Oversigt

Handyman-integrationen med Tripletex er en tovejs integration bygget omkring projekter. Et projekt i Tripletex er en ordre i Handyman, og denne kobling bærer hele integrationen: projektet oprettes eller vedligeholdes i enten system, teknikerne udfører arbejdet i Handyman, og alt hvad de registrerer — timer, materiale, rejseudgifter, kilometertal, beskrivelser og dokumenter — skrives tilbage på det samme projekt, så det kan faktureres fra Tripletex.

Omkring denne kerne bevæger stamdata sig kun i én retning. Tripletex er master for afdelinger, medarbejdere, kunder, kategorier, lønkoder og produktkataloger; Handyman modtager dem og sender ikke ændringer tilbage. Den eneste undtagelse er kunder: en kunde oprettet i Handyman eksporteres til Tripletex første gang, den bruges på en ordre, og derefter ejer Tripletex den.

Varelager er ikke en del af integrationen. Lagerbeholdning, butikselementer, lagerbevægelser og lageroptælling forbliver i hvert system, og fakturering foregår i Tripletex — integrationen leverer det prissatte materiale og timer, fakturaen bygges på, men aldrig selve fakturaen.

Dataflow i oversigt

Stamdata og projekter kommer fra Tripletex; det arbejde, der registreres på ordren, går tilbage til det samme projekt. Tabellen nedenfor beskriver den samme udveksling med ord.

Hvad der udveksles

Retning	Data	Bemærkninger
Tripletex → Handyman	Afdelinger, medarbejdere, kunder med deres adresser og kontakter.	Medarbejdere importeres, så de, der kan være projektledere, genkendes som sådan. Inaktive kunder importeres ikke.
Tripletex → Handyman	Kundekategorier og projektkategorier.	Projektkategorier bliver ordre-kategorier; de kan begrænses til et valgt sæt.
Tripletex → Handyman	Projektaktiviteter, kategorier for rejseudgifter og kilometertakster.	Alle tre bliver lønkoder i Handyman — henholdsvis i timer, beløb og kilometer.
Tripletex → Handyman	Produkter og katalogerne fra de valgte grossister.	Produkter bliver varelinjer på en grossist, der repræsenterer din egen virksomhed; grossistkataloger bliver varelister under deres egen grossist, efter NRF- eller EL-nummer.
Tripletex → Handyman	Projekter med deltagere, beskrivelse, kategori, leveringsadresse og ordrelinjer.	Projektet bliver en ordre; dets ordrelinjer bliver materiale på den ordre.
Handyman → Tripletex	Selve ordren som et projekt.	Oprettet ved første eksport, opdateret ved senere. Deltagere holdes i takt, og deltagere fjernet i Handyman fjernes fra projektet.
Handyman → Tripletex	Ordrebeskrivelser.	Projektbeskrivelsen skrives tilbage til projektet; de resterende beskrivelser bliver ordrelinjer på det. Interne beskrivelser sendes aldrig.
Handyman → Tripletex	Materialeregistreringer.	Som projektordrelinjer, prissat efter hvad teknikeren registrerede og matchet til Tripletex-produktet efter vare, NRF- eller EL-nummer.
Handyman → Tripletex	Timeregistreringer.	Som tidsregistreringer, og — når eksport af timeløn er slået til — som projektspecifikke timelønninger for dag, medarbejder og aktivitet.
Handyman → Tripletex	Registreringer af omkostninger og kilometertal.	Som rejseudgifter og kilometergodtgørelser, samlet pr. medarbejder på én åben rejseudgiftsrapport pr. projekt.
Handyman → Tripletex	Ordredokumenter og rapporter.	Uploades til projektets dokumentarkiv. Valgfrit, og hvert dokument sendes kun én gang.
Handyman → Tripletex	Kunder oprettet i Handyman.	Eksporteres første gang kunden bruges som faktureringskunde på en eksporteret ordre.
Ikke udvekslet	Timer, omkostninger og kilometertal registreret i Tripletex.	Registreringer går kun mod Tripletex. Tid indtastet direkte i Tripletex vises ikke på Handyman-ordren.
Via 3.parts integration fra Suppli	Lagerbeholdning, butikselementer, lagerbevægelser og lageroptælling.	Lager holdes separat i hvert system.
Via 3.parts integration fra Suppli	Fakturaer og indkøbsordrer.	Fakturering sker i Tripletex på det eksporterede projekt.

Hvordan integrationen fungerer

Integration kører som en service. Den overvåger ændringer på begge sider og reagerer på dem; der er ingen natlig batch, som alt venter på, og ingen klientsoftware der skal holdes opdateret.

Hvad sætter den i gang

Trigger	Hvad der sker
Materiale bogføres på et projekt i Tripletex	Når en bilag bogføres eller opdateres, genlæses de projekter, det bogføres på, så materiale og omkostninger registreret gennem bilaget vises på Handyman-ordren. Tripletex rejser ikke en projektændring for dette, derfor overvåges selve bilaget.
En ordre ændres i Handyman	Ordren eksporteres til Tripletex — enten ved hver ændring eller kun når den når den aftalte status for installationen. En ordre kan også eksporteres manuelt fra Handyman.
En post ændres i Tripletex	Tripletex underretter integrationen, når en medarbejder, kunde, kontakt, produkt eller projekt ændres, og den enkelte post opdateres i Handyman inden for få øjeblikke.
En planlagt opdatering	Produkt- og grossistkataloger er store og ændrer sig konstant, så de opdateres på en tidsplan fremfor én post ad gangen.
En fuld import anmodes	Stamdata kan genimporteres til Handyman, når noget skal bringes i takt — efter en længere nedetid for eksempel, eller når en ny grossist tilføjes.

Hvordan en kørsel udføres

Arbejdet for én installation udføres en kørsel ad gangen, så en indkommende ændring venter i stedet for at kollidere med en igangværende import. Importer af store datasæt udføres i portioner: hver datatype husker den seneste ændring, den så, så næste kørsel spørger Tripletex kun om, hvad der er ændret siden, og en katalogimport, der spænder over tusinder af poster, fortsætter blot, indtil den er færdig.

En eksport følger en fast rækkefølge. Ordren bliver til et projekt — først oprettes kunden, hvis den ikke findes i Tripletex — og derefter placeres deltagere, beskrivelser, materiale og registreringer på projektet. Dokumenter følger til sidst, når ordren selv er eksporteret med succes.

Hvordan de to systemer holdes i sync

Hver post, der er udvekslet, bærer en reference til sin modpart: Handyman-ordren kender sit Tripletex-projekt, hver materialelinje kender sin projektordrelinje, og hver registrering kender den tidsregistrering eller rejseudgift, den har skabt. Det forhindrer, at en anden eksport skaber dubletter — eksport af samme ordre igen opdaterer det eksisterende projekt i stedet for at tilføje et nyt — og det betyder, at en ordre sikkert kan gensendes, hvis noget skal rettes.

Hvad du ser, når noget fejler

Hver kørsel rapporterer tilbage til Handyman, post for post: hvad der blev behandlet, og hvad der fejlede, med årsagen. En afvist eksport rapporteres mod den ordre, den hører til, så den person, der lavede registreringen, kan se, hvorfor den ikke nåede Tripletex. En fejl på en enkelt post stopper ikke resten — de resterende ordrer og registreringer behandles stadig.

Hvad der skal til for at komme i gang

Integration forbinder til Tripletex som en medarbejder i din egen virksomhed ved hjælp af et adgangstoken, du genererer i Tripletex og overdrager til GSGroup.

Hvad	Detaljer
Adgang til Tripletex	Et medarbejdertoken oprettet i din Tripletex-konto til GSGroup-integration. Alt arbejde udføres som denne medarbejder, så den skal have rettigheder til projekter, kunder, medarbejdere, produkter, tidsregistreringer og rejseudgifter. Hold medarbejderen aktiv — integrationen stopper med at fungere, hvis tokenet tilbagekaldes eller medarbejderen deaktiveres.
En standard betalingsform	Påkrævet. Rejse- og omkostningsregistreringer eksporteres mod én Tripletex betalingsform; integrationen kan ikke køre, før den er valgt.
De grossister, der skal arbejdes med	Hvilke af dine Tripletex-grossister der skal være tilgængelige for teknikere i Handyman, og om hver bruges med NRF- eller EL-numre.
Et kategorivalg	Om alle Tripletex-projekter skal blive Handyman-ordrer, eller kun dem i visse projektkategorier.
En startdato	Hvor Tripletex-projekter allerede har historisk materiale, en dato hvorfra materiale skal importeres, så gamle linjer ikke trækkes ind i Handyman.

Valgmuligheder – Produkter og grossister

Hvilke Tripletex-produktkataloger teknikerne ser i Handyman, og hvordan priser og enheder udledes.

Valgmulighed	Værdier / standard	Hvad den gør
NrfWholesalersToImport	Liste over Tripletex-grossister	De grossister, hvis produkter gøres tilgængelige via NRF-nummer. Hver bliver en separat grossist i Handyman. Hvis listen er tom, importeres ingen NRF-kataloger.
ElWholesalersToImport	Liste over Tripletex-grossister	Det samme for grossister, der bruges med EL-numre. En grossist, der optræder på begge lister, oprettes to gange i Handyman — én gang for NRF og én gang for EL-numre — fordi de to kataloger bruger forskellige varenummer.
DefaultProductUnit	Tekst	Enhed, der bruges, når et Tripletex-produkt ikke har sin egen enhed. Enheder længere end fire tegn forkortes.
CostMarkupForPriceCalculation	Procent	Når den sættes, beregnes salgsprisen i Handyman ud fra Tripletex' kostpris med denne påslag, og Tripletex salgspris holdes som listepris. Når den ikke sættes, bruges Tripletex salgspris direkte. Brug den, hvor materiale prissættes ud fra kostpris i stedet for katalogpris.
ExecuteImportOnTimer	Ja / Nej, standard Nej	Inkluderer installationen i den planlagte katalogopdatering, så produkter og grossistvarer holdes opdaterede uden, at nogen beder om en import.

Valgmuligheder – Projekter bliver til ordrer

Hvordan Tripletex-projekter vises som ordrer i Handyman.

Valgmulighed	Værdier / standard	Hvad den gør
ProjectCategoryFilter	Liste over projektkategorier	Begrænser integrationen til projekter i de valgte kategorier og importerer kun disse kategorier som ordre-kategorier. Når den ikke sættes, importeres alle projekter. Bemærk, at ingen kategorier valgt ikke er det samme som ikke sat — det filtrerer alt fra.
ImportProjectDescriptionToMessage	Ja / Nej, standard Nej	Sætter Tripletex-projektbeskrivelsen i ordrebeskedfeltet, hvor teknikeren ser den på enheden. Når den er slået fra, importeres beskrivelsen som en ordrebeskrivelse i stedet.
SetOrdersToFreeIfNoParticipant	Ja / Nej, standard Nej	Markerer en importeret ordre som fri — tilgængelig for alle — når Tripletex-projektet ikke har deltagere. Ordrer med deltagere påvirkes ikke.
ImportProjectManagerAsOrderParticipant	Ja / Nej, standard Nej	Normalt bliver projektlederen ordremanager og udelades fra deltagerlisten. Slå denne til for også at tilføje projektlederen som deltager, så manageren også ser ordren som en opgave.
AllowImportOfEmptyProductInOrderlines	Ja / Nej, standard Nej	Importer ordrelinjer uden produkt. Som standard springes sådanne linjer over, da de ikke kan matches til en vare i Handyman.
DisableImportOfOrderLineWhenZeroQuantity	Ja / Nej, standard Nej	Springer ordrelinjer med mængde nul eller uden mængde over. Brug den, hvor sådanne linjer i Tripletex bruges til tekst eller prisformål og ikke skal vises som materiale på ordren.
MigrationDate	Dato	Kun ordrelinjer oprettet i Tripletex på eller efter denne dato importeres. Sæt den ved go-live, så historisk materiale på eksisterende projekter forbliver i Tripletex.

Valgmuligheder – Timer, rejser og lønkoder

Tripletex-aktiviteter bliver lønkoder i timer, rejseudgiftskategorier bliver lønkoder i beløb, og kilometergodtgørelsessatser bliver lønkoder i kilometer. Hvad teknikerne registrerer i Handyman returneres til Tripletex som tidsregistreringer, rejseudgifter og kilometergodtgørelser.

Timetypen på en importeret aktivitet afgøres ud fra dens navn. Hver timetype har en liste med tekstfragmenter; en aktivitet, hvis navn indeholder et af dem, importeres med den type. Matchning ignorerer store og små bogstaver og ser overalt i navnet, listerne tjekkes i nedenstående rækkefølge, og en aktivitet, der ikke matcher noget, bliver normal tid.

Valgmulighed	Værdier / standard	Hvad den gør
DefaultPaymentTypeId	Tripletex betalingsform, påkrævet	Den betalingsform, der bruges for hver omkostningsregistrering, integrationen eksporterer. Integration kører ikke for installationen, før den er sat.
HoursType1Texts	Liste over tekstfragmenter	Aktiviteter, hvis navn indeholder et af disse, importeres som overtid.
HoursType2Texts	Liste over tekstfragmenter	Importeres som ferie.
HoursType3Texts	Liste over tekstfragmenter	Importeres som sygefravær.
HoursType4Texts	Liste over tekstfragmenter	Importeres som tillæg.
HoursType5Texts	Liste over tekstfragmenter	Importeres som mængde. I modsætning til de fire typer ovenfor summeres mængdelønkoder ikke på tidsregistreringen.
ExportHourlyRates	Ja / Nej, standard Nej	Eksporterer kundens pris for hver timeregistrering som en projektspecifik timeløn i Tripletex, pr. dag, medarbejder og aktivitet. Brug den, hvor prisen bestemmes i Handyman og ikke i Tripletex. To forskellige priser for samme medarbejder, aktivitet og dag kan ikke repræsenteres og rapporteres som en fejl på ordren.

Valgmuligheder – Eksport af ordrer

Hvordan Handyman-ordrer skrives tilbage til Tripletex.

Valgmulighed	Værdier / standard	Hvad den gør
ExportOrdersOnStatus	Ordrestatus eller ved hver ændring	Bestemmer, hvornår en ordre sendes. Enten eksporteres ordren ved hver relevant ændring, inklusive manuel eksport, eller kun når dens kontrollerede status når den aftalte værdi — den sædvanlige måde at kun eksportere ordrene, der er gennemgået. Bemærk, at når en status bruges, honoreres manuel eksport ikke.
SetOrderNameFromServiceModule	Ja / Nej, standard Nej	For ordrer uden eget navn, bygger projektnavnet fra stedet: dets nummer efterfulgt af stednavnet. Ellers falder navnet tilbage til ordreadressen.
FixedTripletexProjectManagerId	Tripletex-medarbejder	Sætter alle eksporterede projekter på én fast projektleder, uanset hvem der styrer ordren i Handyman. Brug den, hvor Tripletex kræver en ansvarlig person, som Handyman ikke sporer.
DisableExportOfOrderDescription	Ja / Nej, standard Nej	Forhindrer, at ordrebeskrivelser skrives til Tripletex som projektordrelinjer. Interne beskrivelser eksporteres aldrig i hvert fald.
DisableProjectDescriptionUpdateOnExport	Ja / Nej, standard Nej	Lader Tripletex-projektbeskrivelsen være uændret ved eksport. Som standard skrives beskrivelsen tilbage, hvilket overskriver ændringer lavet i Tripletex i mellemtiden.
ExportOrderEndDateOnlyWhenReadyForInvoicing	Ja / Nej, standard Nej	Sender projektets slutdato kun, når ordren er afsluttet og klar til fakturering. Som standard sendes slutdatoen ved hver eksport, hvilket flytter projektperioden i Tripletex, mens arbejdet stadig pågår.

Valgmuligheder – Dokumenter og rapporter

Dokumenter knyttet til en ordre og rapporterne Handyman genererer for den kan uploades til dokumentarkivet for det tilsvarende Tripletex-projekt.

Valgmulighed	Værdier / standard	Hvad den gør
ExportDocuments	Ja / Nej, standard Nej	Uploader ordredokumenter til Tripletex-projektet efter ordren er eksporteret med succes. Rapporter inkluderes, når ordren er færdig.
ReportsToExport	Liste over rapporter	Begrænser, hvilke genererede rapporter der uploades. Når den ikke sættes, uploades alle rapporter; vælger man ingen, udelades rapporter, mens almindelige bilag stadig eksporteres.

Godt at vide

Adfærd, der ofte forveksles med en fejl.

Emne	Hvad du kan forvente
Et nyt Tripletex-token træder gradvist i kraft	Integration holder sin Tripletex-session op til en dag. Et nyligt udstedt eller tilbagekaldt token kan tage så lang tid at træde fuldt i kraft.
Materiale følger Tripletex	Materiale, der findes på en Handyman-ordre, men som er fjernet fra Tripletex-projektet, fjernes fra ordren ved næste import.
Registreringer rejser kun én vej	Timer, omkostninger og kilometertal indtastet direkte i Tripletex vises ikke på Handyman-ordren. Registreringer lavet i Handyman når Tripletex.
Dokumenter sendes kun én gang	Et dokument, der allerede er uploadet, sendes ikke igen, selv om det ændres bagefter.
Beskrivelser rundsendes omhyggeligt	Projektbeskrivelsen importeret fra Tripletex genkendes igen ved eksport, så den ikke dubleres som en ordrelinje.
Inaktive poster springes over	Kunder, leverandører og produkter, der er inaktive i Tripletex, importeres ikke. Aktiviteter og omkostningskategorier, der er deaktiverede, fjernes fra lønkodegrupperne i Handyman.
Fakturering forbliver i Tripletex	Integration leverer prissat materiale, timer og omkostninger til projektet. Selve fakturaen oprettes i Tripletex.

Relaterede artikler

Relaterede artikler