1. Simple Integration
Für den Export von Aufträgen an das ERP-System gibt es in Handyman zwei verschiedene Arten der Integration:
- Reguläre Integration: Alle Daten werden automatisch von Handyman ans ERP übertragen, sobald relevante Änderungen vorliegen
- Simple Integration: Der Export der Aufträge wird manuell über Handyman Office angestoßen.
Die Einstellung für Simple Integration kann nur vom IT-Administrator über das Handyman Control Center gesetzt werden.
Ob Ihr System für Simple Integration eingerichtet ist, sehen Sie daran, ob im Desktop Auftrag im Menü Auftrag der Eintrag "Vorbereiten" sichtbar ist.
2. Fertige Aufträge in Handyman Office genehmigen
Nachdem der Auftrag vom Techniker fertig bearbeitet und vom mobilen Endgerät synchronisiert wurde, erscheint dieser im Handyman Office mit einem grünen Haken.
Damit die gebuchten Aufwände korrekt an das ERP übertragen werden können müssen diese im Handyman gesichtet und genehmigt werden. Dieses kann man auf 3 Ebenen machen.
- Auf Auftragsebene: Auf diese Weise können Sie alle Ausgaben auf einmal genehmigen.
- Auf Bereichs-Ebene: Hier werden z.B. alle Einträge im Bereich „Stunden und Kosten“ genehmigt.
- Auf Posten-Ebene: Hier wird jeder Eintrag einzeln genehmigt.
Sobald etwas genehmigt wurde, erscheint neben dem genehmigten Posten ein grüner Kreis mit weißem Haken. Der Auftrag selbst erhält zunächst das gleiche Symbol zusätzlich mit einem Warnvermerk, der anzeigt das es noch Posten gibt, die nicht genehmigt wurden. Dies kann durchaus gewollt sein. Sind alle Posten des Auftrag genehmigt, verschwindet der Warnvermerk.
Wichtig: Es werden nur genehmigte Einträge an das ERP übertragen!!!
3. Export der genehmigten Aufträge
Sind alle gewollte Posten genehmigt und der Auftrag fertig für den Übertrag an das ERP, Klicken Sie bitte auf „Vorbereiten“. Damit wird der Auftrag in einen Bereich verschoben, aus dem er übertragen werden kann.
In der nun angezeigten Liste, wählen Sie bitte alle Aufträge aus, die Sie übertragen wollen und klicken auf „Exportieren“.
4. Auftrag auf historisch setzen
Nach dem erfolgreichen Export springt die Ansicht zurück in die normale Auftragsliste. Für eine bessere Übersicht sollten Sie die exportierten Aufträge nun auf „historisch“ setzen. Damit verschwinden diese zwar aus der Liste, jedoch nicht aus dem System.
Bestätigen Sie die Aktion im folgenden Dialog.
Dort können Sie bei Bedarf auch den Rechnungsstatus auf "Schlussfakturiert" setzen. Dann ist der Auftrag für weitere Änderungen gesperrt.