Hour Approval Module (ofte referert til som HAM) gir en klar måte å kontrollere timer og andre kostnader som skal overføres til selskapets lønnssystem. På denne måten kan du sørge for at lønnsgrunnlaget er riktig før det overføres. I de fleste tilfeller trenger du ikke en toveis integrasjon med lønnssystemet. Denne modulen er ikke en del av standard Handyman, og lisensen må kjøpes gjennom salgsavdelingen vår før alternativene er tilgjengelige i Handyman Office.
Modulen gir en oversikt over timer og kostnader som legges inn innenfor valgene som er gjort av tidsperioden, avdelingen og de ansatte.
Timegodkjenningsmodulen gir en oversikt over timer og kostnader som er ført innenfor valgene man gjør av periode, avdeling og ansatte.
-
Klikk på Ansatt i venstre meny

Når du starter med Hourl-godkjenningsmodulen, er det noen innstillinger og regler som må stilles inn før bruk. Disse finner du ved å gå til Konfigurasjon> Firma> timer godkjenning modul
Her kan du konfigurere:
-
Om du ønsker manuell eksport av lønnsartregistreringen (ikke automatisk tjeneste)
-
Om forandringer i timegodkjenning skal eksporteres til økonomisystem (hvis denne ikke er på vil det kunne være differanse på antall timer og kostnader som føres på ordre og som føres på lønn)
-
Om du ikke skal få godkjenne dine egne timer
Hvilke typer kostnadselementer som skal godkjennes må også settes opp:
-
Konfigurasjon > Lønnsart
-
Dobbeltklikk på ønsket lønnsart (eller klikk rediger i menyen til venstre)
-
På lønnsart fanen gå til markert område på Generelt fanen under fakturering/lønn og huk av for grunnlag for lønn

Her kan du konfigurere :
-
Alle - viser alle registreringer for utvalget
-
Godkjent - viser godkjente registeringer innenfor utvalget
-
Avslått - viser registreringer som er avslått innenfor utvalget
-
Åpne - registreringer som ikke er behandlet innenfor utvalget
-
Kontrollert - registreringer som saksbehandler har markert som kontrollert innenfor utvalget - dette er ikke det samme som godkjenning i timegodkjenningsmodulen.
Korriger poster
Skulle det registreres feil, kan dette rettes opp.
-
Hvis ordrenummer er feil kan man endre dette
-
Registreringer kan deles i to. For eksempel, hvis en andel av registreringen skulle ha vært overtid eller en annen type lønn
-
Antall og lønnsart kan også endres
Systemet oppretter automatisk en motinngang til den opprinnelige registreringen, slik at du senere kan se hva som opprinnelig ble registrert. Dette gir full sporbarhet på endringer som er gjort.
Slik redigerer du:
-
Marker linjen som skal redigeres i utvalget
-
Velg rediger i menyen til venstre
-
Gjør endring i redigeringsvinduet

Godkjenn poster
For at registreringer skal overføres til lønnssystemet, må de godkjennes.
Godkjenning kan utføres ved å velge en eller flere ansatte og godkjenne hele uken, eller du kan se på detaljene for hver dag og godkjenne individuelle registreringer. Du kan også se detaljer for hver dag og godkjenne individuelle registreringer.
Hvis du vil godkjenne, velger du hva som skal godkjennes, og trykk på Godkjenn i menyen til venstre.

Godkjent registrering vil ha et godkjent ikon og menyen til venstre vil for dette registreringen vise muligheten til å angre godkjenningen

Avvis registreringer
Hvis en registrering ikke kan godkjennes, kan den avvises. En annen grunn til at avvisningen må spesifiseres. Denne grunnen vil vises i tidslisten til mobilbrukeren.

Etter avvisning vises registreringen med det avviste ikonet i utvalget for alle registreringer i tillegg til i fanen avvist

Nye registreringer
Godkjenning kan utføres ved å velge en eller flere ansatte og godkjenne hele uken, eller man kan se på detaljene for hver dag og godkjenne enkeltregistreringer.
-
Velger “ny” i menyen til venstre
-
Legger inn info for ny registrering

Rapporter:
I menyen til venstre kan du enkelt få rapporter for den valgte perioden når du markerer ansatte

Manuell eksport
Hvis du velger manuell eksport i oppsettet, vil du få alternativene for
-
Eksport til lønn
-
Eksporter på nytt til lønn
i menyen til venstre.
Når du kjører en eksport, opprettes en eHour-fil i filutvekslingsmappen.
Automatisk eksport:
Hvis du vil at eksporten skal gå, for eksempel hver natt, kan du konfigurere eksporten i Handyman ControlCenter på applikasjonsserveren. Derfor må du først starte Job Agent og deretter dobbeltklikke på Timer og kostnadseksport for å se alternativene for å velge startdato, klokkeslett og frekvens du vil at tjenesten skal kjøre. Timer og kostnader eksport er en del av jobbagenttjenesten.



Hvis det mangler registreringer kan saksbehandler legge inn registreringer rett i timegodkjenningsmodulen så sant man har en registrert linje for personen og ordren i utvalget - denne må først markeres før man: