Quick-Start Lexware-Schnittstelle

1.Überblick

Die Handyman-Lexware Schnittstelle setzt auf den verfügbaren Standard-Schnittstellen von Lexware auf. Diese bestimmen den verfügbaren Funktionsumfang. Die Schnittstelle unterstützt den folgenden Prozessablauf:

• Anlage und Pflege der Stammdaten in Lexware, Export der Stammdaten an Handyman
  • Kunden (Export als CSV-Datei)
  • Artikel (Export als BME-Cat-Datei)
• Anlage und Abarbeitung von Aufträgen in Handyman, Export der fertigen Aufträge an Lexware als XML-Datei
• Import der Aufträge in Lexware als Aufträge, Weiterführung zu Lieferschein und Rechnung

2. Systemvorraussetzungen

Die Handyman-Lexware Schnittstelle muss bei GSGroup lizensiert werden und auf dem Lexware-System installiert sein. Installation und Einrichtung erfolgen gemeinsam mit dem GSGroup Support.

 

Die Schnittstelle setzt auf das Modul eCommerce (früher eBusiness genannt) voraus. Es ist ist u.a. in folgenden Versionen enthalten:

• Lexware Financial Office
• Lexware Warenwirtschaft

Die Schnittstelle geht von folgenden Annahmen aus:

• Firma und Kunde befinden sich in Deutschland
• Im Auftrag wird keine Vorgabe gemacht, in welche Lexware-Firma der Auftrag exportiert werden darf.

Sollten diese Annahmen nicht erfüllt sein, sind ggfs. Anpassungen an der Schnittstelle erforderlich.

 

3. eCommerce Schnittstelle aktivieren

Falls noch nicht geschehen, muss die eCommerce Schnittstelle in Lexware aktiviert werden. Je nach Lexware-Version kann dies an unterschiedlichen Stellen notwendig sein.

In Lexware 2017 erfolgt die Aktivierung so:

Extras --> Optionen --> Konfiguration --> Verkauf --> eCommerce aktivieren:

 

Zusätzlich muss diese Einstellung aktiviert werden:
Bearbeiten --> Firma --> Fakturierung --> eCommerce verwenden aktivieren

 

In älteren Versionen von Lexware kann die Aktivierung z.B. so erfolgen:
Bearbeiten --> Firma --> Optionen -->eBusiness verwenden aktivieren


In diesen Versionen wir die eCommerce Schnittstelle als eBusiness Schnittstelle bezeichnet.

 

4. Export der Kundendaten

4.1 Kunden Export-Assistent starten

• Starten Sie den Bereich Fakturierung

• Wählen Sie „Datei“ -> „Export“ -> „Text/ASCII“
  

4.2 Schritt Auswahl

Prüfen, Sie, ob das Profil „Kunden-Export-Handyman“ vorhanden ist. Wenn ja wählen Sie dieses Profil aus. Dann sind alle in den nachfolgenden Schritten beschriebenen Einstellungen bereits durch das Profil vordefiniert und können so übernommen werden.
Ist das Profil nicht vorhanden, müssen Sie die Einstellungen wie in den nächsten Schritten beschrieben vornehmen und im letzten Schritt dann die Einstellungen als neues Profil speichern.

Klicken Sie auf „Weiter“.

 
4.3 Schritt Exportdatei/Zeitraum

Auf Durchsuchen klicken und auf dem Handyman-Server in dem Pfad
C:\GSGroup\Handyman\import\From_Lexware_to_HM
mit dem Namen „Customers.csv“ speichern.

Dateiart: „ANSI (Windows)“ ausgewählt lassen.
Anschließend auf „Weiter“.

 
4.4 Schritt Feldwahl

Wählen Sie diese Felder in genau dieser Reihenfolge aus:

1.      Kundennummer

2.      Firma

3.      Name

4.      Vorname

5.      Straße 6.      Hausnummer

7.      Postleitzahl

8.      Ort

9.      Land

10.  Telefon

11.  Telefon 2

12.  Freifeld / Benutzerdefiniert 1

13.  EMAIL

14.  EG ID

15.  Ansprechpartner

16.  Bemerkung 17.  Gesperrt

 

Auch hier nach Abschluss mit „Weiter“ bestätigen.

Hinweise:

• In den exportieren Feldern dürfen keine Zeilenumbrüche enthalten sein. Insbesondere die Felder Bemerkungen/Freifeld x sind dahingehend zu überprüfen!
• Wenn einzelne Felder in der vorliegenden Lexware-Version nicht vorhanden sind oder nicht exportiert werden sollen (z.B. Bemerkung oder Freitext1 weil sie Zeilenumbrüche enthalten) müssen an ihrer Stelle andere (leere) Felder ausgewählt werden, so dass das Feld Gesperrt das 17. Feld ist.
• Nur in diesen Kombinationen können Felder am Ende weggelassen werden:
  15, 16, 17 oder 16, 17 oder nur 17 

 
4.5 Schritt Datenauswahl

Auswahlkriterium auf „Kundennummer“ lassen.

Nun ein letztes Mal auf „Weiter“.

Die Einstellungen bitte so auswählen wie angegeben, ansonsten wird die „CSV-Datei“ nicht korrekt erstellt.

 
4.6 Schritt Einstellungen

Verwenden Sie die folgenden Einstellungen:

Klicken Sie links unten auf Profil… und vergeben Sie den Namen „Kunden-Export-Handyman“.

 

Anschließen auf „Fertigstellen“.

Die Meldung mit OK bestätigen:

Der Kundenexport ist damit abgeschlossen.

Die resultierende Datei customers.csv hat dann diesen Satzaufbau:
Kundennummer;Firma;Name;Vorname;Straße;Postleitzahl;Ort;Land;Telefon;Telefon 2;Freifeld 1;EMAIL;EG ID;Ansprechpartner;Bemerkung

 

4.7 Export nach der erstmaligen Einrichtung

• Sie sollten die Kundenstammdaten regelmäßig exportieren , wenn Sie in Lexware neue Kunden anlegen, für die in Handyman Aufträge erstellt werden sollen.
• Wählen Sie im Schritt Auswahl das zuvor angelegte Profil "Kunden-Export-Handyman"
• Damit müssen Sie die weiteren Einstellungen im Assistenten nicht erneut vornehmen.

 

5. Exportieren von Artikeln

5.1 Warengruppe Lohnarten anlegen.

• Legen Sie eine neue Warengruppe an mit dem Namen Lohnarten

5.2 Artikel der Warengruppe Lohnarten zuordnen

• Artikel, die dieser Artikelgruppe zugeordnet sind, werden in Handyman als Kostenarten und nicht als physische Artikel behandelt (z.B. Fahrzeit, Arbeitszeit)

 

5.3 Setzen des Kennzeichens Internetartikel

• Die Lexware eCommerce Schnittstelle exportiert nur die Artikel, die einen Haken bei „Internetartikel“ haben. Editieren Sie die in Handyman benötigten Artikel entsprechend

• Wenn Sie bei vielen Artikeln gleichzeitig das Kennzeichen „Internetartikel“ setzen wollen:
  • Wählen Sie mehrere Artikel aus (ersten Artikel markieren, dann Shift+Klick auf dem letztem Artikel)
  • Öffnen Sie das Kontext-Menü (rechte Maustaste)
  • Wählen Sie den Eintrag: „Status Internetartikel setzten

 
5.4 Start des Exports

• Wenn Sie den Einrichtung der Artikel vorgenommen haben, können Sie den Export starten
• Sie sollten den Export wiederholen, wenn in Lexware Artikel erstellt oder geändert wurden, die für Handyman relevant sind.
• Öffnen Sie die eCommerce Schnittstelle über Verwaltung --> eCommerce:
• Dann in dem neuen Fenster auf der Schaltfläche „Daten austauschen“ klicken:
  

 

• Wählen Sie die Option “Daten ohne Bilder“
• Wählen Sie über „Durchsuchen“ auf dem Handyman Server diesen Pfad aus und klicken Sie dann auf „Exportieren“:
  C:\GSGroup\Handyman\import\From_Lexware_to_HM
  

 

• Bei erfolgreichem Export erscheint folgende Meldung:
  
  Dieses Fenster mit „OK“ bestätigen.

 

• Die Daten werden automatisch in Handyman importiert. Je nach Einstellungen kann der Import in Handyman ca 5-10 Minuten dauern.
• Nun stehen die Daten in Handyman als Artikel und Kostenarten zur Verfügung.
  Nach dem ersten Export muss eine Konfiguration der Handyman-Gruppen erfolgen, um die Kostenarten und den Artikelkatalog in Handyman Mobile nutzen zu können.
• Lexware exportiert nur Artikel, die nicht „Gesperrt“ sind.
• Lexware exportiert alle Artikel mit der Einheit Stück – unabhängig von der tatsächlich in Lexware gepflegten Einheit. Damit wird bei Kostenarten in Handyman mit jedem Artikel-Import die in Handyman konfigurierte Einheit überschrieben. Deshalb sollten Kostenarten nur einmalig zu Projektbeginn exportiert werden. Nach Export und Konfiguration der Kostenarten sollte für diese Artikel das Merkmal „Internetartikel“ wieder entfernt werden.

 

6. Konfiguration für „Sonstige Artikel“

In Handyman können „Sonstige Artikel“ erfasst werden, die nicht im Artikelstamm von Lexware enthalten sind. Damit diese trotzdem beim Import der Aufträge in Lexware verarbeitet werden können sind zwei Einstellungen erforderlich:
1. So noch nicht vorhanden: Anlage eines Artikels in Lexware (z.B. „Diverse“) der nicht Lager-geführt ist
2. Hinterlegen der Nummer dieses Artikels in Handyman als Artikelnummer für „Sonstige Artikel“:

7. Weitere Einrichtung von Handyman

• Nutzen Sie für die weitere Einrichtung von Handyman den Quick Start Guide
• Die Artikel-Stammdaten wurden bereits aus Lexware übernommen - deshalb überspringen Sie Teil 3: Artikelkataloge anlegen
• Im Zuge der Übernahme der Artikel-Stammdaten wurden auch bereits die Kostenarten übernommen. Sie werden deshalb nicht in Handyman angelegt. Bei Bedarf können Sie die Konfiguration der Kostenarten anpassen - siehe Teil 7: Kostenarten anlegen.

8. Schritt-für-Schritt Anleitung im Video

Schritte 1-3: Überblick, Systemvorraussetzungen, eCommerce aktivieren

Schritt 4: Export der Kundendaten

 

Schritt 5+6: Export der Artikel, Sonstige Artikel