Välkommen till Handyman-portalen

Detta dokument är en enkel användarmanual som hjälper dig att snabbt komma igång med att använda Handyman Portal. Den kompletterar den produktdokumentation och utbildning som tillhandahålls av Handyman-konsulter.

 
Dokumentet sammanfattar de viktigaste stegen i grundkonfigurationen och rekommenderar en beställning av de enskilda konfigurationerna.

1.  Vilka anställda ska ha administratörsrättigheter i Handyman Portal?
2. Vilken information vill du dela med dina kunder
3. Skapa användarrättigheter i Handyman Portal

 
Du behöver en Handyman Office-användare med systemadministratörsrättigheter för att göra de nödvändiga inställningarna i Handyman.

Dokumentet innehåller inte den tekniska delen av att sätta upp Handymanportalen i samband med din Handymaninstallation.

Skapa en administratör för Handyman Portal.

Anställda som är administratörer för Handyman Portal har fulla rättigheter att göra alla inställningar som rör portalen, t.ex. öppna den för nya kunder, ange rättigheter på alla nivåer, skapa nya användare osv.

Minst 1 anställd måste vara inställd som administratör för Handyman Portal.

Detta görs på detta sätt:

Skapa ett GSGroup-användarkonto

Markera den medarbetare som ska vara administratör för Handyman Portal och välj Create GSGroup user account.  
Den anställde kommer då automatiskt att få två e-postmeddelanden från Handyman: ett e-postmeddelande som kräver att adressen bekräftas, ett lösenord som ska anges och en länk till inloggningen i portalen.

Ställ in den anställde som portaladministratör.

När användarkontot har skapats kan du ange den här medarbetaren som administratör i portalen:

Vilken information vill du dela med dig av till dina kunder?

Innan du aktiverar kundåtkomst bör du ha en relation till vilken data kunderna kommer att se.  
De flesta inställningar görs i Handyman Office och vissa i Handyman Portal.

Beställningsbeskrivningar

Orderbeskrivningar som är markerade som interna visas inte i portalen.  
Detta är inte en global inställning utan görs per registrering.

Rapporter

De rapporter som kunderna ska kunna se är specificerade per avdelning. Alla typer av rapporter, även kundspecifika, kan visas. Inställningen görs per avdelning och per rapport, på/av.

Checklistor

Ifyllda checklistor kan också visas i Handyman Portal. Först skapas en global inställning per avdelning, följt av en inställning för varje checklisttyp.

 
Inställning per avdelning om checklistor ska visas:

Inställning per checklistatyp om detta ska visas

Dokument

Orderdokument kan visas i Handyman Portal.

Inställningen görs manuellt per dokument.

Skapa användarrättigheter i Handyman Portal

Alla andra rättigheter är inställda i portalen.

Du kan logga in på Handyman Portal med rollen Portaladministratör för ytterligare inställningar.

Behörigheter (rättigheter) för kundkontakt hanteras via en profil.

Många profiler kan skapas, men en kundkontakt måste tilldelas 1 profil.

En profil innehåller en grupp rättigheter:

• Se och/eller lägg till nya beskrivningar
• Visa och/eller lägg till nya dokument
• Visa och/eller lägg till nya beställningskontakter
• Skapa en arbetsorder. Alla order som skapas i portalen kommer att vara orderutkast som måste slutföras i Handyman Office
• Skapa reparationsorder kopplade till utrustning i servicemodulen. Precis som med arbetsorder blir reparationsorder också utkastorder som måste fyllas i på Handyman Office.
• Tillgång att se offerter (från Handyman offertmodul)
• Tillgång att se fakturor
• Tillgång att ange huvudorder, rekvisition, kundreferens vid skapande av nya beställningar
• Tillgång för att ange önskat datum för beställningen.

Åtkomst för att skapa åtkomst för andra användare i samma företag

Aktivering av ny kundaccess

Detta görs i denna ordning:

1. Aktivera företaget
2. Aktivera första kundkontakten.

Kundkontakten kommer att få två e-postmeddelanden som motsvarar administratören för Handyman Portal.

1. Välj den profil som kundkontakten ska ha.

Om den här kundkontakten har rätt att lägga till andra personer kan den hantera andra personers åtkomst i sitt eget företag.

1. Välj utrustning som personen kommer att se. Det gäller de som har en Handyman servicemodul.

Kundkontakten kan sedan logga in i portalen och få tillgång till det företag och den utrustning som personen har tilldelats.

Aktivering av företag

Detta kan åstadkommas på följande sätt:

Lägg till kundkontakter

När du har aktiverat företaget kan du skapa din första kundkontakt.  
När personen har skapats väljer du den profil som kundkontakten ska ha.

Om denna kundkontakt har rätt att själv skapa nya användare kan de bara ge nya användare samma eller färre rättigheter än de själva har.

Kundkontaktens tillgång till företag och utrustning

En kundkontakt kan få tillgång till flera företag om detta önskas.  
Detta kan vara aktuellt om personen ska hantera order åt flera företag, t.ex. en fastighetsförvaltare.

I exemplet nedan har kundkontakt Per Pettersen fått tillgång till 2 företag utöver det företag han tillhör, Unionen:

När tillträde till företaget har bestämts kan tillgång till utrustning beviljas (kräver Handyman Service-modul)

Från samma sida som ovan, välj Utrustning.

 
I listan samlas all utrustning som tillhör de företag som kundkontakten är kopplad till. Åtkomst kan ställas in individuellt på varje enhet.