Was ist das Szenario?
In der Regel entspricht ein Dokument in BC (z.B. Sales Order, Service Invoice, Project) 1:1 einem Handyman-Auftrag. In bestimmten Szenarien ist es sinnvoll, mehrere Aufträge in Handyman zu erstellen, die alle auf dasselbe BC-Dokument verweisen. Hier sind einige Beispiele:
- Während der Arbeit vor Ort stößt das Team auf ein Hindernis, das einen weiteren Einsatz erfordert. Für jeden Einsatz wird ein eigener Handyman-Auftrag verwendet – z.B. weil jeder Einsatz mit einer eigenen Checkliste oder Kundenunterschrift dokumentiert werden soll.
- BC generiert Wartungsaufträge, die gemeinsam fakturiert werden sollen, aber der gesamte Wartungsaufwand ist so umfangreich, dass die eigentliche Ausführung in mehrere kleinere Teile aufgeteilt wird.
Wie aktiviere ich die Funktion?
Aktivieren Sie die Einstellung «Multiple HM-Orders per BC order» in der BC-Integrationskonfiguration.
Wenn Sales Order, Service Order oder Project aus BC exportiert wird, wird die BC-Auftragsnummer in das Feld «Main Order» des Handyman-Auftrags kopiert. Nur der «Main Order» hat eine Referenz auf das BC-Dokument.
Nachdem der Auftrag in BC importiert wurde, prüft die BC-Erweiterung, ob das Feld «Main Order» mit vorhandenen BC-Dokumenten übereinstimmt. Viele Handyman-Aufträge mit demselben Wert im Feld «Main Order» aktualisieren dasselbe Dokument in BC. Die BC-Erweiterung fügt den Dokumentpositionen ein Feld «HSOrderNumber» hinzu, damit Sie sehen können, welchem Handyman-Auftrag die jeweilige Position gehört.
Welche Konsequenzen hat das?
Diese Funktion hat wichtige Auswirkungen auf die Funktionsweise der Erweiterung:
- Auftragsexport: Es werden nur Auftragspositionen exportiert, die zum «Main Order» gehören. Alle Positionen aus Unteraufträgen sind vom Auftragsexport ausgeschlossen.
- Sie können Positionen in BC nicht ändern und sie anschließend über den Auftragsexport in Handyman aktualisieren. Ändern Sie die Positionen in den Unterseiten des eingehenden Auftrags, bevor Sie die Auftragsaktualisierung ausführen.
- Nur der «Main Order» aktualisiert den BC-Auftragskopf. Felder wie Handyman-Status oder Abteilung werden nicht aus Unteraufträgen aktualisiert.
- Berichte: Die für einen BC-Auftrag angezeigte Auftragsübersicht bezieht sich auf den «Main Order» – nicht auf die einzelnen Unteraufträge.