Velkommen til Handyman Portal

Dette dokument er en simpel brugervejledning, der hjælper dig med hurtigt at komme i gang med Handyman Portal. Den supplerer produktdokumentationen og træning leveret af Handyman-konsulenter.

 
Dokumentet opsummerer de vigtigste trin i grundkonfigurationen og anbefaler en ordre for de individuelle konfigurationer.

1.  Hvilke medarbejdere skal have administratorrettigheder i Handyman Portal
2. Hvilken information vil du dele med dine kunder
3. Oprettelse af brugerrettigheder i Handyman Portal

 
Du skal bruge en Handyman Office-bruger med systemadministratorrettigheder for at foretage de nødvendige indstillinger i Handyman.

Dokumentet indeholder ikke den tekniske del af opsætningen af Handyman Portal i forbindelse med din Handyman-installation.

Opret Handyman Portal-administrator.

Medarbejdere, der er Handyman Portal-administratorer, har fulde rettigheder til at foretage alle indstillinger relateret til Portalen, såsom at åbne den for nye kunder, sætte rettigheder på alle niveauer, oprette nye brugere osv.

Minimum 1 medarbejder skal være oprettet som Handyman Portal-administrator.

Dette gøres på denne måde:

Opret en GSGroup-brugerkonto

Vælg den medarbejder, der skal være Handyman Portal-administrator, og vælg Opret GSGroup-brugerkonto.  
Medarbejderen vil herefter automatisk modtage to e-mails fra Handyman: en e-mail, hvor adressen skal bekræftes, og et kodeord skal indtastes, og en e-mail med linket til Portal-login.

Opsæt medarbejderen som Portal-administrator.

Når brugerkontoen er oprettet, kan du indstille denne medarbejder som administrator i Portalen:

Hvilken information vil du dele med dine kunder?

Før du aktiverer kundeadgang, bør du have et forhold til, hvilke data kunderne vil se.  
De fleste indstillinger foretages i Handyman Office og nogle i Handyman Portal.

Ordrebeskrivelser

Ordrebeskrivelser markeret som Intern vises ikke i Portalen.  
Dette er ikke en global indstilling, men udføres pr. registrering.

Rapporter

Rapporter, som kunderne skal kunne se, er specificeret pr. afdeling. Alle rapporttyper, inklusive kundespecifikke, kan vises. Indstillingen udføres pr. afdeling pr. rapport, til/fra.

Tjeklister

Udfyldte tjeklister kan også vises i Handyman Portal. Først oprettes en global indstilling pr. afdeling, efterfulgt af en indstilling for hver tjeklistetype.

 
Indstilling pr. afdeling om tjeklister skal vises:

Indstilling pr. tjeklistetype om denne skal vises

Dokumenter

Ordredokumenter kan vises i Handyman Portal.

Indstillingen foretages manuelt pr. dokument.

Oprettelse af brugerrettigheder i Handyman Portal

Alle andre rettigheder er sat op i Portalen.

Log på Handyman Portal med Portal-administratorrollen for yderligere opsætning.

Tilladelser (rettigheder) til en kundekontakt administreres via en profil.

Der kan oprettes mange profiler, men en kundekontakt skal tildeles 1 profil.

En profil indeholder en gruppe rettigheder:

• Se og/eller tilføj nye beskrivelser
• Se og/eller tilføj nye dokumenter
• Se og/eller tilføj nye ordrekontakter
• Opret arbejdsorder. Alle ordrer, der oprettes i Portalen, vil være udkast til ordrer, der skal fuldføres i Handyman Office
• Opret reparationsordrer knyttet til udstyr i servicemodulet. Ligesom med arbejdsorder bliver reparationsordre også udkast til ordrer, der skal fuldføres i Handyman Office.
• Adgang til at se tilbud (Fra Handyman tilbudsmodul)
• Adgang til at se fakturaer
• Adgang til at indtaste hovedordre, rekvisition, kundereference ved oprettelse af nye ordrer
• Adgang til at angive den ønskede dato for ordren.

Adgang til at oprette adgang for andre brugere i samme virksomhed

Aktivering af ny kundeadgang

Dette gøres i denne rækkefølge:

1. Aktiver virksomheden
2. Aktiver første kundekontakt.

Kundekontakten vil modtage to e-mails, svarende til Handyman Portal-administratoren.

1. Vælg den profil, som kundekontakten skal have.

Hvis denne kundekontakt har rettigheder til at tilføje andre personer, kan kundekontakten administrere andres adgang i deres egen virksomhed.

1. Vælg udstyr, som personen vil se. Det gælder dem, der har et Handyman servicemodul.

Kundekontakten kan herefter logge på Portalen med adgang til den virksomhed og det udstyr, som personen var tilknyttet.

Aktivering af virksomhed

Dette kan løses på følgende måde:

Tilføj kundekontakter

Når du har aktiveret virksomheden, kan du oprette din første kundekontakt.  
Når personen er oprettet, skal du vælge den profil, kundekontakten skal have.

Hvis denne kundekontakt har rettigheder til selv at oprette nye brugere, kan de kun give nye brugere de samme eller færre rettigheder, end de selv har.

Kundekontaktens adgang til virksomheder og udstyr

En kundekontakt kan få adgang til flere virksomheder, hvis dette ønskes.  
Dette kan være relevant, hvis denne person skal håndtere ordrer for flere virksomheder, for eksempel en ejendomsadministrator.

Kundekontakt Per Pettersen har i eksemplet herunder fået adgang til 2 virksomheder udover den virksomhed, han tilhører, Unionen:

Når adgangen til virksomheden er fastlagt, kan der gives adgang til udstyr (kræver Handyman Service-modul)

Fra samme side som ovenfor, vælg Udstyr.

 
Listen er en akkumuleret liste over alt udstyr tilhørende de virksomheder, som kundekontakten er tilknyttet. Adgang kan indstilles individuelt på hver enhed.