Velkommen til Handyman Portal
Dette dokumentet er en enkel brukermanual som hjelper deg med å raskt komme i gang med Handyman Portal. Det supplerer produktets dokumentasjon og opplæring gitt av Handyman-konsulenter.
Dokumentet oppsummerer de viktigste trinnene i grunnkonfigurasjonen og anbefaler en ordre for de individuelle konfigurasjonene.
- Hvilke ansatte bør ha administratorrettigheter i Handyman Portal
- Hvilken informasjon ønsker du å dele med dine kunder
- Oppretting av brukerrettigheter i Handyman Portal
Du trenger en Handyman Office-bruker med systemansvarlig-rettigheter for å gjøre de nødvendige innstillingene i Handyman.
Dokumentet inneholder ikke den tekniske delen av å sette opp Handyman Portal i forbindelse med din Handyman-installasjon.
Opprett Handyman Portal-administrator.
Ansatte som er Handyman Portal-administratorer har full rettighet til å gjøre alle innstillinger knyttet til Portal, slik som å åpne den for nye kunder, sette rettigheter på alle nivåer, opprette nye brukere, etc.
Minimum 1 ansatt må settes opp som en Handyman Portal-administrator.
Dette gjøres på følgende måte:
Opprett en GSGroup-brukerkonto
Velg den ansatte som skal være Handyman Portal-administrator og velg Opprett GSGroup-brukerkonto.
Deretter vil den ansatte automatisk motta to e-poster fra Handyman: en e-post der adressen må bekreftes og et passord må oppgis, og en e-post med lenken til Portal-innloggingen.
Sett opp den ansatte som Portal-administrator.
Når brukerkontoen er opprettet, kan du sette denne ansatte som administrator i Portal:
Hvilken informasjon ønsker du å dele med dine kunder?
Før du aktiverer kundetilgang, bør du ha et forhold til hvilke data kundene vil se.
De fleste innstillingene gjøres i Handyman Office og noen i Handyman Portal.
Ordrebeskrivelser
Ordrebeskrivelser som er merket som interne vises ikke i Portal.
Dette er ikke en global innstilling, men gjøres per registrering.
Rapporter
Rapporter som kundene skal kunne se, er spesifisert per avdeling. Alle rapporttyper, inkludert kundespesifikke, kan vises. Innstillingen gjøres per avdeling per rapport, på / av.
Sjekklister
Fullførte sjekklister kan også vises i Handyman Portal. Først lages en global innstilling per avdeling, etterfulgt av en innstilling for hver Sjekkliste type.
Innstilling per avdeling om sjekklister skal vises:
Innstilling per sjekklistetype om dette skal vises
Dokumenter
Ordredokumenter kan vises i Handyman Portal.
Innstillingen gjøres manuelt per dokument.
Oppretting av brukerrettigheter i Handyman Portal
Alle andre rettigheter settes opp i Portal.
Logg inn på Handyman Portal med Portal-administratorrollen for videre konfigurasjon.
Tillatelser (rettigheter) for en kundekontakt administreres via en profil.
Det kan opprettes mange profiler, men en kundekontakt må tilordnes 1 profil.
En profil inneholder en gruppe med rettigheter:
- Se og/eller legg til nye beskrivelser
- Vis og/eller legg til nye dokumenter
- Vis og/eller legg til nye kontakter for ordre
- Opprett arbeidsordre. Alle ordre opprettet i Portal vil være utkast til ordre som må fullføres i Handyman Office
- Opprett reparasjonsordre knyttet til utstyr i service-modulen. På samme måte som arbeidsordre, blir reparasjonsordre også utkast til ordre som må fullføres i Handyman Office.
- Tilgang til å se tilbud (Fra Handyman tilbudsmodul)
- Tilgang til å se fakturaer
- Tilgang til å legge inn hovedordre, rekvisisjon, kundereferanse ved opprettelse av nye ordre
- Tilgang til å spesifisere ønsket dato for ordren.
Tilgang til å opprette tilgang for andre brukere i samme selskap
Aktivering av ny kunde tilgang
Dette gjøres i følgende rekkefølge:
- Aktiver selskapet
- Aktiver første kundekontakt.
Kundekontakten vil motta to e-poster som tilsvarer Handyman Portal-administratoren.
- Velg profilen som kundekontakten skal ha.
Dersom denne kundekontakten har rett til å legge til andre personer, kan den administrere andres tilgang i eget firma.
- Velg utstyr som personen vil se. Dette gjelder for de som har en Handyman service-modul.
Kundekontakten kan da logge seg inn på Portalen og få tilgang til bedriften og utstyret som personen ble tildelt.
Aktivering av selskapet
Dette kan løses på følgende måte:
Legg til kundekontakter
Når du har aktivert selskapet, kan du opprette din første kundekontakt.
Når personen er opprettet, velg profilen kundekontakten skal ha.
Dersom denne kundekontakten har rett til å opprette nye brukere selv, kan de bare gi nye brukere samme eller færre rettigheter enn de har.
Kunde kontakten sin tilgang til selskaper og utstyr
En kundekontakt kan få tilgang til flere selskaper hvis dette er ønskelig.
Dette kan være relevant hvis personen skal håndtere ordre for flere selskaper, for eksempel en eiendomsforvalter.
I eksempelet nedenfor har kundekontakt Per Pettersen fått tilgang til 2 selskaper i tillegg til selskapet han tilhører, Unionen:
Når tilgang til selskapet er bestemt, kan tilgang til utstyr bli gitt (krever Handyman Service-modulen)
Fra samme side som ovenfor, velg Utstyr.
Listen samler alt utstyr som tilhører bedriftene som kundekontakten er tildelt. Tilgang kan settes individuelt på hver enhet.