option | Werte / Standard | Was es bewirkt |
| DefaultPaymentTypeId | Tripletex-Zahlungstyp, erforderlich | Der Zahlungstyp, der für jede Kostenerfassung verwendet wird, die die Integration exportiert. Die Integration läuft für die Installation nicht, bis er gesetzt ist. |
| HoursType1Texts | Liste von Textfragmenten | Aktivitäten, deren Name eines dieser Fragmente enthält, werden als Überstunden importiert. |
| HoursType2Texts | Liste von Textfragmenten | Importiert als Urlaub. |
| HoursType3Texts | Liste von Textfragmenten | Importiert als Krankheit. |
| HoursType4Texts | Liste von Textfragmenten | Importiert als Zuschlag. |
| HoursType5Texts | Liste von Textfragmenten | Importiert als Menge. Im Gegensatz zu den vier oben genannten Typen werden Mengen-Gehaltscodes auf dem Stundenzettel nicht summiert. |
| ExportHourlyRates | Ja / Nein, Standard Nein | Exportiert den Kundenpreis jeder Stundenerfassung als projektspezifischen Stundensatz in Tripletex, pro Tag, Mitarbeiter und Aktivität. Verwenden Sie dies, wenn der Preis in Handyman und nicht in Tripletex festgelegt wird. Zwei verschiedene Preise für denselben Mitarbeiter, dieselbe Aktivität und denselben Tag können nicht dargestellt werden und werden als Fehler im Auftrag gemeldet. |
Optionen – Export von Aufträgen
Wie Handyman-Aufträge zurück nach Tripletex geschrieben werden.
| Option | Werte / Standard | Was es bewirkt |
| ExportOrdersOnStatus | Auftragsstatus oder jede Änderung | Bestimmt, wann ein Auftrag gesendet wird. Entweder wird der Auftrag bei jeder relevanten Änderung exportiert, einschließlich manueller Exporte, oder nur, wenn sein kontrollierter Status den vereinbarten Wert erreicht – der übliche Weg, nur geprüfte Aufträge zu exportieren. Beachten Sie, dass bei Verwendung eines Status manueller Export nicht berücksichtigt wird. |
| SetOrderNameFromServiceModule | Ja / Nein, Standard Nein | Bildet für Aufträge ohne eigenen Namen den Projektnamen aus dem Standort: dessen Nummer gefolgt vom Standortnamen. Ansonsten fällt der Name auf die Adresse des Auftrags zurück. |
| FixedTripletexProjectManagerId | Tripletex-Mitarbeiter | Setzt jeden exportierten Auftrag auf einen festen Projektleiter, unabhängig davon, wer den Auftrag in Handyman verwaltet. Verwenden Sie dies, wenn Tripletex eine verantwortliche Person verlangt, die Handyman nicht verfolgt. |
| DisableExportOfOrderDescription | Ja / Nein, Standard Nein | Verhindert, dass Auftragsbeschreibungen als Projekt-Auftragspositionen nach Tripletex geschrieben werden. Interne Beschreibungen werden in jedem Fall nie exportiert. |
| DisableProjectDescriptionUpdateOnExport | Ja / Nein, Standard Nein | Lässt die Tripletex-Projektbeschreibung bei Export unverändert. Standardmäßig wird die Beschreibung zurückgeschrieben, was Änderungen, die in Tripletex zwischenzeitlich gemacht wurden, überschreibt. |
| ExportOrderEndDateOnlyWhenReadyForInvoicing | Ja / Nein, Standard Nein | Sendet das Projektenddatum nur, wenn der Auftrag abgeschlossen und zur Rechnungsstellung bereit ist. Standardmäßig wird das Enddatum bei jedem Export gesendet, wodurch sich der Projektzeitraum in Tripletex verschiebt, während die Arbeit noch läuft. |
Optionen – Dokumente und Berichte
An einen Auftrag angehängte Dokumente und die von Handyman erstellten Berichte können in das Dokumentenarchiv des entsprechenden Tripletex-Projekts hochgeladen werden.
| Option | Werte / Standard | Was es bewirkt |
| ExportDocuments | Ja / Nein, Standard Nein | Lädt Auftragsdokumente nach erfolgreichem Export des Auftrags in das Tripletex-Projekt hoch. Berichte werden eingeschlossen, sobald der Auftrag abgeschlossen ist. |
| ReportsToExport | Liste von Berichten | Beschränkt, welche erzeugten Berichte hochgeladen werden. Wenn nicht gesetzt, werden alle Berichte hochgeladen; keine Auswahl hält Berichte zurück, während gewöhnliche Anhänge weiterhin exportiert werden. |
Gut zu wissen
Verhalten, das regelmäßig fälschlich für einen Fehler gehalten wird.
| Thema | Was zu erwarten ist |
| Ein neues Tripletex-Token wirkt sich allmählich aus | Die Integration hält ihre Tripletex-Sitzung bis zu einem Tag lang. Ein neu ausgestelltes oder widerrufenes Token kann so lange brauchen, bis es vollständig wirksam ist. |
| Material folgt Tripletex | Material, das in einem Handyman-Auftrag existiert, aber aus dem Tripletex-Projekt entfernt wurde, wird beim nächsten Import aus dem Auftrag entfernt. |
| Erfassungen reisen nur in eine Richtung | In Tripletex direkt eingegebene Stunden, Kosten und Kilometer erscheinen nicht im Handyman-Auftrag. In Handyman erfasste Daten erreichen Tripletex. |
| Dokumente werden einmalig gesendet | Ein bereits hochgeladenes Dokument wird nicht erneut gesendet, auch wenn es danach geändert wird. |
| Beschreibungen werden sorgfältig hin- und hergeschickt | Die aus Tripletex importierte Projektbeschreibung wird beim Export wiedererkannt, sodass sie nicht als Auftragsposition dupliziert wird. |
| Inaktive Datensätze werden übersprungen | Kunden, Lieferanten und Produkte, die in Tripletex inaktiv sind, werden nicht importiert. Deaktivierte Aktivitäten und Kostenkategorien werden aus den Gehaltscode-Gruppen in Handyman entfernt. |
| Die Fakturierung bleibt in Tripletex | Die Integration liefert bepreistes Material, Stunden und Kosten auf das Projekt. Die Rechnung selbst wird in Tripletex erstellt. |