Das Hour Approval Module (oft als HAM bezeichnet) bietet eine klare Möglichkeit, Stunden und andere Kosten zu kontrollieren, die an das Lohn- und Gehaltsabrechnungssystem des Unternehmens übertragen werden sollen. Auf diese Weise können Sie sicherstellen, dass die Gehaltsbasis korrekt ist, bevor sie übertragen wird. In den meisten Fällen benötigen Sie keine bidirektionale Integration in das Lohn- und Gehaltsabrechnungssystem. Dieses Modul ist nicht Teil des Standard-Handyman, und die Lizenz muss über unsere Vertriebsabteilung erworben werden, bevor die Optionen im Handyman Office verfügbar sind.
Das Modul bietet einen Überblick über Stunden und Kosten, die innerhalb der von Zeitraum, Abteilung und Mitarbeitern getroffenen Entscheidungen eingegeben werden.
So öffnen Sie das HAM-Modul:
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Navigieren Sie zu Mitarbeiter → Einträge genehmigen
Wenn Sie mit dem Modul Hourl Approval beginnen, müssen vor der Verwendung einige Einstellungen und Regeln festgelegt werden. Diese finden Sie unter Konfiguration> Firma> Stunden Genehmigung Modul
Hier können Sie Folgendes konfigurieren:
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Wenn Sie die Gehaltsart manuell exportieren möchten, registrieren Sie sich (kein automatischer Service)
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Ob Änderungen der stündlichen Genehmigung in das Finanzsystem exportiert werden sollen (wenn dies nicht aktiviert ist, kann es zu Abweichungen in der Anzahl der Stunden und Kosten kommen, die in der Bestellung eingegeben und im Gehalt eingegeben werden)
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Wenn Sie Ihre eigenen Stunden nicht genehmigen dürfen
Welche Arten von Kostenelementen, die genehmigt werden sollen, müssen ebenfalls eingerichtet werden:
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Navigieren Sie zu Konfiguration> Kostenart (1-2)
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Doppelklicken Sie auf das gewünschte Kostenelement (oder klicken Sie links im Menü auf Bearbeiten) (3)
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Geben Sie in der Kostenart Tab → Allgemein Untertab → Fakturierung/Gehalt ein und kreuzen Sie das Kästchen neben „Basis für Gehalt“ (4)
Das HAM-Modul Übersichtsbild hat mehrere Tabs:
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All - zeigt alle Anmeldungen für die Auswahl
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Genehmigt - zeigt genehmigte Anmeldungen innerhalb der Auswahl an
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Abgelehnt — zeigt Anmeldungen an, die innerhalb der Auswahl abgelehnt wurden
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Offen — Registrierungen, die innerhalb der Probe nicht bearbeitet wurden
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Geprüft - Anmeldungen, die der Sachbearbeiter in der Stichprobe als geprüft markiert hat - dies ist nicht dasselbe wie die Genehmigung im stündlichen Genehmigungsmodul.
Richtige Aufzeichnungen
Sollte ein Fehler registriert werden, kann dies behoben werden.
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Wenn die Bestellnummer falsch ist, können Sie dies ändern
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Anmeldungen können zweigeteilt werden. Zum Beispiel, wenn ein Teil der Registrierung Überstunden oder eine andere Art von Bezahlung gewesen sein sollte
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Anzahl und Art des Gehalts können ebenfalls geändert werden
Das System erstellt automatisch einen Gegeneintrag zur ursprünglichen Registrierung, sodass Sie später sehen können, was ursprünglich registriert wurde. Dies ermöglicht eine vollständige Rückverfolgbarkeit der vorgenommenen Änderungen.
Um zu bearbeiten:
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Wählen Sie in der Auswahl die Zeile aus, die bearbeitet werden soll
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Wählen Sie im Menü auf der linken Seite Bearbeiten
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Änderung im Bearbeitungsfenster vornehmen
Datensätze genehmigen
Damit Anmeldungen in das Lohn- und Gehaltsabrechnungssystem übertragen werden können, müssen sie genehmigt werden.
Die Genehmigung kann durchgeführt werden, indem Sie einen oder mehrere Mitarbeiter auswählen und die gesamte Woche genehmigen. Sie können sich auch die Details für jeden Tag ansehen und einzelne Anmeldungen genehmigen.
Wählen Sie zum Genehmigen aus, was genehmigt werden soll, und klicken Sie im Menü links auf Genehmigen.
Die genehmigte Registrierung hat ein genehmigtes Symbol und im Menü auf der linken Seite wird dazu die Registrierung die Möglichkeit zeigen, die Genehmigung rückgängig zu machen
Anmeldungen ablehnen
Wenn eine Registrierung nicht genehmigt werden kann, kann sie abgelehnt werden. Ein weiterer Grund für die Ablehnung muss angegeben werden. Dieser Grund wird in der Zeitliste des mobilen Benutzers angezeigt.
Nach der Ablehnung wird die Registrierung mit dem Symbol Abgelehnt in der Auswahl für alle Anmeldungen zusätzlich zur Registerkarte abgelehnt angezeigt
Neuzulassungen
Fehlen Anmeldungen, kann der Sachbearbeiter im stündlichen Genehmigungsmodul Anmeldungen korrekt eingeben, sofern Sie eine registrierte Zeile für die Person und die Bestellung in der Auswahl haben - diese muss zuerst markiert werden, bevor:
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Wählen Sie links im Menü „neu“
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Geben Sie Informationen für die neue Registrierung ein
Berichte:
Im Menü links können Sie ganz einfach Berichte für den ausgewählten Zeitraum abrufen, wenn Sie Mitarbeiter markieren
Manueller Export:
Wenn Sie im Setup den manuellen Export wählen, erhalten Sie die Optionen für
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Export zur Gehaltsabrechnung
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Erneut zur Gehaltsabrechnung exportieren
im Menü links.
Wenn Sie einen Export ausführen, wird eine eHour Datei im Dateiaustauschordner erstellt.
Automatischer Export:
Wenn Sie möchten, dass der Export beispielsweise jede Nacht ausgeführt wird, können Sie den Export im Handyman ControlCenter auf dem Anwendungsserver einrichten. Stunden und Exportkosten sind Teil des Job Agent-Dienstes. Sie müssen also zuerst den Job Agent starten und dann auf Stunden- und Kostenexport doppelklicken, um die Optionen für die Auswahl des Startdatums, der Uhrzeit und der Häufigkeit, mit der der Dienst ausgeführt werden soll, aufzurufen.
Wenn der Dienst ausgeführt wird, wird links neben dem Dienst ein grünes „Play“ -Symbol angezeigt.